Assistante / Assistant commercial & administratif

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’industrie et de la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 11 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires. 

Votre équipe :

L'agence de Le Haillan, située en périphérie de Bordeaux, compte près de 100 personnes et intervient sur les différentes activités du groupe.
Vous serez rattaché à l’entité Eau et Aménagement des Territoires forte d'une cinquantaine de personnes réparties en cinq pôles d’expertise touchant aux domaines de l'eau, de l'environnement et de l'aménagement du territoire, que ce soit en étude ou en maitrise d'oeuvre.

Au sein du pôle assistanat composé de 3 personnes, vous serez rattaché au directeur de l'agence de Bordeaux, agence principalement orientée sur les activités de maitrise d’œuvre, vous interviendrez sur les missions suivantes :

Vos missions :

• Assistance Commerciale

• Téléchargement et transmission des DCE, échanges avec les partenaires (architectes, paysagistes…)
• Préparation des dossiers de candidature, des offres et des pièces contractuelles
• Participation au montage du dossier technique : élaboration du cadre du mémoire technique et des tableaux d’honoraires avec l’appui des responsables techniques
• Dépôt des candidatures & offres sur les plateformes dédiées
• Suivi et mise à jour de notre outil commercial CRM (REFLEX)
• Mise à jour des CV et des références

• Assistance Administrative

• Emission et suivi des facturations aux clients,
• Rédaction et mise en forme de documents, présentations
• Organisation de réunions et support aux équipes, réservation de salles…
• Gestion des fiches de mouvement de personnel (matériels, équipements, informatique…)
• Assistance aux contrôleurs de travaux dans le suivi des situations de travaux des entreprises de BTP
• Appui au suivi du process Qualité SMART (relance de saisie des imputations, des carnets de mission…)
• Accueil téléphonique et physique

De formation BAC+2 minimum en gestion administrative, ou commerciale ou assistanat de direction vous disposez de minimum 3 ans d'expérience sur des missions similaires.

Une connaissance du code des marchés publics et des marchés de travaux du BTP serait apprécié.

Vous êtes reconnu pour votre rigueur dans la réalisation de vos missions, l'organisation de votre travail. Vous serez en relation directe avec nos clients, c'est pourquoi la ponctualité est la clé pour répondre à leurs demandes par téléphone, ainsi qu'une aisance rédactionnelle à l'écrit pour les différentes missions s'y afférent.

Vous serez amené à utiliser le pack office, teams, et logiciels métiers (SAP, CHORUS..etc.).

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

• Echange téléphonique RH
• Entretien avec un manager opérationnel
• Entretien avec un recruteur