Adjoint(e) Exécutif(ve)

À propos de notre client Notre client est un cabinet boutique spécialisé en assurance de personnes et en stratégies de planification financière intégrée destinées aux entrepreneurs, aux dirigeants et aux familles à valeur nette élevée. Reconnu pour son expertise, son professionnalisme et la qualité de son accompagnement, il conseille une clientèle confrontée à des enjeux complexes liés à la protection du patrimoine, à la planification successorale, à la relève d'entreprise et à la transmission de richesse. Au-delà de son expertise, notre client a développé un réseau privilégié d'entrepreneurs, de dirigeants et de partenaires de confiance. Tout au long de l'année, il réunit cette communauté lors d'événements exclusifs, créant des occasions uniques d'échanger, de développer des relations durables et de générer de nouvelles opportunités d'affaires. L'organisation évolue au sein d'une structure comptant plusieurs entités liées et un réseau de cabinets partenaires, ce qui donne au rôle une portée plus large que celle d'un poste d'adjointe traditionnel. Afin de soutenir ses opérations et ses objectifs de croissance, notre client est à la recherche d'un(e) adjoint(e) exécutif(ve) au président. La mission La mission de ce rôle est simple, mais déterminante : libérer le temps et l'énergie du président afin qu'il puisse évoluer pleinement dans sa zone de génie. La personne retenue deviendra un véritable partenaire de confiance. Le cœur du mandat repose sur une excellence administrative et un service à la clientèle irréprochable — sans s'y limiter. En prenant en charge l'administration, la coordination, l'organisation, les suivis auprès des clients et une multitude de responsabilités opérationnelles et stratégiques, elle contribuera directement à la performance de l'organisation et à l'expérience offerte à ses clients. Il ne s'agit pas simplement d'un poste de soutien administratif. Il s'agit d'un rôle clé au cœur des opérations, où le jugement, la discrétion, l'initiative et la qualité d'exécution feront toute la différence. Un poste évolutif Ce poste est conçu pour évoluer. Les responsabilités, les outils et les façons de faire changeront au rythme de la croissance et de la modernisation de l'organisation : le mandat de la première année ne sera pas celui de la troisième. Nous cherchons une personne qui perçoit le changement comme une occasion plutôt que comme une contrainte — capable de s'adapter rapidement, de remettre en question les façons de faire et de bâtir les processus qui n'existent pas encore. Principales responsabilités Soutien exécutif Gérer de façon proactive l'agenda et les priorités du président. Optimiser le temps du président afin qu'il puisse se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée. Assurer le suivi administratif rigoureux des dossiers, notamment : le suivi des contrats; le suivi en tarification; les renouvellements contractuels; les anniversaires contractuels; la révision des ententes de prêts. Collaborer et communiquer directement avec les partenaires stratégiques — banques, assureurs, cabinets comptables et cabinets fiscaux — ainsi qu'avec les clients. Préparer les réunions, présentations, documents et suivis requis. Assurer un suivi rigoureux des engagements et des échéanciers. Organiser les déplacements, lorsque requis, et coordonner la logistique. Coordination et opérations Assurer la coordination simultanée de plusieurs dossiers. Collaborer étroitement avec les autres membres de l'équipe afin d'assurer une exécution fluide des priorités. Effectuer les suivis auprès des clients, partenaires et fournisseurs. Optimiser les processus internes et proposer des améliorations continues. Effectuer des recherches, préparer des analyses et coordonner différents projets. Automatisation et intelligence artificielle Cartographier les tâches administratives récurrentes et identifier, de sa propre initiative, celles qui peuvent être automatisées. Participer activement au transfert de ces tâches vers des solutions d'automatisation et d'intelligence artificielle. Documenter les processus, tester les outils, mesurer les gains réels et proposer les ajustements requis. Contribuer à la modernisation des façons de faire, en collaboration avec les ressources internes et les spécialistes externes. Expérience client Offrir une expérience client haut de gamme à chacune des interactions. Préparer les dossiers avec rigueur. Communiquer avec les clients, partenaires et fournisseurs en français et en anglais. Maintenir les plus hauts standards de qualité, de professionnalisme et de confidentialité. Événements et développement des relations Participer à la planification et à la coordination d'événements exclusifs destinés à une clientèle entrepreneuriale et à un réseau d'affaires influent. Coordonner les fournisseurs, partenaires et différents intervenants. Assurer une expérience irréprochable avant, pendant et après chaque événement. Contribuer au rayonnement de l'organisation auprès de sa communauté d'affaires. Exécution Dans une structure entrepreneuriale, les responsabilités évoluent constamment. La personne retenue pourra être appelée à préparer une présentation stratégique, coordonner un événement, effectuer une recherche, gérer un projet, trouver une solution à un imprévu ou répondre à une demande particulière. Elle comprend qu'aucune responsabilité n'est trop grande ou trop petite lorsqu'elle contribue à l'excellence de l'organisation. Le profil recherché La personne retenue se distingue par : un excellent jugement professionnel; une grande autonomie et un sens élevé des responsabilités; une capacité remarquable à organiser, planifier et prioriser son travail; un sens de l'urgence équilibré, lui permettant de distinguer ce qui exige une intervention immédiate de ce qui peut être planifié avec rigueur; une rigueur et un souci du détail marqués, notamment dans la rédaction des courriels et dans les réponses offertes au service à la clientèle; une capacité à reconnaître l'urgence d'agir et à intervenir sans délai lorsque la situation l'exige; une grande débrouillardise et une aptitude naturelle à trouver des solutions; un sens élevé de la confidentialité; une communication irréprochable, en français comme en anglais; une réelle capacité d'adaptation dans un environnement en évolution constante; un esprit analytique aiguisé : capacité de prendre du recul, de comprendre les problématiques auxquelles fait face une entreprise et de proposer des façons concrètes de les résoudre; un intérêt sincère et une compréhension poussée des outils d'intelligence artificielle et de leur application en entreprise; un confort évident avec le travail à distance et le travail en autonomie derrière un ordinateur. Nous recherchons avant tout une professionnelle qui inspire confiance, prend des initiatives et transforme les idées en actions. Notre façon de travailler Nous croyons que la performance se mesure à la qualité des résultats, et non au nombre d'heures passées devant un écran. Ce poste est offert à plus de 95 % en télétravail, depuis le domicile de la personne retenue, ou de tout autre endroit propice à un travail de qualité. La majorité des rencontres se déroulent en mode virtuel; les rencontres en présentiel sont généralement hebdomadaires ou aux deux semaines. Il faut aimer ce mode de travail. Surtout en début de mandat, la majorité des tâches s'effectuent derrière un ordinateur, de façon autonome. Pour la bonne personne, c'est un avantage réel : aucune perte de temps en déplacements, une grande stabilité, une latitude véritable dans l'organisation de son horaire et une réelle indépendance dans l'exécution. Nous cherchons quelqu'un pour qui le télétravail est un choix, et non un compromis. Nous offrons une grande flexibilité dans l'organisation du travail. Que vous soyez plus productive tôt le matin, en soirée ou selon un horaire plus traditionnel, nous privilégions l'autonomie et la responsabilisation. Cette flexibilité s'accompagne toutefois d'une attente claire : être disponible lorsque les priorités de l'entreprise l'exigent, notamment lors de rencontres planifiées, d'échéances importantes ou de dossiers nécessitant une collaboration en temps réel. Il ne s'agit pas d'un poste de 9 à 5 au sens strict : l'horaire est souple, mais la disponibilité doit être réelle. Nous accordons une grande liberté à notre équipe, mais cette liberté s'accompagne d'un haut niveau de confiance, de responsabilité et d'imputabilité. L'intelligence artificielle fait partie de notre façon de travailler Nous croyons que l'intelligence artificielle représente une formidable opportunité d'augmenter les capacités de notre équipe. Notre objectif n'est pas de remplacer les relations humaines, le jugement ou le service personnalisé. Au contraire. Nous utilisons les meilleurs outils technologiques afin d'automatiser les tâches répétitives, d'améliorer notre efficacité et de consacrer davantage de temps à ce qui crée réellement de la valeur : nos clients, notre réseau, nos partenaires et les relations de confiance que nous développons chaque jour. Concrètement, l'adjoint(e) exécutif(ve) jouera un rôle direct dans cette transformation. Une partie importante du mandat consiste à faire migrer des tâches administratives vers des solutions automatisées. Nous ne cherchons pas une personne qui attend qu'on lui indique quoi automatiser : nous cherchons quelqu'un capable de l'identifier, de le proposer et de contribuer à sa mise en place. Cela suppose une compréhension réelle des enjeux d'une entreprise, une capacité d'analyse poussée et l'envie de participer activement à sa modernisation. Nous recherchons une personne curieuse, enthousiaste à l'idée d'apprendre, d'expérimenter et d'intégrer naturellement l'intelligence artificielle dans son quotidien. Qualifications Expérience pertinente dans un rôle d'adjointe exécutive auprès d'un dirigeant ou dans un poste de coordination de haut niveau. Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit (bilinguisme essentiel). Excellente maîtrise de Microsoft 365 et des outils numériques. Grande facilité à apprendre rapidement de nouvelles plateformes technologiques. Utilisation régulière d'outils d'intelligence artificielle générative (ChatGPT, Claude, Copilot ou équivalents) et capacité à en expliquer des usages concrets en contexte de travail. Aisance avec un CRM et les outils d'automatisation de flux de travail (HubSpot ou équivalent) — un atout important. Expérience concluante en télétravail à temps plein. Expérience dans les services financiers, les services professionnels ou un environnement similaire (un atout). Ce que nous offrons Un poste permanent à temps plein. Le télétravail à plus de 95 %, avec une grande flexibilité quant au lieu et à l'organisation du travail. La possibilité de travailler occasionnellement à partir du bureau d'Outremont. Une rémunération globale très concurrentielle, à la hauteur des responsabilités et du calibre de la personne retenue. Une collaboration directe avec le président et les cadres. Un environnement où l'autonomie, la confiance et l'initiative sont valorisées. Une clientèle entrepreneuriale de haut niveau. La participation à des événements exclusifs réunissant des entrepreneurs, des dirigeants et des leaders d'affaires. Une culture tournée vers l'innovation, l'amélioration continue et l'excellence. Un poste évolutif et un rôle de premier plan dans la modernisation et l'automatisation des façons de faire de l'organisation. De réelles possibilités d'évolution à mesure que l'organisation poursuit sa croissance. Pourquoi cette opportunité? Nous recherchons une personne qui souhaite bâtir une carrière, et non simplement occuper un poste. Une professionnelle qui prend plaisir à créer de l'ordre, à faire avancer les dossiers, à résoudre les problèmes et à permettre aux autres d'évoluer pleinement dans leur zone de plus grande valeur. Si vous recherchez un environnement où votre jugement, votre autonomie, votre sens de l'organisation et votre capacité d'exécution auront un impact concret, cette opportunité pourrait vous convenir.