Administrateur(trice) Aux Réclamations/claims Administrator

Titre du poste: Administrateur(trice) aux réclamations

Description du poste

Ladministrateur(trice) aux réclamations agit comme un lien essentiel entre léquipe de garantie, les clients et le Centre danalyse technique des matériaux (TMAC). Cette role traite et suit les réclamations de garantie, tout en produisant des rapports et en coordonnant les activités entre plusieurs départements afin dassurer lexactitude et lefficacité de la gestion des réclamations. Léquipe est organisée par région (Canada et États-Unis) et joue un rôle clé dans le maintien de la satisfaction des clients et la réduction des risques financiers.

Responsabilités

• Examiner et traiter les réclamations de garantie ouvertes, incluant un volume denviron 3 000 réclamations actives.
• Enquêter sur les écarts dans les dossiers de réclamation, notamment les numéros de pièces incorrects, les numéros de véhicules (autobus) erronés et les réclamations non admissibles.
• Collaborer étroitement avec les responsables de la garantie pour valider les réclamations et déterminer les décisions dapprobation ou de refus.
• Analyser lhistorique des réclamations afin de vérifier lexactitude, la cohérence et la conformité des informations.
• Saisir et gérer les données de réclamation dans les systèmes ERP, actuellement SAP, avec une transition prévue vers Dynamics 365.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers de véhicules et les réclamations associées dans le système ERP.
• Traiter environ 80 nouvelles entrées de véhicules par mois en fonction de la production.
• Attribuer les codes appropriés pour assurer le suivi des pièces retournées au TMAC, soit environ 16 000 pièces par année.
• Garantir un codage et un suivi rigoureux de létat des réclamations et des pièces.
• Générer des rapports hebdomadaires pour les besoins internes (par exemple, BDI, gouvernance).
• Exporter et analyser les données à laide dExcel et/ou Power BI pour soutenir la prise de décision et les exigences de reporting.
• Agir comme point de contact entre les responsables de la garantie, le TMAC et les équipes internes.
• Répondre aux courriels et les prioriser, provenant des clients et des différents départements internes.
• Communiquer avec les clients au besoin, notamment pour des questions de comptes ou de création de comptes.
• Préparer la documentation douanière et dexpédition pour les pièces traversant les frontières.
• Créer et gérer la documentation pour les envois vers diverses destinations.
• À moyen terme, coordonner les collectes de pièces sous garantie, incluant la création de comptes sur les plateformes de transporteurs.

Compétences Essentielles

• Détenir un diplôme détudes collégiales (DEC) complété.
• Posséder de 2 à 5 ans dexpérience dans un rôle clérical ou administratif au sein dun environnement manufacturier.
• Avoir une expérience concrète en traitement de réclamations, en facturation ou en préparation de documentation douanière.
• Maîtriser les systèmes ERP, tels que SAP, Dynamics ou des solutions similaires..
• Maîtriser les outils Microsoft Office à un niveau intermédiaire, particulièrement Excel (fonctions VLOOKUP et tableaux croisés dynamiques).
• Utiliser efficacement Word et Outlook pour la rédaction de documents et la gestion des courriels.

Compétences Supplémentaires & qualifications

• Expérience préalable avec Dynamics 365, notamment pour la gestion des données et des processus de réclamation.
• Connaissance de Power BI pour lanalyse de données et la production de rapports visuels.
• Expérience dans des entreprises de transport, daérospatiale ou de fabrication, incluant des organisations similaires à Paccar.
• Capacité à travailler avec un volume élevé de données et de réclamations tout en maintenant une grande rigueur et une attention aux détails.
• Aptitude à communiquer de façon claire et professionnelle avec des interlocuteurs internes et externes.
• Sens de lorganisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en évolution.

Environnement De Travail

Le poste se déroule dans un environnement hybride, avec actuellement deux jours au bureau (lundi et mardi) et une transition prévue vers un modèle entièrement en présentiel à temps plein. Les heures de travail offrent une certaine flexibilité, avec une arrivée entre 7 h 00 et 8 h 30 et une fin de journée adaptée à la durée normale dune semaine de travail. Le rôle implique lutilisation quotidienne de systèmes ERP (SAP et, à terme, Dynamics 365), des outils Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et potentiellement de Power BI pour lanalyse de données. Le travail se fait dans un contexte manufacturier structuré, en étroite collaboration avec les équipes de garantie, de logistique et danalyse technique, ainsi quavec des interlocuteurs au Canada et aux États-Unis.

Type de poste & Emplacement

Ce poste Contract est basé à Saint-Eustache, QC.

Taux de rémunération & Avantages

La fourchette salariale associée à ce poste est de $31.51 - $35.42/hr.

La rémunération individuelle offerte pour ce poste, à lintérieur de cette fourchette, dépendra de nombreux facteurs, notamment les qualifications, les compétences, lexpérience pertinente, la connaissance du poste, la localisation géographique, léquité interne ainsi que dautres facteurs pertinents liés au poste.

Type de milieu de travail

Il s'agit d'un poste hybrid, situé à Saint-Eustache,QC.

---

Job Title: Claims Administrator

Job Description

The Claims Administrator serves as a key liaison between the Warranty team, clients, and the Technical Material Analysis Center (TMAC). This role is responsible for validating, processing, and tracking warranty claims, while producing reports and coordinating activities across departments to ensure accuracy and efficiency in claim management. The team is organized by region (Canada and U.S.) and plays a critical role in maintaining client satisfaction and minimizing financial risk.

Responsibilities

• Review and process open warranty claims, managing a volume of approximately 3,000 active claims.
• Investigate discrepancies in claim files, including incorrect part numbers, incorrect bus or vehicle numbers, and ineligible claims.
• Work closely with Warranty Managers to validate claims and determine outcomes, including approvals and denials.
• Analyze claim history to verify accuracy, consistency, and compliance of information.
• Enter and manage claim data within ERP systems, currently SAP, with a planned transition to Dynamics 365.
• Maintain and update vehicle records and related claims within the ERP system.
• Process approximately 80 new vehicle entries per month based on production volumes.
• Assign appropriate codes to track parts returned to TMAC, covering roughly 16,000 parts annually.
• Ensure proper coding and tracking of claim status and parts status.
• Generate weekly reports for internal stakeholders, including governance and performance-related reporting.
• Export and analyze data using Excel and/or Power BI to support decision-making and reporting requirements.
• Act as a point of contact between Warranty Managers, TMAC, and internal teams.
• Respond to and triage emails from clients and internal departments, ensuring timely follow-up.
• Communicate with clients when needed, including issues related to accounts or account creation.
• Prepare customs and shipping documentation for parts crossing borders.
• Create and manage documentation for shipments to various locations.
• In the future, coordinate part pickups under warranty, including creating accounts on carrier platforms.

Essential Skills

• Completed college-level diploma (DEC) required.
• 25 years of experience in a clerical or administrative role within a manufacturing environment.
• Hands-on experience with claims processing, invoicing, or customs documentation.
• Experience working with ERP systems such as SAP, Dynamics, or similar platforms.
• Intermediate proficiency with Microsoft Office, particularly Excel (including VLOOKUP and Pivot Tables).
• Effective use of Word and Outlook for document creation and email management.

Additional Skills and Qualifications

• Previous experience with Dynamics 365, especially for data management and claims processes.
• Knowledge of Power BI for data analysis and creation of visual reports.
• Experience in transportation, aerospace, or manufacturing companies, including organizations similar to Paccar.
• Ability to work with high volumes of data and claims while maintaining strong attention to detail and accuracy.
• Strong communication skills with the ability to interact professionally with internal and external stakeholders.
• Organizational skills and the ability to manage multiple files simultaneously in a changing environment.

Work Environment

This position is based in a hybrid work environment, currently requiring two days in the office (Monday and Tuesday) with a planned transition to a full-time onsite model. Working hours offer some flexibility, with a start time between 7:00 and 8:30 a.m. and an end of day aligned with a standard full work week. The role involves daily use of ERP systems (SAP and, in future, Dynamics 365), Microsoft Office tools (Excel, Word, Outlook), and potentially Power BI for data analysis. The work is carried out in a structured manufacturing context, in close collaboration with warranty, logistics, and technical analysis teams, as well as stakeholders across Canada and the United States.

Job Type & Location

This is a Contract position based out of Saint-Eustache, QC.

Pay and Benefits

The pay range for this position is $31.51 - $35.42/hr.

Individual compensation offered for this position within this range will depend on many factors, including qualifications, skills, relevant experience, job knowledge, geographic location, internal equity, and other pertinent job-related factors.

Workplace Type

This is a hybrid position in Saint-Eustache,QC.

À propos d'Aston Carter

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, lacquisition de talents, les achats, la chaine dapprovisionnement, et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de lindustrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre vaste réseau pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Aston Carter est au service dun grand nombre dentreprises du classement Fortune 500. Nous sommes fiers davoir remporté la désignation « Prix Platine » dans le cadre des prix Best of Staffing® Client et Talent décernés par ClearlyRated.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de légalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de lâge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut dancien combattant, dun handicap, de lorientation sexuelle, de lidentité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande daccommodement raisonnable, tel que la modification ou lajustement du processus de demande demploi ou dentrevue à cause dun handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître dautres options daccommodement.

Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada Québec)
Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada Québec)

Ordonnance sur légalité des chances de San Francisco: Conformément à lOrdonnance sur légalité des chances de San Francisco, pour tous les postes situés dans la ville et le comté de San Francisco, nous examinerons les candidatures des personnes qualifiées ayant un casier judiciaire ou des antécédents criminels.

Utilisation de lintelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser lintelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus dembauche, notamment la recherche, la présélection et lévaluation des candidatures. LIA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à laide doutils dIA.

About Aston Carter

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® Platinum Award winner for both client and talent service.

The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options.

Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada Quebec)
Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada Quebec)

San Francisco Fair Chance Ordinance: Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, for all positions located in the city and county of San Francisco, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.

Use of Artificial Intelligence (AI): We may use Artificial Intelligence (AI) to support parts of our hiring process, including sourcing, screening, and evaluating candidates. AI helps assess applications and qualifications, but final decisions are made by our hiring team. By applying, you acknowledge and agree that your application may be reviewed using AI tools.