Vos missions : En tant qu’ assistant(e) administratif/ve et de direction, vous travaillerez en collaboration immédiate avec la direction et les manager et êtes en relation avec l’ensemble des collaborateurs. Votre expérience acquise au cours de votre carrière vous permettra d’anticiper les besoins variés de l’équipe dirigeante.
Pour cela, vous évoluerez dans un environnement informatique performant vous permettant de réaliser l’ensemble des travaux (gestion intégralement dématérialisée, facturation 100% électronique).
Ces missions se traduisent notamment par les tâches suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des clients (en français, allemand et/ou anglais),
- Traitement du courrier entrant et sortant,
- Traduction de courriers (en français, allemand et/ou anglais),
- Gestion partagée des boîtes mail : accueil du cabinet et de la boîte mail et organisme de formation,
- Gestion de la base de données Outlook,
- Traitement des demandes des clients arrivants à transmettre à la direction,
- Conception, rédaction et mise en forme de courriers selon les directives données par la direction ou les manager,
- Informations aux clients du cabinet : préparation de mailings d’information portant sur les diverses missions que nous réalisons auprès d’eux et/ou répondant à notre obligation de conseils,
- Conduite du changement et digitalisation : vérification du respect des procédures écrites, leur actualisation et amélioration continue de l’organisation générale,
- Communication externe : gestion de nos mailings d’informations (« expert infos »), mise à jour de notre site internet, établissement de supports de communication, cartes de vœux (création et/ou seulement diffusion) et gestion des cadeaux clients.
- Gestion de nos formations : → envoi des mailings, → suivi des inscriptions et des paiements, → préparation des supports et conventions de formation, → réservation des salles et déjeuners, → notation des questionnaires, → établissement des attestations de participation.
- Gestion interne courante et facturation : → gestion des temps des collaborateurs du cabinet, l’établissement de tableaux de bords et l’analyse des données via l’application Qlik (outil BI) et traitement de data sur Pyton, → préparation et suivi des lettres de missions, → préparation des mandats de télétransmission et des mandants bancaires SEPA, → paramétrage des dossiers clients dans notre logiciel métier, → préparation, imputation comptable, envoi par mail des notes d’honoraires, → gestion des relances client pour le paiement des honoraires.
Ces fonctions et attributions sont évolutives au cours de l’exécution du contrat.
Type d’emploi : CDI, temps plein (39h)
Votre profil : de formation supérieure BTS à BAC +3, vous disposez d’une expérience d’au moins cinq ans dans un poste similaire, et avez une appétence pour l’administration générale, l’informatique et les langues étrangères.
Savoir-faire/ Savoir-être
- appétence pour la polyvalence et les missions variées,
- capacité d’adaptation et esprit critique,
- aisance avec les données chiffrées,
- aisance rédactionnelle,
- autonomie et capacité d’anticipation,
- rigueur et fiabilité,
- aptitudes relationnelles, enthousiasme et goût pour le travail en équipe,
- curiosité, proactivité et réactivité.
En nous rejoignant, vous bénéficierez de nos avantages : postes de travail sur 3 écrans, télétravail, salles de déjeuner et repos, tickets restaurant de 10 €, plan épargne retraite obligatoire, horaires semi-flexibles, mutuelle santé prise en charge à 60%, adhésion à Facilis (qui propose les mêmes offres que les CSE en matière de sorties, culture, sports et loisirs), accès à la plate-forme « Toutapprendre » et ses 4000 formations en ligne et autres avantages (chèques cadeaux), primes ponctuelles.
Nous accordons une importance particulière à la formation continue et à la spécialisation de chacun ; des formations pointues sont ainsi proposées à l’ensemble de l’équipe. De plus, des cours d’allemand animés par un professeur particulier sont dispensés chaque semaine dans nos locaux.
Nous défendons 3 valeurs fortes :
excellence,
respect et
confiance.
- L’excellence par un travail soigné et fiable
- Le respect de nos collaborateurs et de nos clients
- Une relation de confiance au quotidien pour une coopération sereine
Rejoindre le cabinet Tania FOURNAISE, c’est saisir l’opportunité d’intégrer un
cabinet à taille humaine, en forte croissance, connu et reconnu pour ses compétences spécialisées notamment dans le domaine de l’ immobilier et les relations franco-allemandes, orienté conseil et services aux clients, avec la
possibilité de développer des compétences personnelles pointues dans divers secteurs de l’accompagnement des entreprises et de leurs dirigeants.
Au sein d’une structure à taille humaine, venez rejoindre notre équipe de talents et construire avec nous les projets à venir.
Nous avons hâte de vous rencontrer !