Executive Assistant (m/w/d) – Vollzeit (40h, All-in)

📍 Wien
💰 ab ca. € 3.500 brutto/Monat (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich)

Über die Position

Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität.
Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle, sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft

• Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice

• Finance-Controlling (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle)

• Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. Reiseplanung

• Organisation und Koordination persönlicher sowie geschäftlicher Agenden

• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen

• Unterstützung im Projektmanagement, sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen

· Aktiver Einsatz von KI-Tools (z. B. für Recherche, Textaufbereitung, Präsentationen, Analysen und Prozessoptimierung)

· Weiterentwicklung interner Abläufe durch den sinnvollen Einsatz von KI und digitalen Tools

• Ganz pragmatisch: Auch operative Kleinigkeiten erledigen, wenn es notwendig ist
  
  

Was uns wichtig ist

• Sehr genaues, verlässliches und strukturiertes Arbeiten

• Ausgeprägtes Zahlenverständnis (das ist ein zentrales Kriterium)

• Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Hands-on-Mentalität – keine Scheu vor operativen Aufgaben

• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten

• Grundkenntnisse im Immobilien- und/oder Rechtsbereich von Vorteil, aber kein Muss

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätensetzung

• Sicherer Umgang mit Zahlen, Reports und Controlling-Themen

• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil

• Sicherer Umgang mit MS Office / gängigen digitalen Tools

Wir bieten

Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung

Viel Gestaltungsspielraum und Vertrauen

Junges und motiviertes Arbeitsklima

Zentrales Büro in Wien

Flexibles und leistungsorientiertes Arbeiten

Bruttogehalt ab ca. € 3.500 / Monat
→Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich möglich