Coordonnateur(trice) administratif(ve)

• Être la personne ressource à l’interne pour la configuration du système et pour le soutien technique auprès des utilisateurs;
  
• Rédiger les procédures;
  
• Donner des formations sur l’utilisation du système;
  
• Assurer les mises à jour du système et les communications avec le fournisseur de services.
  
  

• Analyser les demandes, les prioriser et les exécuter tout en veillant à ce qu’elles respectent les limites de l’organisation;
  
• Effectuer tous suivis auprès des fournisseurs lorsque la demande le nécessite;
  
• Rédiger un rapport trimestriel concis des demandes effectuées et des coûts associés à ces demandes, le cas échéant.
  
  

• Coordonner la gestion des accès physique des employés pour le siège social incluant la préparation, la remise et la récupération des clés d’entrée au besoin.
  
• Effectuer les suivis sur les baux : dates d’échéance, renouvellements, besoins spécifiques, etc.
  
• Effectuer toute recherche nécessaire afin d’évaluer les différentes options locatives et en analyser les différences (coûts, inconvénients, avantages, impact budgétaire);
  
• Coordonner les déménagements et voir aux impacts potentiels liés à ceux-ci;
  
• S’assurer de la conformité de la facturation en lien avec les différents contrats relatifs aux locaux;
  
• Maintenir et mettre à jour la liste des différents contacts d’urgence pour chacun des bureaux et la rendre disponibles aux personnes concernées.
  
  

• Effectuer une vigie des fournisseurs actuels et veiller à ce le fournisseur sélectionné nous assure un tarif OBNL ou compétitif et que la dispense de services soit à la hauteur de nos attentes et standards;
  
• Négocier des ententes avec des fournisseurs;
  
• Veiller au niveau d’inventaire des fournitures et gérer les commandes au besoin.
  
• Effectuer le suivi administratif des polices d’assurances (renouvellements, documents, certificats).
  

• Effectuer une vigie des différents outils administratifs sur le marché, les analyser et les tester au besoin, afin d’identifier des outils pertinents;
  
• Mettre les outils identifiés en place, assurer la formation des usagers et être la personne ressource au besoin;
  
• Coordonner la gestion du matériel informatique des employés, incluant la préparation, l’expédition, le suivi et la récupération des équipements technologiques lors de l’intégration et de la cessation d’emploi;
  
• Toutes autres tâches connexes (réception, courrier, soutien au traitement des dons, soutien administratif autre)
  

• Effectuer la saisie complète des factures fournisseurs dans le système comptable.
  
• Vérifier l’exactitude des informations (montants, taxes, codes comptables, fournisseurs).
  
• S’assurer des approbations nécessaires avant traitement.
  
• Classer et maintenir à jour les dossiers liés aux comptes fournisseurs.
  

• Formation : Diplôme d’études collégiales en administration, en bureautique ou autres formations connexes jugées pertinentes ;
  
• Avoir 3 à 4 ans d’expérience dans des fonctions similaires ;
  
• Excellente maîtrise de l’environnement Windows et de la suite Office, très bonne connaissance et grande aisance avec les outils informatiques (PowerPoint, Excel, etc.).
  
• Connaissance d’un logiciel d’entrée de données (Salesforce ou autre CRM) ;
  Langues parlées et écrites : Français et anglais.
  

• Sens aigu du service à la clientèle ;
  
• Excellentes aptitudes à communiquer oralement ;
  
• Bonne organisation et méthodique ;
  
• Adhésion aux valeurs de Leucan ;
  
• Autonomie, initiative et esprit d’équipe.
  

• Télétravail : Une flexibilité adaptée à vos besoins, selon les impératifs opérationnels ;
  
• Conciliation travail-vie personnelle : Votre équilibre est essentiel pour nous ;
  
• Programme d’aide aux employés : Une protection pour vous et votre famille ;
  

Chez Leucan, nous accueillons chacun(e) avec bienveillance, valorisant la diversité et l’inclusion sous toutes ses formes. Nous favorisons un environnement de travail respectueux, inclusif et axé sur le bien-être des membres du personnel, car nous croyons fortement que la diversité est essentielle à notre succès. Nous encourageons également la conciliation travail-famille pour soutenir un équilibre de vie sain.