Chief of Staff (all genders welcome)

Berlin oder Remote

KINOVA steht für smarte Customer Experience durch Conversational AI. Wir unterstützen Unternehmen, ihre Kundenkommunikation mit KI zu skalieren – mit messbarem Impact. Unsere Kunden sind große Player in Branchen wie Luftfahrt oder Finanzen. Wir arbeiten schnell, präzise und lösungsorientiert. Dafür brauchen wir dich.

Über Die Rolle

Als Chief of Staff arbeitest du direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt sie dabei, strategische Themen, Kundenprojekte und interne Initiativen schnell, strukturiert und professionell voranzutreiben.

Diese Rolle ist ideal für jemanden, der Lust auf Entrepreneurship, Beratung, IT-Beratung und Enterprise-Kunden hat — und der oder die nicht nur koordinieren, sondern aktiv mitdenken, strukturieren und sichtbar Impact schaffen möchte.

Du bist nah an den wichtigsten Themen des Unternehmens: große Kunden, strategische Entscheidungen, interne Steuerung, Präsentationen, Regeltermine mit Gesellschaftern und operative Umsetzung. Du bringst Ordnung in komplexe Themen, bereitest Inhalte exzellent auf und sorgst dafür, dass Dinge schnell und zuverlässig passieren.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie bei strategischen und operativen Fragestellungen.
• Du bereitest professionelle Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Kundenunterlagen in Google Slides vor, mit einem sehr guten Auge für Design, Klarheit und Storyline.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Quarterly Business Updates, Gesellschafterterminen, internen Regelterminen und All-Hands-Formaten.
• Du koordinierst Termine, Reisebuchungen, Follow-ups und interne Abstimmungen und sorgst dafür, dass Abläufe effizient und verlässlich funktionieren.
• Du treibst bereichsübergreifende Projekte voran, hältst Deadlines, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte nach und identifizierst frühzeitig Blocker.
• Du arbeitest eng mit internen Teams und externen Stakeholdern zusammen, unter anderem im Kontext von Enterprise-Kunden, IT-Beratung und strategischen Wachstumsinitiativen.
• Du bringst eigene Ideen ein, wie Prozesse durch KI, Automatisierung und smarte Workflows effizienter werden können.
• Du übernimmst Sonderprojekte mit hoher Relevanz, zum Beispiel in den Bereichen Unternehmensentwicklung, Kundenkommunikation, interne Steuerung, Prozessoptimierung oder Go-to-Market.
  
  

Was Du Mitbringen Solltest

• Abgeschlossenes oder bald abgeschlossenes Studium, idealerweise in BWL, Management, Entrepreneurship, Wirtschaftsinformatik, Engineering oder einem vergleichbaren Bereich
• Sehr strukturierte, schnelle und zuverlässige Arbeitsweise
• Eigenständigkeit: Du erkennst, was wichtig ist, und bringst Themen proaktiv voran
• Organisationstalent für Termine, Reisen, Abstimmungen, Unterlagen und Follow-ups
• Sehr gute Skills in Google Slides
• Gutes Auge für Design, Layout, Storytelling und professionelle Unterlagen
• Fähigkeit, dich schnell in komplexe Themen einzuarbeiten
• Interesse daran, Enterprise-Kunden, IT-Projekte und Beratungslogiken zu verstehen
• Klare, freundliche und professionelle Kommunikation, intern wie extern
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse ‍
  
  

Womit Du Zusätzlich Punktest

• Starkes Interesse an Entrepreneurship, Unternehmensberatung, IT-Beratung oder Enterprise-Business
• Erste Erfahrung mit KI-Tools, Automationen oder eigenen kleinen Agenten
• Erfahrung in Start-ups, Beratung, Venture Building oder schnell wachsenden Unternehmen
• Gespür dafür, komplexe Inhalte für Kunden, Geschäftsführung oder Gesellschafter überzeugend aufzubereiten
• Freude daran, direkt mit der Geschäftsführung zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen
• Netzwerk oder Bezug zu WHU, TU Entrepreneurship oder ähnlichen unternehmerischen Umfeldern ‍
  
  

Was Wir Bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit unsere Geschäftsführung an den wichtigsten Themen des Unternehmens
• Einblicke in strategische Entscheidungen, Kundenprojekte und Unternehmensentwicklung
• Nähe zu großen Enterprise-Kunden und anspruchsvollen Projekten
• Rolle mit hoher Sichtbarkeit, viel Vertrauen und direktem Impact
• Keine klassische Assistenzrolle, sondern eine Mischung aus Strategie, Operations, Projektmanagement und Unternehmer:innen-Denken
• Ambitioniertes, schnelles Umfeld, in dem Dinge umgesetzt werden und gute Ideen schnell Wirkung zeigen
• Arbeit in Berlin, idealerweise nah bei uns in Charlottenburg, mit kurzen Wegen und direkter Kommunikation
• Hochwertige technische Ausstattung inklusive neuestem Apple Laptop
• Deutschlandticket oder Mobilitätszuschuss
• Flexible Arbeitsmodelle mit Remote-Möglichkeit
• Regelmäßige Team-Events
• Moderne Sales-, Research- und Collaboration-Tools wie HubSpot, Canva und Google Workspace
• Direkter Austausch mit Gründer:innen, Sales, Marketing und Delivery
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum ‍
  
  

WARUM DIESE ROLLE SPANNEND IST: Customer Experience verändert sich gerade grundlegend: Aus Klicks, Formularen und Warteschleifen werden natürliche Gespräche mit AI Agents. Bei KINOVA bist du ganz nah an diesem Marktumbruch. Du hilfst Unternehmen nicht nur, effizienter zu werden, sondern ihre Kundenbeziehungen neu zu denken.Du erfüllst nicht jeden Punkt, hast aber Lust auf AI, Kunden und Wachstum? Bewirb dich trotzdem. Uns ist wichtiger, wie du denkst, lernst und Verantwortung übernimmst, als dass dein Lebenslauf exakt auf die Rolle passt.

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