Directiesecretaresse

Intro Plannen, organiseren en ontzorgen; dat is hoe jij als directiesecretaresse impact maakt bij de Douane. In deze functie werk je in een breed, afwisselend en veelzijdig takenpakket, waarbij je een onmisbare schakel bent voor de directeur. Wat er ook speelt, op jouw ondersteuning kan altijd worden vertrouwd. Geen dag is hetzelfde: je werk is dynamisch, uitdagend en vraagt om flexibiliteit. Je werkt deels vanuit huis en bent gemiddeld drie dagen per week op kantoor in Rotterdam, waar samenwerking, korte lijnen en verbinding centraal staan. Dit doe je bij de... Als directiesecretaresse ondersteun je de directeur van de directie Mensen & Middelen (M&M). Je werkt binnen een hecht team dat nauw samenwerkt en waarop het managementteam kan bouwen. Binnen het team vervangen collega’s elkaar waar nodig en zorgen jullie samen voor een betrouwbare achtervang. Dat vraagt om zelfstandigheid, vertrouwen en goede afstemming, precies dát maakt deze functie zo interessant en uitdagend. Jouw kracht is dat je zorgt voor rust, overzicht en voortgang. Dit doe je onder andere door actief en strak agendabeheer. Je bewaakt prioriteiten, denkt vooruit in de planning en durft hierin scherp te zijn wanneer dat nodig is. Je begrijpt wat urgent is en bent de directiesecretaresse die helpt focus te houden, juist als de druk toeneemt. Ook organiseer je bijeenkomsten en events. Verder boek je hotelovernachtingen, reserveer je zalen en parkeerplaatsen en coördineer je afspraken en overleggen. Je bent goed op de hoogte van wat er binnen de organisatie speelt, leg je gemakkelijk verbindingen en weet je snel te schakelen wanneer situaties daarom vragen. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om de directeur te ondersteunen en te ontzorgen. Een bijzondere baan, omdat... je bij de Directie Mensen en Middelen werkt; je veel verantwoordelijkheid krijgt, vrijheid en flexibiliteit; je nauw samenwerkt in een team, maar pakt ook zelfstandig veel taken op; je directe impact hebt op de samenwerking, rust en voortgang binnen de afdeling en binnen het secretariaat; geen dag hetzelfde is en je continu schakelt tussen mensen en werkzaamheden. Quote; dit zegt een collega over jouw werkomgeving "Ben jij de spin in het web die wij zoeken binnen ons team? Een echte regelaar? Dan zit je hier helemaal op je plek. Binnen de organisatie en directie is er zoveel gaande dat ik me nooit hoef te vervelen. De collega’s met wie ik samenwerk zorgen ervoor dat ik elke dag met plezier mijn laptop openklap". Hedi, Directiesecretaresse Wanneer past deze baan bij je? Je hebt mbo werk en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of ondersteunende richting. Je hebt ruime aantoonbare ervaring in een ondersteunende, secretariële of managementassistent rol en ervaring in het coördineren van processen. Je beheerst de Nederlandse taal goed, in woord en geschrift. Je beheerst het MS Office pakket goed (Teams, Outlook, Word, Excel en PowerPoint). Je combineert een dienstverlenende houding met assertiviteit en durft prioriteiten te bewaken. Je weet integer om te gaan met vertrouwelijke informatie, durft open te communiceren en durft feedback te geven en te ontvangen. Jouw competenties flexibiliteit integriteit plannen en organiseren samenwerken voortgangscontrole De afdeling De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten. De organisatie Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren. Bijzonderheden Deze vacature is uitsluitend intern en interdepartementaal opengesteld en bedoeld voor medewerkers van de Rijksoverheid met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. In deze fase worden ter beschikking gestelde arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten (TBA’s) beschouwd als interne medewerkers. We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee. Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit: Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie. Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. Op woensdag 2 september vinden de selectiegesprekken in Rotterdam plaats. Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure. De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv. De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer. Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken. Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien. Salarisomschrijving Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast. Overige arbeidsvoorwaarden Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer. Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.