ADMINISTRATEUR(TRICE) DES VENTES

Sika Cameroun Sarl est une entreprise qui a été fondée en 2016. Au Cameroun, elle est leader dans le développement et la production de systèmes et de produits pour le collage, l’étanchéité, le scellement, le renforcement et la protection dans les secteurs de la construction et de l’industrie.

MISSION DU POSTE :

Le/la titulaire du poste a pour mission d’assurer la gestion complète et sécurisée des opérations d'administration des ventes depuis la réception des commandes jusqu'au paiement client, en garantissant la qualité du service rendu, la conformité documentaire, le respect des procédures internes et des exigences réglementaires ainsi que la satisfaction des clients locaux et export.

Le titulaire du poste contribue à la fluidité du processus commercial, à l'optimisation du cycle Order-to-Cash et au développement des ventes nationales et internationales.

ACTIVITES & TACHES PRINCIPALES :

A. Gestion des commandes et du service client :

• Établir les devis clients locaux et export en tenant compte des disponibilités produits.
• Enregistrer, contrôler et traiter les commandes clients dans l'ERP.
• Assurer le suivi administratif des commandes jusqu'à leur clôture.
• Informer les clients de l'état d'avancement de leurs commandes.
• Coordonner les opérations avec les équipes commerciales, logistiques et financières.
• Traiter les réclamations administratives liées aux commandes, livraisons et facturations.
• Garantir le respect des conditions commerciales et tarifaires en vigueur.

B. Facturation et suivi administratif des ventes :

• Émettre les factures conformément aux procédures internes et aux exigences réglementaires.
• Vérifier la conformité des données commerciales avant facturation.
• Suivre les avoirs, ristournes, remises de fin d'année (RFA) et autres ajustements commerciaux.
• Assurer le classement physique et numérique des documents commerciaux.
• Veiller à la disponibilité et à la traçabilité des documents de vente.

C. Gestion des ventes à l'export :

• Réceptionner, enregistrer et suivre les commandes export.
• Coordonner les formalités préalables à l'expédition des marchandises.
• Assurer le suivi des inspections, certificats et contrôles requis.
• Participer au suivi du chargement des conteneurs et des opérations d'expédition.
• Établir et contrôler les documents export : factures commerciales, packing lists, certificats et autres documents requis.
• Organiser et suivre les expéditions documentaires via courrier express (DHL ou équivalent).
• Assurer la communication continue avec les clients internationaux concernant la documentation et les modifications éventuelles.
• Constituer et archiver les dossiers export physiques et électroniques conformément aux procédures de contrôle interne.
• Veiller au respect des réglementations douanières, commerciales et documentaires applicables aux opérations export.

D. Gestion des ventes triangulaires et conformité :

• Collecter l'ensemble des documents nécessaires à la constitution des dossiers de ventes triangulaires.
• Préparer et transmettre les demandes d'autorisation conformément aux exigences Groupe.
• Assurer le suivi des validations et des autorisations requises.
• Réaliser l'appurement des dossiers et la clôture documentaire.
• Garantir la conformité des opérations avec les procédures internes, les règles de compliance et les exigences d'audit

E. Suivi des paiements et support au recouvrement :

• Assurer le suivi administratif des paiements clients.
• Participer aux actions de relance et de recouvrement en collaboration avec la comptabilité et les équipes commerciales.
• Contribuer à la réduction des créances échues.
• Assurer l'ouverture et la mise à jour des comptes clients.

F. Reporting, contrôle interne et amélioration continue :

• Élaborer et transmettre les prévisions de ventes.
• Produire les reportings et indicateurs relatifs aux activités ADV.
• Participer aux contrôles internes périodiques.
• Contribuer à la fiabilité des données dans SAP et les outils de gestion.
• Identifier les axes d'amélioration des processus administratifs et commerciaux.
• Participer aux projets d'optimisation du service Customer Service.

G. Qualité, Sécurité, Hygiène et Environnement :

• Respecter les procédures QHSE applicables à l'entreprise.
• Appliquer les règles de sécurité et de conformité en vigueur.
• Participer aux formations obligatoires et aux actions d'amélioration continue.

Qualifications / Formation :

• Minimum Bac +3 en Commerce International, Gestion Commerciale, Logistique, Administration des Entreprises, Finance ou discipline équivalente.

Expérience :

• Minimum 2 à 5 années d'expérience en Administration des Ventes, Customer Service, Commerce International ou Supply Chain.
• Une expérience significative en gestion export constitue un atout majeur.
• Une expérience dans un environnement industriel ou multinational est fortement appréciée.

Compétences techniques :

• Maîtrise des processus Administration des Ventes.
• Bonne connaissance des Incoterms et des procédures export.
• Connaissance des techniques de facturation et de recouvrement.
• Bonne compréhension des processus logistiques et supply chain.
• Maîtrise de SAP ou d'un ERP équivalent.
• Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques.
• Connaissance des principes de contrôle interne.
• Bonne capacité d'analyse des données commerciales.

Compétences comportementales :

• Sens du service client.
• Rigueur et fiabilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Réactivité.
• Esprit d'équipe.
• Capacité à travailler sous pression.
• Orientation résultats.
• Sens des responsabilités.

Compétences organisationnelles :

• Gestion efficace des priorités.
• Respect des délais.
• Gestion simultanée de plusieurs dossiers.
• Capacité à structurer et sécuriser la documentation.

Compétences transversales :

• Communication interfonctionnelle.
• Résolution de problèmes.
• Analyse et synthèse.
• Adaptabilité.
• Sens du contrôle et de la conformité.
• Amélioration continue.

Compétences linguistiques :

• Français : courant.
• Anglais : professionnel écrit et oral.
• La maîtrise d'une autre langue constitue un atout.

Indicateurs de performance (KPI) :

• Qualité de service : Taux de commandes traitées dans les délais, Taux de satisfaction clients, Nombre de réclamations administratives.
• Performance opérationnelle : Taux de commandes livrées sans incident, Délai moyen de traitement des commandes, Délai moyen de facturation.
• Qualité documentaire et conformité : Taux d'erreurs sur les commandes et factures, Nombre de non-conformités documentaires export, Taux de conformité des dossiers de ventes triangulaires, Résultats des contrôles internes et audits.
• Performance financière : Niveau des créances échues du portefeuille suivi, Taux de recouvrement, Fiabilité des prévisions de ventes.

CONDITIONS PARTICULIÈRES :

• Travail majoritairement en environnement de bureau.
• Forte interaction avec des interlocuteurs internes et externes.
• Respect strict des exigences de conformité et de contrôle interne.
• Disponibilité ponctuelle en fonction des impératifs d'expédition et des échéances commerciales.
• Participation aux formations Groupe obligatoires.

Nous offrons des salaires compétitifs, alignés sur les références du marché local et sur la portée et les responsabilités spécifiques de chaque poste. La rémunération est déterminée en fonction des compétences requises pour le poste, du niveau d'études et/ou de formation. Nous nous engageons à appliquer des pratiques salariales justes et équitables, conformément aux lois et réglementations en vigueur.