Backoffice Administrative assistant

Tijdelijke administratief-commerciële ondersteuning voor de Desk Account Managers Backoffice (Commercial Support). Focus: snelle en nauwkeurige verwerking van software orders (handmatig/semi-automatisch) incl. controle op projectkoppelingen en kortingsafspraken, opvolging van leverissues, garantieafhandeling (RMA/retouren), creditnota’s en ordergerelateerde mailbox- en taakverdeling (Outlook en D365 CE) ter ontlasting van het team. Werkzaamheden (takenpakket) Verwerken van software orders (handmatig en semi-automatisch); snelle verwerking, koppeling met projecten en controle op volledigheid en kortingsafspraken. Leverissues uitzoeken en opvolgen; afstemming intern/extern en status terugkoppelen. Garantieafhandeling van RMA/retouren. Beantwoorden van interne en externe ordergerelateerde e-mails. Creditnota’s aanvragen/verwerken en dossiervorming bewaken. Kortingsbrieven opstellen d.m.v. een template. Werkinstructies/procesbeschrijvingen updaten. Bijspringen in orderverwerking op piekmomenten. Verdeling van outlook postvakken onder collega’s. Oppakken en verdelen van taken in D365 CE. Profiel van de kandidaat Nauwkeurig en kwaliteitsbewust; werkt snel en houdt overzicht bij hoge volumes; analytisch in het uitzoeken van leverissues; procesmatig werken en bijwerken van werkinstructies/procesbeschrijvingen; sterk in overzicht en verdelen van werk, systeemvaardig (ERP/CRM); klant-/partnergericht communiceren (NL/EN). Must-haves Ervaring in administratieve backoffice/orderverwerking. Hoge werkcapaciteit: werkt snel én nauwkeurig en blijft effectief onder druk. Systeemvaardig (ERP/CRM) en sterk met Outlook en Excel. Neemt eigenaarschap: signaleert issues, volgt acties op en rond taken af. Goede communicatie in Nederlands en Engels (mail/Teams/telefoon). Werken op kantoorlocatie (De Lier) binnen kantooruren. Nice to haves Ervaring met Dynamics 365 CE (taken/queue-management) Ervaring met Dynamics 365 F&O Ervaring met Zuora Duits en/of Frans is een pré. Praktische informatie Inzet: tijdelijk (indicatie: ca. 7 maanden; exact in overleg). Uren: 40 uur per week (32 uur bespreekbaar) Locatie: De Lier (Priva Netherlands) Hybride/remote: in overleg met het team. Afdeling: Commercial Support / Backoffice (Priva Building Automation EMEA).