Servicio de Gestión Integral y Logística para Taller Corporativo - Tarapoto

Antecedentes NESsT es una organización internacional sin fines de lucro que impulsa el desarrollo de empresas sociales. En el marco de sus actividades programáticas, realizará dos talleres presenciales durante los meses de abril y mayo de 2026, los cuales convocarán a participantes provenientes de distintas regiones del país. Para ello, se requiere contratar una agencia especializada que brinde el servicio integral de planificación, coordinación y ejecución logística de ambos eventos. Objetivo del Servicio Contratar una agencia que brinde gestión integral logística y operativa para la correcta ejecución de dos talleres corporativos, asegurando eficiencia en la coordinación de proveedores, participantes, traslados, hospedaje, emisión de pasajes, gestión de viáticos y soporte presencial durante los eventos. Alcance del Servicio El servicio comprende, sin limitarse a, las siguientes actividades: 3.1 Planificación y Coordinación General Revisión y validación del plan logístico detallado proporcionado por NESsT (archivo Excel adjunto al proceso). Coordinación permanente con el equipo de NESsT. Elaboración de cronograma operativo. Coordinación con proveedores involucrados. 3.2 Gestión de Espacios y Catering Coordinación del armado y disposición del salón conforme a los requerimientos técnicos y de aforo. Supervisión de montaje y desmontaje. Coordinación del servicio de catering según especificaciones indicadas (coffee breaks, almuerzos u otros según aplique). 3.3 Transporte y Traslados Coordinación de rutas de traslado terrestre para participantes según detalle proporcionado. Supervisión de transportistas. Gestión de rutas aeropuerto–hotel–evento–aeropuerto (según corresponda). 3.4 Emisión de Pasajes Aéreos Emisión de boletos aéreos según rutas indicadas por NESsT. Gestión de cambios o contingencias. Entrega de reportes de emisión y tarifas. 3.5 Gestión de Hospedaje Reserva y coordinación de alojamiento para los participantes según número estimado indicado por NESsT. Confirmación individual de reservas. Coordinación de check-in y check-out. 3.6 Coordinación Presencial La agencia deberá asignar un/a coordinador/a presencial exclusivo/a por cada taller, quien deberá: Estar presente durante toda la ejecución del evento. Coordinar con invitados, sede del evento y proveedores. Gestionar eventualidades. Brindar soporte logístico directo al equipo de NESsT. 3.7 Gestión y Distribución de Viáticos Como parte del modelo operativo de NESsT: NESsT transferirá a la agencia el monto total destinado a viáticos de los participantes. La agencia deberá centralizar dichos fondos y realizar las transferencias individuales a las cuentas bancarias proporcionadas por NESsT. NESsT entregará la relación de participantes, montos y datos bancarios. La agencia deberá apoyar en la validación de determinados montos, según criterios acordados. La agencia será responsable de asegurar la correcta ejecución y trazabilidad de las transferencias. 3.8 Gestión Documentaria Recopilación de firmas en los formatos de recepción de fondos proporcionados por NESsT. Entrega organizada de dichos documentos al cierre del evento. Entregables La agencia deberá presentar: Plan operativo previo a cada taller. Listado confirmado de asistente y rutas. Listado del personal asignado y sus datos de contacto para los días de servicio Constancias de transferencia de viáticos Confirmación de reserva de los servicios contratados Formatos firmados de recepción de fondos. Desglose detallado de gastos conforme a las categorías proporcionadas por NESsT. Plazo de Ejecución Ejecución del taller: 05 al 06 de agosto de 2026 El servicio comprenderá la fase preparatoria, ejecución y cierre administrativo de cada evento. Perfil de la Agencia Experiencia comprobada en organización de eventos corporativos o institucionales. Experiencia en gestión de logística con participantes provenientes de regiones diversas. Capacidad administrativa para gestionar transferencias múltiples y manejo documentario. Capacidad de respuesta ante contingencias. REQUERIMIENTOS – SALÓN Y HOSPEDAJE Ubicación del evento: Tarapoto, Perú Aforo Total – 23 personas Fechas - 5 al 6 de agosto de 2026 Horarios (inicio, fin, pausas) – De 8:30 - 18:00 horas. Coffee Break (15 min: 10:30 y 16:00) Actividades logísticas - 04/08/2026: El equipo de NESsT y emprendedores deben llegar a Tarapoto dentro del horario de Check-in del hotel. 05/08/2026: Taller día 1 06/08/2026: Taller día 2 07/08/2026: Salida de hotel de todos los participantes Especificaciones de Alojamiento - Habitaciones simples para 20 personas acorde con las fechas de llegada y salida según se detalla arriba con desayuno incluido, baño privado y aire acondicionado (15 emprendedores + 5 miembros de NESsT). Alimentación para todas las personas (desayuno, almuerzo y cena desde la llegada hasta la salida). Para el caso de los 3 miembros de Profonanpe (invitados) solo se incluye almuerzos. Salón - Con espacios de descanso abiertos (que tenga opción de espacios verdes, afuera, tipo jardín) Armado de salón - 4 mesas de 5 personas cada una + 1 mesa para equipo de NESsT al lado de la computadora central + 1 mesa para coffee break + 1 mesa para productos de emprendedores Catering - Coffee break + estación de bedidas para 23 personas (mañana y tarde). Merchandising - 15 bolsitas de tocuyo, 15 libretas, 15 lapiceros Equipos - Proyector + ecran, 2 micrófonos, equipo de sonido, aire acondicionado, pizarra acrílica, puntero laser, etc Materiales - Papelógrafos, plumones, post it, stickers color blanco Otros requerimientos - Salón en 1er nivel. Coffee break debe tener frutas. Catering NO comida cruda (tipo ceviche). Se confirmará con los asistentes alergias o intolerancias para ajustar restricciones al menú. Estar atento a cambios o cancelaciones de vuelos para apoyar a los emprendedores en caso de ocurrir. Viáticos - Se cubrirá los viáticos para los 15 emprendedores, desde la salida de sus lugares de origen hasta la llegada al hotel; y viceversa, de acuerdo al detalle que se muestra en la sección "Rutas y costos de viajes". El agente deberá realizar la transferencia de dinero a los asistentes antes del evento y asegurar la recepción y firma del documento de viáticos que proporcionará NESsT. Vuelos - Se cubrirá los vuelos de los 15 emprendimientos (invitados), según corresponda (detallado en la sección "Rutas y costos de viajes"), más los correspondientes a los miembros del equipo de NESsT. Los vuelos de los miembros del equipo de NESsT partirán desde Lima. El agente deberá gestionar la emisión de los pasajes. Documentación - Impresión y hacer firmar los documentos internos de NESST: Estipendios, asistencia, Liberación de responsabilidad. El coordinador in situ deberá hacer seguimiento de todos los asistentes y validar que el hotel les entregue los alimentos correspondientes, validar los viajes (salida y llegada a destino), control de check in y check out en el hotel, seguimiento con los asistentes por eventuales cambios (comunicación constante). Incluir el traslado del aeropuerto al hotel y del hotel al aeropuerto para todos los asistentes (coordinado previamente como servicio gratuito o "de cortesía") RUTAS Y COSTOS DE VIAJE (EMPRENDIMIENTOS INVITADOS) COCK OF THE ROCK LODGE SAC (Cusco – Paucartambo) Ruta ida: Manu ↔ Aeropuerto Cusco Vuelo Cusco ↔ Tarapoto Aeropuerto Tarapoto ↔ Hotel Viáticos estimados: 155 PEN 2. HERPIRO S.A.C. (Lima – Chorrillos) Ruta ida/vuelta: Taxi Chorrillos ↔ Aeropuerto Lima Vuelo Lima ↔ Tarapoto Taxi aeropuerto ↔ hotel Viáticos estimados: 185 PEN 3. CREES MANU S.A.C. (Cusco) Ruta ida/vuelta: Taxi Cusco ↔ Aeropuerto Vuelo Cusco ↔ Tarapoto Taxi aeropuerto ↔ hotel Viáticos estimados: 155 PEN 4. EMPRESA FORESTAL NEW WAYS C&C SAC (Puerto Maldonado – Madre de Dios) Ruta ida/vuelta: Taxi hogar ↔ aeropuerto Vuelo Puerto Maldonado ↔ Tarapoto Taxi aeropuerto ↔ hotel Viáticos estimados: 115 PEN 5. AGROINDUSTRIA FORESTAL SANTA TERESA E.I.R.L. (Iñampari- Madre de Dios) Ruta ida/ vuelta: Taxi hogar en Iñampari ↔ agencia de transportes terrestre Iñambari Transporte terrestre Iñambari ↔ Puerto Maldonado Vuelo Puerto Maldonado ↔ Tarapoto Taxi aeropuerto ↔ hotel en Tarapoto Viáticos estimados: 195 PEN 6. SERVICIOS TURÍSTICOS CHONTA EIRL (Puerto Maldonado) Ruta ida/ vuelta: Taxi hogar Puerto Maldonado ↔ Aeropuerto Puerto Maldonado Vuelo Puerto Maldonado ↔ Tarapoto Taxi Aeropuerto Tarapoto ↔ Hotel Subtotal: 135 PEN 7. OCHOA PUMA LUISA (Puerto Maldonado) Ruta ida/ vuelta: Taxi hogar Puerto Maldonado ↔ Aeropuerto Puerto Maldonado Vuelo Puerto Maldonado ↔ Tarapoto Taxi Aeropuerto Tarapoto ↔ Hotel Subtotal: 135 PEN 8. COOP. SAN GABAN (Puerto Manoa - San Gaban- Puno –) Ruta ida: Bus de Puerto Manoa, San Gaban a Juliaca (90 soles) Taxi del terminal al aeropuerto Juliaca (10 soles) Vuelo Juliaca - Lima - Tarapoto Taxi Aeropuerto Tarapoto - Hotel Tarapoto Ruta vuelta: Taxi Hotel Tarapoto - Aeropuerto Tarapoto Vuelo Tarapoto - Lima - Juliaca Taxi Aeropuerto Juliaca - Terminal bus (10 soles) Bus Juliaca a Puerto Manoa, San Gaban Subtotal estimado: 375 PEN 9. COOPERATIVA AGROBOSQUE (Santa Rita - Madre de Dios) Ruta ida/vuelta: Movilidad Santa Rita ↔ Aeropuerto (120 soles/tramo) Vuelo Puerto Maldonado ↔ Tarapoto via Lima Taxi Aeropuerto Tarapoto ↔ Hotel (20 soles/tramo) Subtotal estimado: 405.34 PEN 10. COOPASER (Puerto Maldonado) Ruta ida/vuelta: Taxi hogar en Puerto Maldonado ciudad ↔ Aeropuerto Puerto Maldonado Vuelo Puerto Maldonado ↔ Tarapoto (Vía Lima) Aeropuerto Tarapoto ↔ Hotel Tarapoto Subtotal: 215.34 PEN 11. GREEN GOLD FORESTRY PERU (Iquitos) Ruta ida: Taxi a Aeropuerto Iquitos Vuelo Iquitos - Tarapoto (sale normalmente 11am) Taxi Aeropuerto Tarapoto - Hotel Ruta vuelta: Taxi Hotel - Aeropuerto Tarapoto Vuelo Tarapoto - Iquitos (normalmente 9am) Taxi Aeropuerto Iquitos Viáticos estimados: 215.34 PEN 12. RED ORGANERO GERA (Moyobamba – San Martin) Ruta ida/vuelta: Datos de transporte desde Moyobamba a Tarapoto: Tiempo de viaje: 2 horas Taxi hogar ↔ agencia en Moyobamba Viaje terrestre de Moyobamba ↔ Tarapoto de ida: 30.00 soles/ tramo Taxi en Tarapoto desde agencia ↔ hotel 10.00 soles/tramo Viáticos estimados: 155 PEN 13. Cooperativa Awajún Wampis (Nieva - Amazonas) Ruta ida: Galilea a Nieva: S/80.00 (4 horas) Nieva - Bagua Chica: S/80.00 (6h) Bagua chica-Bagua Grande: S/10 Bagua grande-Tarapoto: S/120.00 Taxi Tarapoto agencia - hotel Tarapoto S/10 Ruta vuelta: Taxi Tarapoto agencia - hotel Tarapoto S/10 Tarapoto - Bagua grande: S/120.00 Bagua Grande a Bagua chica: S/10 Nieva - Bagua Chica: S/80.00 (6h) Galilea a Nieva: S/80.00 (4 horas) Total: 290.00 ida y lo mismo de vuelta, pero en este caso además una noche de hotel y alimentación de 2 días Viáticos estimados: 1,021 PEN 14. Asociación Awajún del Marañón (Ugarte – Manseriche- Loreto) Ruta ida: Hogar Ugarte - Saramiriza, 3h bote (fluvial) S/200 Saramiriza - Bagua Chica, (8 horas) terrestre camioneta S/120 - Se tiene que almorzar en ruta S/15.00 Bagua Chica - Bagua Grande (3 horas) transporte en combi S/15 - S/10 cena, hospedaje S/30, si llega a Bagua grande. Si llega luego de 7pm los carros salen ya al día siguiente Bagua grande - Tarapoto, 8h (agencia transporte) S/60 Taxi Tarapoto agencia - hotel Tarapoto S/10 Ruta vuelta: Taxi Tarapoto agencia - hotel Tarapoto S/10 Tarapoto - Bagua grande, 8h (agencia transporte) S/60 Bagua Grande - Bagua Chica (3 horas) transporte en combi S/15 - S/10 cena, hospedaje S/30, si llega a Bagua grande. Si llega luego de 7pm los carros salen ya al día siguiente Bagua Chica - Saramiriza (8 horas) terrestre camioneta S/120 - Se tiene que almorzar en ruta S/15.00 Saramiriza - Hogar Ugarte 3h bote (fluvial) S/200 Estimado S/340 ida, S/340 vuelta (por confirmar ruta fluvial 3horas) Viáticos estimados: 1,251 PEN 15. Asociación Tajimat Cacao Awajún (Nuevo Progreso - Manseriche- Loreto) Ruta ida: Hogar Nuevo Progreso - Saramiriza 11km, S/40 - mototaxi - (tiempo: 30minutos) Saramiriza - Bagua Chica, (8 horas) terrestre camioneta S/120 - Se tiene que almorzar en ruta S/15.00 Bagua Chica - Bagua Grande (3 horas) transporte en combi S/15 - S/10 cena, hospedaje S/30, si llega a Bagua grande. Si llega luego de 7pm los carros salen ya al dia siguiente Bagua grande - Tarapoto, 8h (agencia transporte) S/60 Taxi Tarapoto agencia - hotel Tarapoto S/10 Ruta vuelta: Taxi Tarapoto agencia - hotel Tarapoto S/10 Tarapoto - Bagua grande, 8h (agencia transporte) S/60 Bagua Grande - Bagua Chica (3 horas) transporte en combi S/15 - S/10 cena, hospedaje S/30, si llega a Bagua grande. Si llega luego de 7pm los carros salen ya al dia siguiente Bagua Chica - Saramiriza (8 horas) terrestre camioneta S/120 - Se tiene que almorzar en ruta S/15.00 Saramiriza - Hogar Nuevo Progreso , 11km, S/40 - mototaxi (tiempo: 30minutos) Ida: S/300, vuelta S/300 = total S/600 Viáticos estimados: 931 PEN Enviar propuesta técnica y económica hasta el día 22 de junio