Business Support & Office Coordinator

Ben jij iemand die energie krijgt van structuur, overzicht en dingen gewoon goed geregeld hebben? Vind je het leuk om collega’s te ontzorgen, processen soepel te laten verlopen en een organisatie operationeel sterk neer te zetten?

Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor ons kantoor in Utrecht zoeken we een parttime Business Support & Office Coordinator (20 uur per week). In deze rol ben jij een belangrijke spil binnen onze organisatie: je ondersteunt collega’s op operationeel, administratief en organisatorisch vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Over Online Dialogue

Online Dialogue is een digitaal optimalisatiebureau gespecialiseerd in experimenteren, data, UX en gedragspsychologie. We werken voor uiteenlopende organisaties aan het verbeteren van digitale klantreizen en online prestaties.

We combineren inhoudelijke expertise met een pragmatische, nuchtere cultuur. Er wordt hard gewerkt, we helpen elkaar graag en houden van korte lijnen en een prettige werksfeer.

Jouw rol bestaat uit

In deze functie zorg jij voor rust, structuur en overzicht binnen de organisatie. Je ondersteunt consultants, management en business development bij operationele en administratieve processen en zorgt ervoor dat zaken tijdig, zorgvuldig en professioneel geregeld zijn.

Je bent iemand die:

• snel overzicht creëert

• nauwkeurig werkt

• eigenaarschap neemt

• signalen oppakt voordat anderen ze zien

• en energie haalt uit ondersteunen en organiseren

Wat ga je doen?

Operations & project support

• Je ondersteunt collega’s bij operationele en administratieve processen

• Je richt projecten in binnen Teamleader en bewaakt de kwaliteit van projectdata, urenregistraties en klantinformatie

• Je signaleert afwijkingen of ontbrekende informatie en zorgt voor tijdige opvolging

• Je beheert contracten en belangrijke documentatie zorgvuldig en overzichtelijk
  

Facturatie & administratieve ondersteuning

• Je stelt klantfacturen op en verstuurt ze volgens afspraken

• Je bewaakt de aansluiting tussen uren, werkzaamheden en facturatie

• Je controleert leveranciersfacturen en projectkosten

• Je ondersteunt bij operationele en financiële rapportages

• Je verzamelt en structureert operationele data voor management

Office management

• Je zorgt voor een georganiseerde en prettige werkomgeving

• Je onderhoudt contact met leveranciers (o.a. schoonmaak, catering en kantoorbenodigdheden)

• Je regelt facilitaire en praktische kantoorzaken zoals post, toegangspassen en sleutels

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende operationele, administratieve of office management rol

• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd

• Je houdt overzicht en weet goed prioriteiten te stellen

• Je bent proactief en voelt verantwoordelijkheid voor je werk

• Je vindt het leuk om collega’s te ondersteunen en zaken goed te regelen

• Je communiceert helder en schakelt gemakkelijk met verschillende mensen

• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie

• Je beheerst zowel Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk

• Je bent handig met Google Workspace; ervaring met Teamleader of vergelijkbare systemen is mooi meegenomen

• Je hebt hbo werk- en denkniveau

• Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op ons kantoor in Utrecht

Wat bieden wij?

• Een parttime functie van 20 uur per week

• Een werkplek in hartje Utrecht

• Laptop, lunch, pensioenregeling en reiskostenvergoeding

• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid

• Een deskundig, betrokken en informeel team

• Internationale collega’s in vergelijkbare rollen waarmee je kunt sparren en kennis kunt delen

• Een marktconform salaris passend bij ervaring en achtergrond

Enthousiast? Nieuwsgierig?

Solliciteer via de button !

Eerst nog wat vragen?

Kijk op www.onlinedialogue.nl of neem contact op met

Lotte Cornelissen: [email protected] / 030 4100 178.

Zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.