Асистент керівника

Опис

Шукаємо асистента/ку заступниці виконавчого директора, який/яка допомагатиме організовувати робочий графік керівниці, координувати виконання доручень, готувати зустрічі та забезпечувати належний рух документів.
Роль передбачає постійну взаємодію з адміністративною, IT, фінансовою, юридичною, закупівельною, HR та проєктними командами. Асистент/ка має допомагати збирати необхідний контекст, контролювати строки та забезпечувати своєчасне повернення до робочих питань.

Вимоги

• досвід роботи асистентом/кою керівника, адміністративним асистентом/кою, координатором/кою або офіс-менеджером;
• вища або незакінчена вища освіта;
• грамотна усна та письмова українська мова;
• впевнене користування Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive та SharePoint;
• навички ведення календаря, організації зустрічей і роботи з документами;
• уміння структурувати значний обсяг інформації та визначати пріоритетність завдань;
• уважність до деталей, системність і відповідальне ставлення до строків;
• уміння чітко, коректно та доброзичливо комунікувати з колегами і зовнішніми партнерами;
• готовність самостійно уточнювати інформацію та збирати необхідний контекст;
• дотримання конфіденційності та правил ділової етики.

Обов’язки

• ведення й актуалізація робочого календаря керівниці;
• планування внутрішніх і зовнішніх зустрічей;
• погодження часу з учасниками, підготовка порядку денного та необхідних матеріалів;
• збір і систематизація інформації до зустрічей та робочих обговорень;
• фіксація доручень, домовленостей, відповідальних осіб і строків;
• контроль виконання доручень та підготовка стислих статусів для керівниці;
• підготовка проєктів листів, службових записок, супровідних повідомлень та інших документів;
• перевірка комплектності документів перед погодженням або підписанням;
• координація процесу погодження, підписання та передавання документів;
• опрацювання вхідних запитів і збір необхідного контексту перед передаванням питання керівниці;
• координація взаємодії між адміністративною, IT, фінансовою, юридичною, закупівельною, HR та проєктними командами;
• ведення робочих реєстрів, переліків завдань і документів;
• організаційна підтримка відряджень, зовнішніх зустрічей і робочих заходів;
• актуалізація внутрішніх інструкцій, контактів та інформації за напрямами роботи керівниці.

Буде плюсом

• досвід роботи у громадській організації, IT-компанії або проєктному середовищі;
• досвід взаємодії з донорами, партнерами, підрядниками або державними органами;
• знання англійської мови на рівні Intermediate або вище;
• досвід роботи із системами електронного документообігу;
• досвід підготовки протоколів, підсумків зустрічей та контролю наступних кроків;
• розуміння адміністративних, закупівельних або договірних процесів;
• досвід організації відряджень, заходів чи зовнішніх зустрічей;
• уміння готувати короткі інформаційні довідки та зведення для керівництва.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна винагорода з прив’язкою до валютного курсу;
• Робота, що сприяє розвитку України;
• Професійний колектив. Позитивна робоча атмосфера;
• Оплачувана відпустка та лікарняний;
• Можливості професійного зростання;
• Робота в офісі в Києві та гібридно.