Executive Assistant

Executive Assistant - Business Development & Prozessautomatisierung

Essenz Apothekengruppe · Verwaltung · Vollzeit

Über uns

Die Essenz Apothekengruppe ist ein wachsender Verbund inhabergeführter Apotheken. In unserer Verwaltung bündeln wir zentrale Kompetenzen in Einkauf, Marketing, Category Management und Schulung mit dem Ziel, unsere Apotheken betriebswirtschaftlich und operativ auf ein neues Niveau zu heben. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die repetitive Prozesse in Verwaltung und Apothekenbetrieb optimiert und unsere Business-Development-Pipeline aktiv vorantreibt.

Deine Rolle

Als rechte Hand der Geschäftsführung optimierst du wiederkehrende operative Aufgaben im Unternehmen und wirkst gleichzeitig gestaltend an strategischen Projekten mit. Du nutzt dabei moderne KI-Werkzeuge, um Abläufe zu automatisieren und prozessuale Zeitaufwände spürbar zu senken.

Deine Aufgaben:

Prozessorganisation & Effizienz

• Strukturierung, Priorisierung und Eintaktung wiederkehrender und einmaliger To-dos der Verwaltung
• Optimierung interner Prozesse in Verwaltung und Apothekenbetrieb

KI-gestützte Prozessautomatisierung

• Konzeption und Umsetzung von Automatisierungen in Marketing, Datenpflege, Backoffice und Verwaltung mithilfe von KI-Assistenten und Workflow-Tools
• Aufbau & Entwicklung wiederverwendbarer Automatisierungs-, Controlling- und Reporting-Tools zur Reduktion manueller Routinearbeit

Controlling & Kostensteuerung

• Automationsgestütztes Tracking & Aufbereitung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aller Apothekenbetriebe
• Automationsgestützte Kostenkontrolle und -optimierung in Apothekenbetrieb und Verwaltung
• Softwaregestütztes Monitoring von Zentraleinkauf und Industrievereinbarungen anhand definierter KPI-Sets

B2B-Vertrieb & Business Development

• Unterstützung beim Aufbau neuer Geschäftsfelder, insbesondere im B2B-Bereich
• Mitarbeit am Aufbau eines zentralen Key Account Management
• Unterstützung bei Einkauf und Industriekooperationen sowie bei der Abwicklung und dem Controlling von Vereinbarungen mit der Pharmaindustrie

Marketing & neue Services

• Projektunterstützung bei Konzeptionierung, Organisation und Implementierung neuer Angebote im Apothekenbetrieb
• Unterstützung bei Optimierung des Performance-Marketing (Funnel- und Creative-Optimierung, Influencer-Kooperationen)

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium (BWL, Informatik, Gesundheitsökonomie o. ä.) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in Assistenz, Projektmanagement, Consulting, Vertrieb oder Business Development
• Nachweisliche, tiefgehende Erfahrung im praktischen Einsatz von KI-Assistenten zur Prozessautomatisierung – du kennst gängige Tools, arbeitest damit und weißt, wie man Workflows damit real umsetzt
• Sicherer Umgang mit Office-/Analyse-Tools
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und starke Kommunikationsfähigkeit
• Branchenkenntnisse im Apotheken-, Pharma- oder Gesundheitswesen von Vorteil
• Kenntnisse im Marketing und/oder B2B-Vertrieb von Vorteil

Wir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und echten Gestaltungsspielraum
• Vielfältige Projekte an der Schnittstelle von Strategie, Vertrieb, Marketing und Digitalisierung
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wachsendes Unternehmen
• Raum, moderne KI-Werkzeuge produktiv einzusetzen und weiterzuentwickeln
• Gehalt: 50000€ brutto, Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung, Dienstort: Wien oder Neusiedl am See, Homeoffice möglich

Interesse?

Sende deine Bewerbung mit Lebenslauf und frühestmöglichem Eintrittstermin an [email protected]