Assistant Administratif RH/HR Administrative Assistant

Titre du poste: Assistant administratif RH

Description du poste

Ce poste est une opportunité de rejoindre une équipe dynamique, de contribuer à une gestion efficace des ressources humaines, et de participer à diverses tâches administratives essentielles au bon fonctionnement du département et de l'entreprise.

Responsabilités

• Gestion des feuilles de temps : Assurer l'approbation des feuilles de temps des employés dans les délais requis. Vérifier l'utilisation correcte des codes spécifiques dans les feuilles de temps. S'assurer que les feuilles de temps sont transférées dans le système SAP. Fournir une formation sur les feuilles de temps aux nouveaux employés pour centraliser cette tâche et alléger la charge de travail des assistants administratifs.
• Administration des dossiers des employés : Créer, mettre à jour et fermer les dossiers des employés dans les systèmes (SuccessFactors/SAP). Scanner, classer et archiver les documents dans les dossiers des employés (à la fois électroniques et physiques).
• Gestion de la boîte de réception RH : Examiner les courriels reçus dans la boîte aux lettres RH, les distribuer aux contacts appropriés et répondre aux employés dans les délais prescrits. Envoyer des communications internes RH aux employés.
• Soutien à l'équipe des ressources humaines : Accueillir et diriger les employés visitant le département des ressources humaines. Fournir un soutien administratif aux membres de l'équipe RH pour diverses tâches, y compris la gestion des fichiers et la préparation de documents administratifs. Produire divers rapports selon les besoins de l'équipe. Gérer la facturation et la réconciliation des cartes de crédit. Suivre les programmes de reconnaissance de l'ancienneté, les années de service, les cadeaux de naissance et les reconnaissances de deuil. Mettre à jour l'organigramme sur une base mensuelle. Participer à l'organisation d'activités d'entreprise et de divers projets RH. Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.

Compétences Essentielles

• Soutien administratif
• Saisie de données
• Service à la clientèle
• 3+ années d'expérience administrative
• Expérience de travail avec plusieurs gestionnaires ou employés
• Compétences Excel
• Ressources humaines

Compétences Supplémentaires & qualifications

• Diplôme collégial en administration ou dans un domaine connexe.
• Minimum de 3 ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire.
• Bonne connaissance des outils logiciels de bureau.
• Solides compétences organisationnelles, souci du détail et rigueur administrative.
• Autonomie, dynamisme et plaisir de travailler en équipe.
• Capacité à prioriser les tâches, à s'adapter facilement aux changements et à être à l'aise de travailler dans un environnement à rythme rapide.

Environnement De Travail

Structure de l'équipe : Rapporte à l'équipe RH / Nicolas. Membre des équipes RH et administration. Équipe RH : 6 employés. Équipe administration : 4 employés. Horaires de travail : Lundi au vendredi de 9h00 à 15h00, flexibilité disponible. 3-4 jours au bureau (mardi, jeudi + un jour de choix). Semaine de travail de 40 heures. Période de formation : ~1 mois, avec flexibilité pour hybride/télétravail pendant la formation.

Type de poste & Emplacement

Ce poste Contract est basé à Saint-Jean-Sur-Richelieu, QC.

Taux de rémunération & Avantages

La fourchette salariale associée à ce poste est de $29.00 - $34.00/hr.

La rémunération individuelle offerte pour ce poste, à lintérieur de cette fourchette, dépendra de nombreux facteurs, notamment les qualifications, les compétences, lexpérience pertinente, la connaissance du poste, la localisation géographique, léquité interne ainsi que dautres facteurs pertinents liés au poste.

Type de milieu de travail

Il s'agit d'un poste hybrid, situé à Saint-Jean-Sur-Richelieu,QC.

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Job Title: HR Administrative Assistant

Job Description

This position is an opportunity to join a dynamic team, contribute to effective human resources management, and participate in various administrative tasks essential to the smooth functioning of the department and the company.

Responsibilities

• Timesheet Management: Ensure that employee timesheets are approved within the required deadlines. Verify the proper use of specific codes in timesheets. Ensure timesheets are transferred into the SAP system. Provide timesheet training to new employees to centralize this task and lighten the workload of the administrative assistants.
• Employee File Administration: Create, update, and close employee files in the systems (SuccessFactors/SAP). Scan, file, and archive documents in employee files (both electronic and physical).
• Human Resources Inbox Management: Review emails received in the HR mailbox, distribute them to the appropriate contacts, and respond to employees within prescribed timelines. Send internal HR communications to employees.
• Support to the Human Resources Team: Welcome and direct employees visiting the HR department. Provide administrative support to HR team members for various tasks, including file management and preparation of administrative documents. Produce various reports as required by the team. Handle invoicing and credit card reconciliation. Track seniority, recognition programs, years of service, baby gifts, and bereavement acknowledgments. Update the organizational chart on a monthly basis. Participate in organizing corporate activities and various HR projects. Perform any other related tasks as needed.

Essential Skills

• Administrative support
• Data entry
• Customer service
• 3+ years of administrative experience
• Experience working with multiple managers or employees
• Excel skills
• Human resources

Additional Skills and Qualifications

• College diploma in administration or a related field.
• Minimum of 3 years of relevant experience in a similar role.
• Strong knowledge of office software tools.
• Strong organizational skills, attention to detail, and administrative rigor.
• Autonomous, dynamic, and enjoys working in a team.
• Ability to prioritize tasks, adapt easily to change, and be comfortable working in a fast-paced environment.

Work Environment

Team Structure: Reports to the HR team. Member of both the HR and Admin teams. HR team: 6 employees. Admin team: 4 employees. Work hours: Monday to Friday, 9:0015:00, flexibility available. 3-4 days in office (Tuesday, Thursday + one day of choice). 40-hour work week. Training period: ~1 month, with flexibility for hybrid/WFH during training.

Job Type & Location

This is a Contract position based out of Saint-Jean-Sur-Richelieu, QC.

Pay and Benefits

The pay range for this position is $29.00 - $34.00/hr.

Individual compensation offered for this position within this range will depend on many factors, including qualifications, skills, relevant experience, job knowledge, geographic location, internal equity, and other pertinent job-related factors.

Workplace Type

This is a hybrid position in Saint-Jean-Sur-Richelieu,QC.

À propos d'Aston Carter

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, lacquisition de talents, les achats, la chaine dapprovisionnement, et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de lindustrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre vaste réseau pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Aston Carter est au service dun grand nombre dentreprises du classement Fortune 500. Nous sommes fiers davoir remporté la désignation « Prix Platine » dans le cadre des prix Best of Staffing® Client et Talent décernés par ClearlyRated.

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