Assistante administrative

Assistante administrative Postuler En lien avec les équipes opérationnelles et les services supports, vous assurez les missions administratives indispensables au bon déroulement des activités : gestion des dossiers, suivi des commandes, coordination des échanges internes et externes, et appui aux responsables de service. Vous garantissez la qualité des procédures administratives, la conformité des documents et la fluidité des communications. Missions principales Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter et renseigner les interlocuteurs (collègues, prestataires, usagers) et traiter les sollicitations courantes. Gérer le courrier entrant et sortant, les emails et les flux documentaires : réception, tri, numérisation, archivage et distribution auprès des services concernés. Préparer, suivre et classer les dossiers administratifs et techniques (contrats, bons de commande, factures, attestations…), en veillant à la conformité et à la complétude des pièces. Suivre les commandes et achats courants : saisie des demandes, suivi des livraisons, relances fournisseurs et mise à jour des tableaux de suivi. Assurer le support à la gestion des plannings et des réunions : organisation logistique, préparation des convocations, rédaction des comptes rendus et diffusion des documents. Participer au suivi administratif des chantiers et des interventions : suivi des autorisations, tenue des registres, constitution des dossiers de réceptions et transmission des pièces au service concerné. Contribuer à l’amélioration des procédures et outils administratifs (gabarits de documents, listes de contrôle, tableaux de suivi) et proposer des actions pour optimiser les flux. Collaborer avec les équipes RH et comptabilité pour la transmission des éléments nécessaires (notes de frais, contrats, pièces justificatives) et participer aux points de coordination interservices. Profil recherché Diplôme : Bac à Bac +2 en administration, secrétariat, gestion ou équivalent. Expérience : 1 à 3 ans souhaitée sur un poste administratif, idéalement dans le secteur public, ferroviaire ou des infrastructures. Les personnes justifiant d’une expérience significative en accueil/gestion documentaire sont encouragées à postuler. Connaissances : bonnes pratiques de gestion documentaire, notions de suivi de commandes et de facturation ; maîtrise des procédures internes et règles de confidentialité. Compétences informatiques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils de gestion documentaire et de collaboration (partages de fichiers, agendas partagés). Langues : français courant requis. La connaissance de l’anglais administratif est un plus selon l’activité du service. Qualités : sens de l’organisation, rigueur, autonomie, capacité à prioriser les tâches, sens du service et aisance relationnelle pour travailler avec des interlocuteurs variés. Conditions d’emploi Type de contrat : CDI / CDD selon profil et besoins du service. Localisation : site SNCF Réseau (localisation selon la vacance de poste). Rémunération : selon profil et grille salariale SNCF Réseau. Processus de recrutement : examen du dossier, entretien RH, entretien avec le responsable de service. Prise de poste : dès que possible selon disponibilité. Si vous souhaitez rejoindre SNCF Réseau pour contribuer au bon fonctionnement administratif des activités et participer à la qualité du service public ferroviaire, merci d’adresser votre candidature en détaillant vos expériences en gestion administrative et en accueil. Département Ferroviaire Localisations Bordeaux Statut à distance Hybride Bordeaux Pourquoi rejoindre Aptitude Experts ? Notre connaissance profonde d'un marché qui explose Aptitude Experts depuis sa création en 2017 est une entreprise en croissance, à taille humaine. En 2020, elle a délivré 45 453 heures de projets. La rigueur Aptitude Experts est certifiée ISO 9001et QUALIOPI (Formation professionnelle) attestant la haute qualité de réponse aux exigences et aux standards du secteur. La communauté Aptitude Experts mobilise pour ses clients et partenaires actuellement plus de 50 experts dans plus de 10 spécialités clés. Environnement & culture de travail Nos locaux se situent dans un immeuble moderne et humain d'Issy les Moulineaux, très proche de transports en commun et de restaurants. Vous y trouverez des zones de repos, un café et des salles de réunion adaptées à de nombreuses situations. Les fondements de notre culture professionnelle sont l'autonomie, la qualité et la collaboration. À propos de Aptitude Experts Aptitude Experts est une entreprise d’ingénierie qui réunit des experts reconnus en infrastructures, principalement sur le secteur ferroviaire, et des ingénieurs pour accompagner les transformations et garantir la qualité des projets en cours. Aptitude Experts accompagne les entreprises ferroviaires avec ses experts métiers (voie, caténaire, signalisation, projet, GC) sur des besoins d’expertise (Etudes, REX, audits, etc…) et de formation (risques ferroviaires, signalisation, etc.), mais également en assistance technique avec des nombreuses missions en management de projet ou expertise technique. Aptitude Experts assume la vocation d’entreprise-réseau. Elle intervient auprès des entreprises ferroviaires pour délivrer des formations (signalisation, voie), partager son expertise (AMO systèmes -Vérification technique – Essais) ou pour accompagner des projets en régie. Depuis 2012, Aptitude Experts réunit en son sein des personnes dont l’expertise et l’expérience sont un facteur clé de succès pour les projets de ses grands clients. Fondé en 2012 Collègues 40 Chiffre d'affaires 3.75 M€