Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit, remote in Deutschland

Phinorm UG (haftungsbeschränkt) · 30–40 Std./Woche · remote in Deutschland, Arbeitsplatz in Berlin verfügbar · unbefristet · ab sofort · 48.000–60.000 € brutto/Jahr auf Vollzeitbasis, anteilig

Über Phinorm

Phinorm macht bestehende Radare besser darin, kleine Drohnen zu erkennen. Unsere Software Featherlight ersetzt die Signalverarbeitung im Radar: mehr Reichweite und weniger Fehlalarme, ohne neue Hardware. Wir sind ein Startup mit Gründerteam in Deutschland und den USA, Entwicklung in Berlin und Partnern in Europa (inkl. Ukraine), den USA und Israel.

Wir bauen diese Technologie, damit Menschen und Infrastruktur vor Drohnenangriffen geschützt werden. Dabei stehen wir an der Seite der Ukraine und Israels und arbeiten mit Partnern in NATO- und EU-Staaten. Diese Haltung ist Teil der Arbeit, jeden Tag und in jeder Rolle. Wer sie nicht mittragen kann, wird bei uns nicht glücklich, und das sagen wir lieber vorher als nachher.

Die Rolle

Du führst die Verwaltung von Phinorm in Deutschland. Alles, was die Phinorm UG braucht, um zu laufen wandert zu dir: Personal, das Büro und Labor in Berlin, vorbereitende Buchhaltung, Reisen, Termine, Protokolle und das Nachhalten offener Punkte. Du bist eine von zwei Personen, die unsere Operations tragen: eine Kollegin oder ein Kollege in den USA übernimmt die US-Gesellschaft, die Investorenunterlagen und unsere Prozessregeln. Du übernimmst Deutschland.

Du berichtest an unseren CEO. Für Büro und Labor in Berlin arbeitest du direkt mit unserem CTO, der dort sitzt.

Das erste Projekt ist die HR-Administration: nach 90 Tagen kann die Phinorm UG Mitarbeitende einstellen, anmelden und abrechnen, und die Anstellung der Gründer in der Gesellschaft ist vorbereitet. Danach ist das Alltag.

Der Großteil der Arbeit ist Betrieb: Belege, Anmeldungen, Buchungen, Fristen, Protokolle. Das hört mit dem Wachstum des Teams nicht auf, es wird mehr. Was dazukommt, ist Vertrauen. Mit jeder Sache, die bei dir verlässlich läuft, geben wir die nächste ab.

Wer die Assistenz als Zwischenstation zu einer Strategierolle sieht, wird hier unzufrieden. Wer eine Vorgesetzte oder einen Vorgesetzten braucht, der jede Aufgabe vorgibt und das Ergebnis kontrolliert, auch.

Was du übernimmst

Sechs Bereiche, in der Reihenfolge, in der sie uns wichtig sind.

1. Personal und Arbeitgeber-Setup

• Die Phinorm UG als Arbeitgeber aufsetzen: Betriebsnummer, Krankenkassen und Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Umlageverfahren, Lohnsteuer, abgestimmt mit unserer Steuerkanzlei
• Lohnabrechnung mit der Steuerkanzlei oder einem Payroll-Anbieter aufsetzen und monatlich zuarbeiten: Stammdaten, Abwesenheiten, Bescheinigungen, Meldungen
• Arbeits-, Geheimhaltungs- und Zusatzverträge aus den Vorlagen unserer Anwälte erstellen; Vertragsmanagement und Fristen
• Die ersten Mitarbeitenden in Berlin und die Gründer in die UG holen: Unterlagen, Anmeldungen, Ausstattung am ersten Tag
• Digitale Personalakte, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Grundlagen des Arbeitsschutzes
• Später: Visa- und Blue-Card-Verfahren, sobald wir international einstellen

2.Nachhalten: Nach einem guten Gespräch muss jemand nachfasst. Sicherstellen dass das vom relevanten Kollegen gemacht wird ist dein Thema.

• Jede Woche aus Airtable ziehen, was offen ist: Zusagen, Rückfragen, Kontakte ohne Antwort seit mehr als zwei Wochen
• Für jeden Punkt den nächsten Schritt vorschlagen und den Entwurf dazu schreiben. Gesendet wird von dem Gründer, der die Beziehung hält.
• Die wöchentliche Runde der Gründer vorbereiten: 30 Minuten, Agenda aus den offenen Punkten, Protokoll, Aufgaben nachverfolgen, bis sie geschlossen sind
• Nach Terminen und Veranstaltungen sind Kontakte und Gespräche in Airtable erfasst, bevor sie vergessen sind

3. Büro und Labor in Berlin, mit unserem CTO

• Administration unseres Standorts in der Urban Tech Republic (Berlin TXL): Verträge, Zugänge, Lieferanten, Post, Versicherung
• Beschaffung und Inventar: Geräte und Material, die der CTO braucht, bestellst, verfolgst und erfasst du. Was gekauft wird, entscheidet er.
• Laptop und Arbeitsplatz für neue Kolleginnen und Kollegen am ersten Tag

4. Finanzen: vorbereitende Buchhaltung und Jahresabschluss

• Den Belegfluss aufsetzen (DATEV Unternehmen online oder vergleichbar) und laufend halten: Eingangsrechnungen, Zahlungen vorbereiten, Reisekosten und Spesen, Kontoabstimmung vorbereiten
• Zuarbeit zur Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Den ersten Jahresabschluss der UG vorbereiten: Unterlagen zusammenstellen, offene Posten klären, Rückfragen der Steuerkanzlei beantworten
• Berichte und Nachweise für Förderprogramme und Kredite zusammenstellen

5. Büro des CEO

• Das Postfach des CEO mitlesen, vorsortieren, Entwürfe schreiben. Gesendet wird in seinem Namen nichts. Das macht er.
• Termine koordinieren, Unterlagen vorbereiten, Protokolle schreiben
• Anwälte, Steuerkanzlei und Behörden: Fristenkalender führen, Unterlagen zusammenstellen, nachfassen, ablegen. Inhaltliche Antworten und Entscheidungen bleiben beim CEO.
• Airtable (CRM), Confluence und SharePoint aktuell halten, nach den Regeln, die unsere Operations-Kollegin oder unser Kollege in den USA setzt

6. Reisen und Veranstaltungen

• Reisen der Gründer planen und buchen: Investorentermine, Konferenzen, Programmtermine im In- und Ausland, inklusive Reisekostenabrechnung
• Einen Kalender der relevanten Konferenzen, Messen und Programme führen und unserer CBDO vorschlagen, wohin wir fahren: Kosten, wer dort ist, was wir mitnehmen. Sie entscheidet.
• Anmeldungen, Tickets, Standlogistik

Nicht bei dir: Finanzen und Cap Table der US-Gesellschaft, Datenraum und Investoren-Updates. Das liegt in den USA. Du lieferst zu, wenn deutsche Unterlagen gebraucht werden.

Die ersten zwölf Monate

Die Reihenfolge ist fest, das Tempo bestimmst du.

• Wochen 1–4: Belegfluss läuft. Büro und Labor sind vom CTO übernommen. Die Liste der offenen Punkte steht. Arbeitgeber-Setup ist gestartet. Die nächsten Reisen sind gebucht.
• Monate 2–3: Arbeitgeber-Setup fertig, die ersten Kolleginnen und Kollegen in Berlin sind angestellt, die Verträge der Gründer liegen unterschriftsreif. Die wöchentliche Runde läuft. Du liest das Postfach des CEO mit.
• Monate 4–6: Lohnabrechnung ist Routine, Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft, die Vorbereitung des Jahresabschlusses hat begonnen. Termine des CEO sind vorbereitet, bevor er fragt.
• Monate 7–12: Erster Jahresabschluss der UG. Du kennst Steuerkanzlei, Anwälte, Vermieter und Krankenkassen persönlich. Du entscheidest Dinge, die wir heute selbst entscheiden.
• Danach: Office & People Operations Manager, mit der ersten Kollegin oder dem ersten Kollegen unter dir, wenn das Team wächst.

Dein Profil

Wir suchen jemanden, der das schon einmal gemacht hat: als einzige Verwaltungsperson für eine Geschäftsführung, in einem Unternehmen, in dem es vorher niemand gemacht hat.

Das bringst du mit:

• Mehrere Jahre als Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager/in oder in einer vergleichbaren Rolle in einem kleinen Unternehmen, in der du Personal, Buchhaltungszuarbeit und Büro allein verantwortet hast
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Steuerfachangestellte/r, Personaldienstleistung) oder ein vergleichbarer Abschluss
• Praxis in deutscher Personaladministration (Anmeldungen, Sozialversicherung, Zuarbeit zur Lohnabrechnung) und in vorbereitender Buchhaltung; den Rest lernst du mit unserer Steuerkanzlei
• Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau (C2): du korrespondierst mit Behörden, Krankenkassen und Steuerkanzlei. Englisch fließend (C1): die Arbeitssprache im Gründerteam und mit deinem Gegenüber in den USA
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365. Wir arbeiten mit Claude; du musst es nicht kennen, aber täglich nutzen wollen.
• Du hältst nach. Ein offener Punkt bleibt bei dir, bis er geschlossen ist, auch wenn er bei jemand anderem liegt.
• Du gehst Dinge selbst an, fragst nach, statt zu raten, und sagst, wenn etwas nicht geht. Diskretion ist selbstverständlich: du siehst Gehälter, Verträge und Investorenkorrespondenz.
• Du kannst dich mit unserem Auftrag identifizieren und ihn nach außen vertreten

Ein Plus:

• DATEV Unternehmen online; Airtable, Confluence, Slack
• Erfahrung mit Gründern oder in einem Unternehmen, das du mit aufgebaut hast
• Weitere Sprachkenntnisse, z. B. Ukrainisch

Was wir bieten

• 30–40 Stunden pro Woche, frei einteilbar; Start in Teilzeit möglich, Vollzeit spätestens, wenn das Team in Berlin steht; unbefristeter Vertrag mit sechs Monaten Probezeit
• Remote aus Deutschland; ein Arbeitsplatz in unserem Büro in Berlin (Urban Tech Republic) steht dir jederzeit offen
• 48.000–60.000 € brutto pro Jahr auf Vollzeitbasis, anteilig nach Stundenumfang, Einstufung nach Erfahrung
• 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche (anteilig), Laptop und Ausstattung für das Homeoffice
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO, der sich die Zeit nimmt, dich einzuarbeiten und dir Schritt für Schritt mehr zu überlassen
• Prozesse, die du selbst gestaltest, weil es sie noch nicht gibt
• Ein Entwicklungspfad zum Office & People Operations Manager

So geht es weiter:

1. 30-minütiges Videogespräch mit unserem CEO
2. 2x 30-minütiges Gespräch mit zwei Interviewern. Vorher bekommst du drei Fälle aus unserem Alltag; du zeigst uns, was du zuerst machst, was du allein entscheidest und wo du nachfragst.
3. Angebot

Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Voraussetzung ist eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland.

Phinorm UG (haftungsbeschränkt), Sitz Althütte, Amtsgericht Stuttgart HRB 806904. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität.