Senior Payroll Specialist | Gestion A-Z & Conseil Clients | FR/NL/EN

Bruxelles | CDI | 40h/semaine + 12 RTT | Voiture électrique ou budget mobilité | Package complet

Vous connaissez le payroll suffisamment bien pour qu’un client puisse vous appeler avec un problème… et compter sur vous pour trouver la solution ?

Nous recherchons pour un secrétariat social indépendant à taille humaine situé à Bruxelles un·e Senior Payroll Specialist capable de gérer ses dossiers avec une réelle autonomie.

Ici, il ne s’agit pas simplement d’introduire des variables dans un logiciel et d’éditer des fiches de paie.

Vous êtes responsable de vos dossiers.

Vous connaissez vos clients.

Vous comprenez leur activité.

Vous maîtrisez leur environnement social.

Et lorsqu’une situation sort de l’ordinaire, vous ne vous contentez pas de transférer la question : vous analysez, conseillez et trouvez une solution conforme.

Nous recherchons quelqu’un qui aime réellement le payroll et la législation sociale belge.

Quelqu’un de précis.

Réactif.

Proactif.

Orienté clients.

Et surtout : pas d’à-peu-près.

Le contexte

Vous rejoignez une structure volontairement à taille humaine qui accompagne un portefeuille très diversifié d’entreprises, de PME et d’indépendants.

Les clients proviennent notamment de secteurs tels que :

• l’industrie ;
• la construction ;
• l’immobilier ;
• l’Horeca ;
• le retail ;
• les services ;
• différentes activités exercées par des indépendants et dirigeants d’entreprise.

Cette diversité rend la fonction particulièrement intéressante.

Vous ne travaillez pas chaque mois sur le même type de dossiers.

Vous êtes confronté·e à différentes commissions paritaires, différents statuts, différentes réalités opérationnelles et des problématiques sociales très variées.

Votre mission

Vous prenez en charge de manière autonome la gestion payroll et administrative d’un portefeuille de clients de A à Z.

Vous devenez leur interlocuteur de référence pour les questions relatives :

• aux rémunérations ;
• à l’administration du personnel ;
• à la législation sociale ;
• aux engagements ;
• aux absences ;
• aux départs ;
• aux avantages ;
• aux différentes obligations sociales liées à la relation de travail.

Votre responsabilité ne s’arrête pas lorsque les fiches de paie sont générées.

Vous vous assurez que le client dispose d’une réponse correcte, claire et exploitable.

Vos responsabilités

Gestion complète du payroll

Vous assurez le traitement des salaires de votre portefeuille clients.

Vous prenez notamment en charge :

• la collecte et le contrôle des variables de paie ;
• le calcul et la vérification des rémunérations ;
• les prestations ;
• les absences ;
• les congés ;
• les incapacités de travail ;
• les primes ;
• les commissions ;
• les avantages extralégaux ;
• les heures supplémentaires ;
• les régularisations ;
• les pécules et éléments périodiques ;
• les entrées et sorties de travailleurs ;
• les documents sociaux liés au payroll.

Avant de clôturer un payroll, vous contrôlez sa cohérence.

Une anomalie ne doit pas simplement être constatée : elle doit être comprise.

Administration du personnel de A à Z

Vous accompagnez les clients tout au long du cycle de vie de leurs collaborateurs.

Cela peut notamment concerner :

• les engagements ;
• les déclarations Dimona ;
• les contrats et avenants ;
• les modifications de régime de travail ;
• les suspensions de contrat ;
• les absences ;
• les crédits-temps ;
• les changements de fonction ou de rémunération ;
• les sorties ;
• les documents de fin de contrat ;
• les différentes formalités sociales et administratives.

Vous assurez un suivi précis et documenté de chaque dossier.

Conseil en législation sociale

Vous ne devez pas uniquement savoir calculer un salaire.

Vous devez comprendre pourquoi il est calculé de cette manière.

Vous accompagnez vos clients sur leurs questions relatives à la législation sociale belge.

Vous êtes capable d’analyser une situation, d’identifier les règles applicables et d’expliquer votre recommandation de manière claire.

Vous travaillez notamment avec :

• les commissions paritaires ;
• les conventions collectives de travail ;
• les barèmes ;
• les indexations ;
• les règles relatives au temps de travail ;
• les différentes formes de suspension du contrat ;
• les règles applicables aux employés et aux ouvriers ;
• les avantages salariaux ;
• les engagements et ruptures de contrat.

Lorsque la situation est complexe, vous cherchez.

Vous vérifiez.

Vous vous documentez.

Et vous revenez vers le client avec une solution.

Gestion d’un portefeuille clients

Vous êtes propriétaire de vos dossiers.

Vous apprenez à connaître :

• les entreprises ;
• leurs dirigeants ;
• leurs responsables RH ;
• leurs habitudes ;
• leurs contraintes ;
• leurs conventions ;
• leurs échéances ;
• leurs spécificités sectorielles.

Votre objectif est de créer une véritable relation de confiance.

Un bon Payroll Specialist ne se contente pas d’attendre les demandes.

Il anticipe.

Relation et conseil clients

La qualité technique est indispensable.

Mais elle ne suffit pas.

Nous recherchons quelqu’un qui comprend qu’un secrétariat social est avant tout un prestataire de services.

Lorsqu’un client appelle, il attend :

• une réponse ;
• de la disponibilité ;
• de la clarté ;
• de la réactivité ;
• une solution.

Vous prenez les appels.

Vous rappelez.

Vous faites le suivi.

Vous ne laissez pas une demande sans propriétaire.

Même lorsqu’une réponse nécessite des recherches supplémentaires, vous gardez le client informé.

Présence chez les clients

Certaines situations nécessitent davantage qu’un échange par email ou téléphone.

Vous êtes donc disposé·e à vous déplacer ponctuellement directement chez les clients lorsque cela apporte une réelle valeur :

• mise en place d’une nouvelle organisation payroll ;
• analyse d’une problématique ;
• accompagnement d’une équipe ;
• réunion avec la direction ;
• reprise ou structuration d’un dossier.

Vous représentez le secrétariat social avec professionnalisme et crédibilité.

Le profil recherché

Nous recherchons avant tout un véritable professionnel du payroll belge.

Vous disposez d’une expérience suffisamment solide pour gérer vos dossiers avec autonomie.

Vous avez idéalement travaillé :

• dans un secrétariat social ;
• dans un bureau payroll ;
• comme Payroll Consultant ;
• comme Payroll Advisor ;
• comme Payroll Specialist ;
• ou dans une fonction vous ayant permis de gérer un payroll belge complexe de manière autonome.

Une expérience en secrétariat social constitue un avantage particulièrement important en raison de la diversité des clients et des commissions paritaires.

Ce que vous devez maîtriser

Vous êtes à l’aise avec :

• le payroll belge ;
• la législation sociale belge ;
• les différentes commissions paritaires ;
• les employés et les ouvriers ;
• les entrées et sorties ;
• les absences ;
• les avantages extralégaux ;
• les documents sociaux ;
• les échéances payroll ;
• les problématiques quotidiennes rencontrées par les employeurs.

Nous ne recherchons pas quelqu’un qui doit systématiquement demander à son manager comment traiter un dossier classique.

Nous recherchons une personne capable d’avancer de manière autonome et de solliciter un avis lorsqu’une situation le justifie réellement.

Les langues

Le profil idéal est trilingue français / néerlandais / anglais.

Vous êtes capable d’échanger professionnellement avec des clients dans plusieurs langues, tant par téléphone que par écrit.

Une excellente maîtrise du français et du néerlandais, complétée par un bon niveau professionnel en anglais, constituera un avantage majeur.

Si votre expertise payroll est exceptionnelle mais que l’une des trois langues est légèrement moins forte, votre candidature pourra néanmoins être étudiée.

Votre personnalité fera la différence

Nous recherchons quelqu’un de :

Rigoureux

Le payroll ne pardonne pas l’approximation.

Vous contrôlez votre travail.

Précis

Vous faites attention aux chiffres, aux dates, aux conventions et aux détails.

Autonome

Vous êtes capable de prendre un dossier et de le faire avancer.

Réactif

Un client ne doit pas attendre plusieurs jours pour savoir que sa question est prise en charge.

Proactif

Vous identifiez les problèmes avant qu’ils ne deviennent urgents.

Orienté solutions

Votre premier réflexe n’est pas de dire pourquoi quelque chose est compliqué.

Votre premier réflexe est de comprendre comment le résoudre correctement.

Orienté clients

Vous aimez conseiller.

Vous aimez expliquer.

Vous comprenez que votre expertise existe pour faciliter la vie du client.

Curieux

La législation évolue.

Les situations diffèrent.

Vous continuez à apprendre.

Ce poste est fait pour vous si

Vous aimez réellement le payroll.

Vous appréciez la technicité de la législation sociale.

Vous aimez avoir vos propres clients et construire une relation avec eux.

Vous êtes fier·ère de produire un travail exact.

Vous appréciez résoudre les dossiers complexes.

Vous aimez la variété plutôt que traiter tous les mois le même type de population.

Vous êtes suffisamment autonome pour prendre des décisions.

Vous avez le réflexe de rappeler un client plutôt que de laisser son email attendre dans votre boîte de réception.

Ce poste n’est probablement pas fait pour vous si

Vous recherchez uniquement une fonction d’encodage payroll.

Vous avez besoin d’être constamment guidé·e.

Vous n’aimez pas les contacts clients.

Vous avez tendance à laisser les dossiers difficiles en attente.

Vous considérez qu’une petite erreur sur une fiche de paie n’est « pas très grave ».

Vous n’aimez pas suivre l’évolution de la législation sociale.

Vous préférez transférer une question plutôt que chercher une réponse.

Le package

• Contrat à durée indéterminée ;
• temps plein, 40 heures par semaine ;
• 12 jours de RTT par an ;
• salaire brut adapté à votre expérience et à votre niveau d’expertise ;
• chèques-repas ;
• voiture de société électrique avec carte de recharge ou budget mobilité ;
• frais nets liés au télétravail ;
• intervention dans la connexion ADSL à domicile ;
• package global adapté au niveau de responsabilité.