Spécialiste des opérations retail / Operations Retail Analyst

English version below*** Vous souhaitez contribuer à une aventure collective, entreprendre, tester, apprendre, vous développer et vous challenger ? Nous avons bien plus qu’un emploi pour vous ! Chez NAOS, nous sommes des personnes engagées, qui pensent et agissent différemment. Nous sommes une entreprise utile au monde. Chaque jour, nous nous efforçons d'aimer, de comprendre et de prendre soin du vivant. Nos marques, BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM et ETAT PUR, s'ancrent dans une approche unique : l'écobiologie. C'est ainsi que nous réalisons des innovations révolutionnaires et utiles. Avec une présence dans plus de 100 pays et une communauté de 3 400 NAOSiens, nous avons opté pour un seul site de conception et de fabrication, NAOS Les Laboratoires, à Aix-en-Provence (France), pour maîtriser la qualité et le design unique de nos produits. CE QUE NOUS RECHERCHONS NAOS Amérique du Nord embauche un(e) spécialiste de l'exploitation de la vente au détail pour prendre en charge le traitement des commandes et les opérations quotidiennes des comptes de nos clients. Vos responsabilités Gestion des commandes Gérer le cycle de vie principal du traitement des commandes à travers les canaux de vente : saisie et traitement des commandes, suivi des expéditions, confirmation de livraison, et résolution des écarts ou des retards à mesure qu'ils surviennent. Gérer l'activité quotidienne des prestataires logistiques (3PL) et escalader les problèmes directement avec eux — retards d'expédition, dommages, écarts d'inventaire — jusqu'à leur résolution. Prendre en charge les opérations quotidiennes relatives aux commandes d'un portefeuille de comptes détaillants secondaires et intermédiaires, ainsi que l'intégration des nouveaux clients au fur et à mesure que le portefeuille s'agrandit. Gérer le flux de commandes et la résolution des problèmes pour les comptes de dermatologie et de professionnels de la santé, en offrant un service haut de gamme et personnalisé (« white-glove »). Soutenir les opérations de commande pour les canaux émergents de commerce social et les ententes de vente en consignation. Recouvrement des coûts et conformité Gérer les soumissions de conformité de routine et leur suivi sur les portails des détaillants (EDI 856/945, ASN, OTIF, validation UPC). Enquêter et résoudre les litiges de déductions et de frais de rétrofacturation (chargebacks) via les portails des détaillants au besoin, en déterminant la cause fondamentale avec notre prestataire logistique (3PL) et en assurant le suivi du recouvrement. Gérer les réclamations de fret et le recouvrement des coûts de dommages auprès des transporteurs et de notre prestataire logistique. Identifier et exploiter les occasions de réductions de coûts — mode de transport, emballage, prévention des pénalités de conformité — en créant un pipeline d'économies récurrentes. Processus et amélioration continue Identifier les points de friction récurrents dans les flux de travail des commandes et des litiges, puis proposer des solutions. Maintenir ou élaborer des procédures opérationnelles normalisées (SOP) et des listes de contrôle pour les tâches récurrentes. Soutenir la production de rapports sur les indicateurs clés de performance (KPI) relatifs aux commandes, à la conformité et au recouvrement des coûts. Soutien transversal Servir de point d'escalade pour les problèmes liés aux comptes qui nécessitent un suivi opérationnel, en collaboration avec l'équipe des ventes sur les enjeux qui touchent aux opérations. Agir à titre de remplaçant polyvalent pour le portefeuille de comptes d'un collègue lors de ses absences, assurant ainsi la continuité des flux de travail critiques des détaillants (l'appariement exact pour le remplacement peut varier selon la structure de l'équipe du service à la clientèle). Profil recherché Exigences 2 à 5 ans d'expérience dans les opérations de comptes de vente au détail/commerce électronique, la gestion de commandes ou la résolution de déductions/rétrofacturations. Expérience pratique avec les portails de fournisseurs détaillants et les flux de travail de commandes/conformité basés sur l'EDI. Expérience avec les systèmes ERP ou de gestion des commandes. Fortes compétences en recherche de causes fondamentales et en suivi — à l'aise pour prendre en charge un litige ou un problème, de sa découverte jusqu'à sa résolution. À l'aise pour travailler sur plusieurs plateformes et outils (systèmes de gestion des commandes, portails de fournisseurs détaillants, outils EDI/conformité). Orienté(e) processus, avec un historique éprouvé dans la détection et la correction des lacunes dans les flux de travail. Anglais requis ; ce rôle soutient un portefeuille de comptes 100 % axé sur le marché américain. Atouts Expérience avec SAP. Expérience dans les secteurs des produits de grande consommation (CPG), de la beauté ou des dermocosmétiques. Connaissance des canaux de vente au détail médicaux/professionnels ou de dermatologie. Expérience avec les modèles de commerce social ou de vente en consignation. CE QUE VOUS ALLEZ VIVRE Plus qu'une liste de responsabilités, chez NAOS vous aurez l'occasion d'effectuer diverses missions dans un cadre bienveillant et exigeant permettant la liberté d'être soi-même et le devoir de dire la vérité. Parce que chez NAOS, la façon dont nous faisons les choses est aussi importante que ce que nous faisons. Notre modèle d'entreprise ouvre également une nouvelle voie : nous appartenons à une fondation à but non lucratif. Et demain, nous continuerons à aller là où d'autres ne vont peut-être pas, avec une approche forte centrée sur l'humain, en offrant aux gens un espace pour grandir, en tirant le meilleur parti de leurs talents pour exprimer leur plein potentiel. Rejoignez-nous ! Naos You want to contribute to a collective adventure, undertake, test, learn, develop and challenge yourself? We have (more than) a job for you! At NAOS, we are committed people, who think and act differently. We are a company useful to the world. Everyday, we strive to love, understand and care for the living. Our brands, BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM and ETAT PUR are rooted in a unique approach : Ecobiology. This is how we make breakthrough and useful innovations. With a presence in over 100 countries and a community of 3,400 NAOSians, we have opted for a single design and manufacturing site, NAOS Les Laboratoires, in Aix-en-Provence (France), to control the quality and unique design of our products. WHAT WE ARE LOOKING FOR TNAOS North America is hiring a Retail Operations Specialist to own order fulfillment and day-to-day account operations for a set of US retail accounts What you'll do Order Management Manage the core order fulfillment lifecycle across sales channels: order entry and processing, shipment tracking, delivery confirmation, and resolving discrepancies or delays as they arise Manage day-to-day 3PL activity and escalate issues directly with providers — shipping delays, damages, inventory mismatches — until they're resolved Own day-to-day order operations for a portfolio of secondary and mid-tier retail accounts, plus new-client onboarding as the account base grows Manage order flow and issue resolution for dermatology and medical professional accounts, providing high-touch, white-glove service Support order operations for emerging social-commerce channels and consignment arrangements Cost Recovery & Compliance Handle routine compliance submissions and tracking across retailer vendor portals (EDI 856/945, ASN, OTIF, UPC validation) Investigate and resolve deduction and chargeback disputes through retailer vendor portals as needed, root-causing issues with our third-party logistics provider and tracking recovery Manage freight claims and damage cost recovery with carriers and our logistics provider Identify and pursue cost-saving opportunities — transport mode, packaging, compliance-penalty avoidance — building a recurring savings pipeline Process & Continuous Improvement Identify recurring friction points in order and dispute workflows and propose fixes Maintain or build SOPs and checklists for recurring tasks Support reporting on order, compliance, and cost-recovery KPIs Cross-Functional Support Act as an escalation point for account-related issues that require operational follow-through, partnering with the sales team on issues that cross into operations Serve as cross-trained backup for a peer's book of accounts during absences, ensuring continuity on time-sensitive retailer workflows (exact backup pairing may shift based on customer service team structure) What you bring Required 2–5 years of experience in retail/e-commerce account operations, order management, or deduction/chargeback resolution Hands-on experience with retailer vendor portals and EDI-based order/compliance workflows Experience with ERP or order-management systems Strong root-cause investigation and follow-through skills — comfortable owning a dispute or issue from discovery to resolution Comfortable working across multiple platforms and tools (order-management systems, retailer vendor portals, EDI/compliance tools) Process-oriented, with a track record of spotting and fixing workflow gaps English required; this role supports a 100% US-market account base Preferred SAP experience Experience in CPG, beauty, or dermocosmetics industries Familiarity with medical/professional or dermatology retail channels Experience with social-commerce or consignment retail models WHAT YOU WILL EXPERIENCE More than a list of responsibilities, at NAOS you will have the opportunity to carry out various missions in a benevolent and demanding framework enabling freedom to be oneself and duty to speak the truth. Because at NAOS, the way we do things is as important as the things we do. Our business model too, paves a new way: we are owned by a non-profit foundation. And tomorrow we will continue to go where others might not go, with a strong human centric approach, offering people space to grow, making the most of their talents to express their full potential. Join us ! Naos