Junior Office Manager & Zertifizierungskoordinator mit Fokus KI-Automatisierung (m/w/d)

Die Klett Corporate Education GmbH entwickelt moderne Lösungen für berufliche Weiterbildung, digitale Lernangebote und qualitätsgesicherte Bildungsprozesse. Als Teil der Klett-Gruppe verbinden wir Bildungskompetenz mit Innovation und unterstützen Unternehmen sowie Bildungspartner dabei, Lernen wirksam, digital und zukunftsorientiert zu gestalten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit für den Bereich Office Management, Zertifizierungskoordination & KI-Automatisierung (m/w/d). Du arbeitest gerne organisiert, denkst in digitalen Lösungen und hast Lust, manuelle Prozesse durch moderne Technologie abzulösen? Dann werde Teil unseres Teams im Bereich Zertifizierung & Compliance und gestalte mit uns die nächste Stufe der Prozessautomatisierung.

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In dieser vielseitigen und zukunftsorientierten Position unterstützt Du unser Team Zertifizierung & Compliance bei administrativen, datenbezogenen und prozessualen Aufgaben und treibst aktiv die Digitalisierung voran:

● Automatisierung im Alltag: Konzeption, Aufbau und Pflege von automatisierten Workflows und KI-Assistenten (z. B. auf unserer zentralen Plattform Langdock), um manuelle, wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten.

● Smarte Datenverwaltung: Pflege, Strukturierung und Qualitätssicherung von Daten unter Einbindung von KI-Unterstützung.

● Zertifizierungsprozesse begleiten: Unterstützung bei Zertifizierungs- und Compliance-Verfahren sowie Dokumentation und Nachweispflege für die geförderte Weiterbildung.

● Schnittstelle zum KI-Team: Enge Zusammenarbeit mit dem zentralen KI-Team der DWG, Best Practices auszutauschen und innovative Use Cases in unserem Bereich zu verankern.

● Standardisierung: Weiterentwicklung und Standardisierung interner digitaler Dokumente und Prozesse für eine lückenlose Qualitätssicherung.

● Teamübergreifende Kommunikation: Abstimmung mit internen und externen Partnern im Rahmen des operativen Tagesgeschäfts.

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● Ausbildung & Einstieg: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation. Wir freuen uns ausdrücklich auch über Bewerbungen von engagierten und IT-affinen Berufseinsteigern.

● KI- & Tool-Affinität: Starke Begeisterung für digitale Tools und Künstliche Intelligenz. Erste Erfahrungen im Prompt Engineering oder im Umgang mit KI-Plattformen (z. B. Langdock, ChatGPT, Claude) sind ein großes Plus, aber kein Muss.

● Datenkompetenz: Sicherer Umgang mit Excel sowie großes Interesse an Datenbanken (wie MS Access) und strukturierten Datenflüssen.

● Strukturierte Arbeitsweise: Sorgfalt, Zuverlässigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein bei der Dokumentation und Einhaltung von Standards.

● Persönlichkeit: Eine proaktive Hands-on-Mentalität, ausgeprägter Teamgeist und die Freude daran, neue technologische Möglichkeiten auszuprobieren und zu etablieren.

● Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

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● Sicherheit & Flexibilität: Eine unbefristete Festanstellung mit flexiblen Arbeitszeiten und einem hohen Remote-Anteil (Präsenzzeiten in Hamburg oder Darmstadt nach Absprache flexibel möglich).

● Aktive KI-Förderung: Zugriff auf modernste KI-Plattformen wie Langdock und die Möglichkeit, deine Kenntnisse im Rahmen unserer hauseigenen KI-Schulungsprogramme und interaktiven Workshopreihen (z. B. zum Workflow-Builder) kontinuierlich auszubauen.

● Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und viel Raum, eigene Ideen für die Prozessoptimierung direkt in die Praxis umzusetzen.

● Sinnstiftende Arbeit: Eine spannende Schnittstellenfunktion in einem zukunftsorientierten Bildungsunternehmen der traditionsreichen Klett-Gruppe.

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Dann freuen wir uns auf Deine digitalen Bewerbungsunterlagen inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin.

Kontakt:

Andreas Vollmer, Geschäftsführer Klett Corporate Education GmbH [email protected]

www.klett-corporate-education.de