Ambtelijk Secretaris Examencommissies

Ben jij een nauwkeurige organisator die moeiteloos schakelt tussen regelgeving, processen en mensen? Dit is je kans om bij de meest duurzame hogeschool van Nederland te komen werken! De afdeling Onderwijs & Onderzoek De opleidingen op onze hogeschool worden ondersteund door verschillende stafafdelingen, waaronder Onderwijs & Onderzoek. De afdeling ondersteunt op het gebied van kwaliteit en innovatie in het onderwijs en onderzoek en werkt locatie-overstijgend. De afdeling bestaat uit drie teams: de mediatheek, een locatieteam Velp en een locatieteam Leeuwarden. Elk locatieteam bestaat uit onder andere studentdecanen, onderwijskundigen, kwaliteitszorgmedewerkers, beleidsmedewerkers en ambtelijk secretarissen examencommissies. Jij bent de ideale kandidaat! Als ambtelijk secretaris examencommissies ben je iemand die zorgvuldig en nauwgezet is, goed kan luisteren en essentiële informatie snel en adequaat kan verwerken. Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau en je bent in staat om alle relevante informatie, met betrekking tot de betreffende opleidingen en de geldende regelingen bij het studeren, zoals de Onderwijs- en Examenregeling en het huishoudelijk reglement van de examencommissies, je snel eigen te maken. Je legt makkelijk contact en bent benaderbaar. Je bent analytisch sterk. Je schakelt moeiteloos van het Nederlands naar het Engels en weet je in beide talen, zowel mondeling als schriftelijk goed uit te drukken. De ambtelijk secretaris ondersteunt de werkzaamheden van de examencommissie op secretarieel, procedureel en juridisch gebied. De werkzaamheden bestaan uit: Vergaderingen voorbereiden; Het voorbereiden en gereed maken voor besluitvorming van verzoeken en klachten; Voeren en bewaken van de correspondentie; Bewaken van de jurisprudentie en afstemming met collega’s en andere (ambtelijk) secretarissen examencommissies in HVHL-verband en mogelijk daarbuiten; Beheer van de mailbox; Bijdrage leveren aan opstellen van het jaarverslag; Zorgdragen voor (digitale) archivering; Actualiseren en aanpassen van het huishoudelijk reglement; Waar mogelijk standaardiseren van processen en formulieren in overleg met de examencommissie; Deelname aan vergaderingen en andere overlegvormen; Het bijhouden van een besluitenlijst samen met het dagelijks bestuur; Verslaglegging van de examencommissievergaderingen; Het bijwonen van de vergaderingen van het Breed Overleg Examencommissies (BOE). Hogeschool Van Hall Larenstein Hogeschool Van Hall Larenstein (HVHL) is de duurzaamste hogeschool van Nederland met een internationale focus. HVHL leidt studenten op tot ambitieuze en innovatieve professionals die bijdragen aan het verduurzamen van de wereld. Vanuit het Instellingsplan ‘Groeien als experts in transitie’ (2022–2027) werken wij doelgericht aan de verdere ontwikkeling van ons onderwijs, onderzoek en organisatie. Onze kernwaarden vertalen wij naar concreet gedrag. We doen het samen en we gaan voor transitie, dat vraagt flexibiliteit. We kunnen inspelen op verandering, nieuwe werkwijzen omarmen en effectief blijven in een dynamische omgeving. We streven naar excellentie door kwaliteit centraal te stellen in onderwijs en onderzoek en continu te werken aan verbetering. En we lopen in de voorhoede door innovatief te handelen: vernieuwing initiëren, kansen signaleren en ideeën omzetten in toepasbare oplossingen. Bij HVHL verwachten we dat professionals niet alleen bijdragen aan inhoud, maar ook zichtbaar eigenaarschap tonen in samenwerking, kwaliteit, wendbaarheid en vernieuwing. Wat bieden we jou? HVHL is een relatief kleine hogeschool met grote ambities. We kennen elkaar en samen met je collega’s draag jij bij aan een meer duurzame wereld én kan jij het verschil maken. Een jaarcontract met een salaris van minimaal €3.502,78 en maximaal €5.154,67 bruto per maand (schaal 9 van de cao-hbo) bij een fulltime werkweek. Het gaat hier om een positie voor 20 uur per week. Jouw ontwikkeling, zowel professioneel als persoonlijk, vinden wij belangrijk. HVHL biedt via MyAcademy trainingen en cursussen voor medewerkers en teams. HVHL vindt het belangrijk dat iedere medewerker kan werken aan duurzame inzetbaarheid, hiervoor zijn DI-uren beschikbaar. Vanzelfsprekend faciliteren wij de middelen zodat jij je werk goed kan uitvoeren zoals een laptop en een smartphone. Onze arbeidsvoorwaarden zijn conform cao-hbo, dit zijn onder andere: Eindejaarsuitkering van 8,3% en jaarlijks 8% vakantiegeld. Pensioen bij ABP. 53 vakantiedagen per jaar bij een volledige werkweek. Daarnaast heeft HVHL je nog een aantal aanvullende voorwaarden zoals: NS-businesscard, voor andere manieren van reizen ontvang je een reiskostenvergoeding. Fietsplan. Je kunt gebruik maken van een collectieve ziektekostenverzekering. “Welkom aan Boord bij HVHL” programma voor al onze nieuwe medewerkers. Nieuwsgierig geworden? Bekijk onze website https://www.hvhl.nl/ om een indruk te krijgen van Hogeschool Van Hall Larenstein. Heb je vragen? Bel dan met Angelique Kuiper, Teamleider Onderwijs & Onderzoek, op telefoonnummer 06 1356 3117. Sollicitatieprocedure We hebben de sollicitatieprocedure alvast voorbereid, zodat jij hier ook rekening mee kan houden in je agenda. Je kunt tot en met 30 augustus op deze vacature reageren via de sollicitatiebutton. Je ontvangt na het sluiten van de procedure een reactie op jouw sollicitatie. De eerste gesprekken staan gepland op 9 september in de middag. Indien je wordt uitgenodigd voor een tweede gesprek, dan staat deze gepland op vrijdag 18 september in de ochtend. Deze procedure staat gelijktijdig ook intern uit waarbij interne kandidaten bij gebleken geschiktheid voorrang hebben op externe kandidaten. Wij vragen nieuwe medewerkers om bij indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen. De kosten hiervoor worden vergoed. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.