Bio Leadership Team Assistant (d/f/m) / Asistent vodstvene ekipe Bio (d/ž/m)

Job Description Summary The future is ours to shape! Job Description Bio Leadership Team Assistant is responsible for the overall administrative assistance to the assigned members of the Leadership team. Working in accordance with legislation, internal rules, good practices and business objectives. Key responsibilities: Calendar Management, Travel management incl. travel booking and visa application, travel expense reimbursement Organizationof Team meetings (F2F, hybrid, virtual, off-site) General admin support (IT issues, facility, system access and delegation, office supply etc.), follow-up on open tickets – related to SAP, Invoicing, P&O, IT, Procurement Raise Purchase Orders and follow up on invoices Responsible for Calendar visibility for recurrent meetings, large meetings, BELT meetings, site visits/business trips with President Biosimilars Development, Manufacturing & Supply – in collaboration with Executive Assistant Maintenance of distribution lists and org charts Performing as a “ go to ” person for urgent help requested by assigned members of our Leadership team Vacation coverage and backup during absence of other STO LT Assistants What you will bring to the role: University degree in Business Administration or similar Minimum 1 year of experience in admin support / executive support / team assistance or related areas Excellent command of Microsoft Office 365, especially MS Teams and Outlook, is a must, good command of Share Point, knowledge of SAP is an advantage Cross Cultural Experience and collaborating across boundaries Used to work in virtual, hybrid and fast changing environment Fluent in English, knowledge of German or other foreign languages are an advantage What we offer: Job location: Ljubljana (Slovenia) Contract type: permanent contract with 6-month probation period Expected weekly working hours: 40 Pay range in Slovenia (annual gross salary): € 32.000 - € 48.000* Salary at Sandoz is based on job level, qualifications, specific skills, and work experience. Fully proficient candidates are usually placed around the market median, less experienced candidates lower in the range, and those with strong or niche expertise higher. When determining placement within the range, we also consider internal pay equity and external market data. * Our compensation package in Slovenia additionally includes: Annual bonus (STI) : percentage of annual salary Vacation allowance: in 2026 it was € 2,450.00 net Christmas bonus : in 2025 it was € 2,100 gross OurShare : every year, an employee of Lek d.d. will be entitled to receive shares of Sandoz AG Voluntary Additional Pension Scheme: The company fully covers the contribution for your supplementary pension plan, amounting to 5.844% of your gross salary (the maximum annual amount is 3,224.18 EUR) Allowance for shift work (15%); rotational shifts (20%), night shift work (70%), Sunday/public holiday work (50%), overtime work (30%) – if applicable for position Collective life and accident insurance (24/7 coverage) A hybrid work environment offering flexibility and remote work possibilities – if applicable for position Ready for your next career move? You are kindly invited to submit your application in English, including a CV, by 25 August 2026. Why Sandoz? Sandoz is the global leader in Biosimilar and Generic medicines, a segment of the healthcare industry that delivers 80% of the world ’ s medicines at 30% of the cost, touching the lives of more than 1 billion people across 100+ countries! While we are proud of our achievements, we have the ambition to do more so that everyone can benefit from the basic human right of good health. With investments in new development capabilities, production sites, new acquisitions and partnerships, we have the opportunity to shape a sustainable future for Sandoz and to help even more people gain access to low-cost, high-quality medicines. Our momentum is powered by an open, collaborative culture driven by our talented and ambitious colleagues who, in return for applying their skills, experience an agile and collegiate environment where diversity of thought is welcomed and where personal growth is supported! Join us in helping to make healthcare fairer and faster. The future is ours to shape. Commitment to Diversity & Inclusion: We are committed to building an outstanding, inclusive work environment and to forming diverse teams that are representative of the patients and communities we serve. _____________________________________ Asistent vodstvene ekipe Bio je odgovoren/-na za celovito administrativno podporo dodeljenim č lanom vodstvene ekipe. Delo opravlja v skladu z veljavno zakonodajo, internimi pravili, dobrimi praksami in poslovnimi cilji. Klju č ne odgovornosti: Upravljanje koledarja, organizacija slu ž benih poti, vklju č no z rezervacijo potovanj in urejanjem vizumov, ter povra č ilo potnih stro š kov. Organizacija sestankov ekip (v ž ivo, hibridno, virtualno ali izven lokacije podjetja). Splo š na administrativna podpora (IT te ž ave, upravljanje prostorov, dostopi in pooblastila v sistemih, pisarni š ki material ipd.) ter spremljanje odprtih zahtevkov, povezanih s SAP, fakturiranjem, kadrovskimi zadevami (P&O), IT in nabavo. Priprava naro č ilnic (Purchase Orders) in spremljanje ra č unov. Odgovornost za preglednost koledarja pri rednih sestankih, ve č jih sre č anjih, sre č anjih BELT ter obiskih lokacij/slu ž benih potovanjih predsednika oddelka Biosimilars Development, Manufacturing & Supply v sodelovanju z izvr š nim/-o asistentom/-ko. Vzdr ž evanje distribucijskih seznamov in organizacijskih shem. Delovanje kot glavna kontaktna oseba za nujno pomo č , ki jo potrebujejo dodeljeni č lani vodstvene ekipe. Nadome šč anje in zagotavljanje podpore ob odsotnosti drugih STO LT asistentov. Kaj pri č akujemo: Univerzitetna izobrazba s podro č ja poslovne administracije ali sorodnega podro č ja. Najmanj 1 leto izku š enj na podro č ju administrativne podpore, podpore vodstvu, timske asistence ali sorodnih podro č ij. Odli č no poznavanje okolja Microsoft Office 365, predvsem MS Teams in Outlook; dobro poznavanje SharePointa; poznavanje sistema SAP predstavlja prednost. Izku š nje z delom v medkulturnem okolju in sodelovanjem med razli č nimi funkcijami oziroma organizacijskimi enotami. Sposobnost u č inkovitega dela v virtualnem, hibridnem in hitro spreminjajo č em se okolju. Aktivno znanje angle š kega jezika; znanje nem š kega ali drugih tujih jezikov predstavlja prednost. Kaj nudimo: Lokacija dela: Ljubljana (Slovenija) Vrsta pogodbe: pogodba za nedoločen čas s poskusno dobo 6 mesecev Predvideni tedenski delovni čas: 40 Plačni razpon: 32,000 - 48,000 EUR bruto* V Sandozu se višina nadomestila določi glede na raven delovnega mesta, kvalifikacije, specializirana znanja, delovne izkušnje in lokacijo v okviru plačnih razponov družbe. Popolnoma usposobljeni in visoko učinkoviti zaposleni lahko pričakujejo začetno plačo, ki se giblje okoli tržne mediane, pri čemer se tisti, ki so na tej ravni novi ali imajo manj poglobljeno strokovno znanje, uvrščajo v spodnji del razpona, tisti z dolgoročnimi vrhunskimi ali specializiranimi znanji pa v zgornji del razpona. Pri določanju položaja v razponu upoštevamo notranjo uravnoteženost plač in zunanje tržne podatke. Pri letnih pregledih plač se upoštevajo delovna uspešnost, usklajenost s trgom in poslovne potrebe. * Kaj še vključuje naš kompenzacijski paket: Letna nagrada (kratkoročna spodbuda – STI): odstotek letne plače Regres za letni dopust : leta 2026 je zna š al 2.450,00 EUR (neto). Božičnica : leta 2025 je znašala 2.100 EUR (bruto) Prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje : dru ž ba Lek d.d. v celoti krije mese č ni prispevek za dodatno pokojninsko zavarovanje v vi š ini 5,844 % va š e mese č ne bruto pla č e (zgornja zneskovna omejitev je 3.224,18 EUR letno). OurShare : upravičeni zaposleni bodo enkrat letno prejeli Sandozove delnice Dodatek za izmensko delo (15 %); večizmensko delo (20 %), nočno delo (70 %), delo ob nedeljah in praznikih (50 %), nadurno delo (30 %) – če to velja za zadevno delovno mesto Dnevni dodatek za delo od doma – če to velja za zadevno delovno mesto Kolektivno življenjsko in nezgodno zavarovanje (kritje velja 24/7) Delo od doma in prilagodljiv delovni čas – če to velja za zadevno delovno mesto Ste pripravljeni na naslednji korak v karieri? Prijavo z življenjepisom v angleškem jeziku lahko oddate najpozneje do 25 . avgusta 202 6 . Zakaj Sandoz? Sandoz je vodilni svetovni proizvajalec generičnih in podobnih bioloških zdravil – segmenta zdravstvene industrije, ki zagotavlja 80 % vseh zdravil na svetu po 30-odstotni ceni ter s tem vpliva na življenja več kot milijarde ljudi v več kot 100 državah. Čeprav smo ponosni na svoje dosežke, si prizadevamo narediti še več, da bi vsakdo imel dostop do temeljne človekove pravice – pravice do dobrega zdravja. Z naložbami v nove razvojne zmogljivosti, proizvodne lokacije, nove pridobitve in partnerstva imamo priložnost oblikovati prihodnost Sandoza ter še večjemu številu ljudi omogočiti trajnostni dostop do cenovno ugodnih in visokokakovostnih zdravil. Naš zagon temelji na odprti kulturi sodelovanja, katere srce so naši talentirani in ambiciozni sodelavci in sodelavke. V okolju, kjer so raznoliki načini razmišljanja dobrodošli in kjer se podpira osebna rast, imajo v zameno za uporabo svojih znanj možnost v celoti izkusiti delo v agilnem in povezovalnem okolju ter razvijati svojo uspešno kariero. Pridružite se nam in nam pomagajte povečati pravičnost in hitrost zdravstvenega varstva. Prihodnost je v naših rokah. Predani smo raznolikosti in vključenosti: Zavzemamo se za raznolikost, enake možnosti in vključenost. Prizadevamo si za oblikovanje raznolikih timov, saj ti predstavljajo naše bolnike in skupnosti, ki jih oskrbujemo. #Sandoz #LI-Hybrid Skills Desired