Assistenz der Geschäftsführung - Vollzeit oder Teilzeit (m/w/d)

Du behältst gern den Überblick, arbeitest genau und möchtest ganz nah an Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufen arbeiten? Dann lies weiter.

Roemer Capital ist eine unabhängige Fundraising- und M&A-Boutique aus Düsseldorf. Wir begleiten Technologieunternehmen mit Produkt am Markt und laufendem Umsatz bei Finanzierungsrunden ab 1 Mio. Euro, typisch Series A bis Series C, beim Unternehmensverkauf und als Fractional CFO. Dabei arbeiten wir mit einer eigenen digitalen Plattform und setzen KI dort ein, wo sie uns schneller und besser macht.

Die Assistenz der Geschäftsführung ist bei uns eine Stabsstelle direkt an der Geschäftsführung. Du arbeitest eng mit unserem Gründer und Geschäftsführer Lucas Roemer zusammen, denkst immer aus Sicht des Unternehmens und sorgst dafür, dass Termine, Fristen, Abläufe und Unterlagen sitzen.

Was diese Rolle besonders macht

Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und erlebst aus der ersten Reihe, wie Finanzierungsrunden entstehen und wie ein wachsendes Unternehmen aufgebaut wird. Die Stelle gibt es in Vollzeit oder in Teilzeit ab 20 Stunden pro Woche, unbefristet und mit Start so bald wie möglich.

Deine Aufgaben

• Organisation und Termine: Du führst den Kalender der Geschäftsführung, stimmst Termine mit Mandanten, Investoren und Partnern ab und bereitest Jour Fixes und Meetings mit den passenden Unterlagen vor.

• Projekte und Abläufe: Du unterstützt die Geschäftsführung bei internen Projekten, machst Abläufe einfacher und einheitlicher und bereitest Auswertungen vor, gern auch mit KI-Werkzeugen.

• Postfach und Nachverfolgung: Du sortierst die E-Mails der Geschäftsführung nach klaren Regeln vor, erledigst Routineanfragen selbst, hältst Ergebnisse aus Gesprächen fest und verfolgst die nächsten Schritte nach.

• Listen, Boards und Fristen: Du pflegst Aufgaben, Fristen und Checklisten in ClickUp, damit jederzeit klar ist, wer was bis wann erledigt.

• Reiseplanung: Du planst und buchst die Geschäftsreisen der Geschäftsführung und des Teams, von Bahn und Flug über Hotels bis zu Terminen vor Ort, und behältst dabei die Kosten im Blick.

• Onboarding neuer Mitarbeiter: Du bereitest den Start neuer Kolleginnen und Kollegen vor, von Zugängen und Arbeitsmitteln bis zu Willkommenspaketen, und begleitest sie durch die ersten Tage.

• Versand und Pakete: Du koordinierst den Versand von Unterlagen, Paketen und Willkommenspaketen und behältst Lieferungen im Blick, bis alles angekommen ist.

• Social Media: Du behältst unsere Social-Media-Kanäle wie LinkedIn im Blick, sammelst Kommentare, Nachrichten und Erwähnungen und gibst Wichtiges an die richtige Stelle weiter.

• Zuarbeit für die Geschäftsführung: Du hilfst bei Personalthemen wie der Planung von Interviews, bei Finanzen und Controlling (Belege, Rechnungen, Unterlagen für die Steuerberatung) sowie bei der Organisation von Veranstaltungen.

Dein Profil

• Ausbildung: Du hast ein Bachelorstudium abgeschlossen, etwa in BWL, oder eine kaufmännische Ausbildung mit passender Berufserfahrung in Organisation oder Verwaltung.

• Erfahrung: Du hast bereits als Assistenz, im Office Management oder in einer ähnlichen Rolle gearbeitet, am liebsten in einer Beratung, einer Kanzlei oder im Finanzumfeld. Erfahrung im Projekt- oder Qualitätsmanagement ist ein Plus.

• Organisationstalent: Du arbeitest sehr genau, organisierst dich und deine Zeit selbst und kannst das mit Beispielen aus Beruf oder Alltag belegen.

• Haltung: Du denkst aus Sicht des Unternehmens, hältst dich an vereinbarte Abläufe, arbeitest gern im Team und gehst mit vertraulichen Informationen über Mandanten, Verträge und Zahlen absolut verschwiegen um.

• Werkzeuge: Du bist sicher in Google Workspace und arbeitest gern mit digitalen Werkzeugen wie ClickUp und KI-Assistenten.

• Sprachen: Du schreibst und sprichst Deutsch fließend und fehlerfrei und kommst auch auf Englisch gut zurecht.

• Wohnort: Du wohnst in Düsseldorf oder so nah, dass du in rund 30 Minuten bei uns bist, denn du arbeitest an drei Tagen pro Woche im Büro.

Was wir dir bieten

• Nah an der Geschäftsführung: Du arbeitest direkt mit dem Gründer zusammen und lernst Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufe aus erster Hand kennen.

• Vollzeit oder Teilzeit: Du wählst den Umfang, der zu deinem Leben passt, mit flexiblen Arbeitszeiten und zwei Tagen Homeoffice pro Woche.

• Büro im Dreischeibenhaus: Du arbeitest in einem der bekanntesten Bürohäuser Düsseldorfs, zentral gelegen und gut mit Bus und Bahn erreichbar.

• Klare Strukturen: Feste Abläufe, eine eigene digitale Plattform und KI-Werkzeuge nehmen dir Routinearbeit ab.

• Entwicklung: Du wächst mit uns, bekommst Weiterbildungen und kannst schrittweise mehr Verantwortung übernehmen.

• Extras: Betriebliche Altersvorsorge und Erstattung deiner Reisekosten.

• Kurze Wege: Kleines Team, schnelle Entscheidungen und ehrliches Feedback.

So läuft deine Bewerbung ab

1. Bewerbung: Du schickst uns deinen Lebenslauf, ein kurzes Anschreiben und das Ergebnis deines Persönlichkeitstests und beantwortest ein paar kurze Fragen, etwa zu Startdatum, Stundenumfang und Anfahrt. Vollständige und sorgfältige Unterlagen sind für uns der erste Eindruck deiner Arbeitsweise.

2. Persönlichkeitstest: Du machst den kostenlosen Test (rund 10 Minuten) unter www.16personalities.com/de/kostenloser-personlichkeitstest und lädst das Ergebnis als Screenshot oder PDF hoch. Wir schauen uns deinen Persönlichkeitstyp im Gespräch gemeinsam mit dir an.

3. Interview: Passt es, laden wir dich zu einem Interview per Video ein (rund 30 Minuten).

4. Kennenlernen im Büro: Im zweiten Gespräch lernst du das Team und unser Büro kennen.

5. Angebot: Wenn wir beide überzeugt sind, bekommst du zeitnah ein Angebot.

Klingt nach dir? Dann bewirb dich jetzt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!