Executive Assistant (Bilingual)

ABOUT US / À PROPOS DE NOUS

The Chemical Institute of Canada (CIC) champions the chemical sciences in Canada. We are embarking on our Strategic Plan 2030 to serve 4,000+ members, increase engagement, and foster collaboration.

L’Institut de chimie du Canada (ICC) milite pour l’avancement des sciences chimiques au Canada. Nous mettons en œuvre notre Plan stratégique 2030 pour appuyer plus de 4 000 membres, accroître l’engagement et favoriser la collaboration.

Position Overview

The Executive Assistant supports the Executive Director and ensures governance excellence for the Board of Directors and key committees. This role handles administrative duties, scheduling, logistics, and confidential correspondence while representing the mission and values of the CIC.

Key Responsibilities

Executive Support

• Provide comprehensive administrative support to Executive Director, including managing calendar, scheduling meetings, taking minutes, developing agendas, etc.

• Serve as a point of contact for the Executive Director.

• Represent the Executive Director in a professional manner in all internal and external interactions.

• Review and professionally format various documents, presentations, and reports as needed.

• Assist in documentation and the setting and tracking of goals, priorities and initiatives to ensure maximum clarity, focus and execution by the Executive Director.

• Conduct research, compile data, and prepare briefs for consideration and presentation by Executive Director.

• Assist with internal staff collaboration, wellness and respectful workplace initiatives.

• Provide other miscellaneous administrative duties as necessary to support our organization's success.

Governance

• Coordinate Board and committee meetings including, but not limited to, creating meeting agendas, preparing documents, and managing the Board's electronic meeting and information sharing portal.

• Attend Board and committee meetings to take meeting minutes, track action items, and provide support in the delivery of presentations.

• Schedule and coordinate orientation meetings between Board members and the Executive Director as required.

• Assist with developing, researching, drafting, and consolidating the preparation of all informative materials and presentations for regular and ad hoc Board training, the Annual General Meeting (AGM), and any other special meetings of the Board.

• Draft and distribute appropriate correspondence for review, such as briefing packages, surveys, meeting materials, Board policies, and other reports, to the Board.

• Ensure timely and accurate filing of corporate governance documents to the corresponding SharePoint.

• Serve as a point of contact for governance-related inquiries from internal and external stakeholders.

• Advise the Executive Director and the Boards on compliance with relevant laws and regulations affecting governance.

• Provide other miscellaneous administrative duties as necessary to support the Boards.

Qualifications

• Bilingualism (English/French) is required.
• Experience: 3 to 5 years in general administrative support, including meeting coordination, agenda preparation, and policy tracking.
• Tech Skills: Proficient in MS Office 365, Zoom, Slack, Doodle, Asana, and Adobe Acrobat.
• Education: Degree or diploma in Business Administration, Public Affairs, Policy, or equivalent experience.

Why Join Us?

• Fully remote work model (EST hours).
• 15 days paid vacation + 15 days paid sick/wellness leave + statutory holidays.
• Employer-funded RRSP contribution program (after 2 years of service).
• Partially sponsored health, life, and disability benefits.

Position Details & How To Apply

Location: Remote (EST)

Expected Salary: $50,000 – $60,000 per annum

Application Deadline: October 16, 2026

• Submit your cover letter and resume in one PDF file to apply@cheminst.ca indicating the job title in the subject line, or apply via the online portal.
• Artificial intelligence is not used to screen, assess, or select applicants; all applications are reviewed by members of our hiring team.

The Chemical Institute of Canada is an equal opportunity employer committed to creating a safe, diverse, and inclusive environment. We encourage qualified applicants of all backgrounds including ethnicity, religion, disability status, gender identity, sexual orientation, family status, age, nationality, and education levels to apply. If you are contacted for an interview and require accommodation during the interviewing process, please let us know. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. Full Job Description & Careers Page: https://www.cheminst.ca/about/careers-with-cic/

Aperçu du poste

L’adjoint(e) de direction soutient la direction générale et veille à l’excellence de la gouvernance auprès du conseil d’administration et des comités clés. Ce rôle gère les tâches administratives, la planification, la logistique et la correspondance confidentielle tout en incarnant la mission et les valeurs de l’ICC.

Responsabilités Principales

Soutien à la direction

• Fournir un soutien administratif complet à la direction générale, notamment la gestion du calendrier, la planification des réunions, la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux, l’élaboration des ordres du jour, etc.

• Agir à titre de point de contact pour la direction générale.

• Représenter la direction générale avec professionnalisme lors de l’ensemble des interactions internes et externes.

• Réviser et mettre en page de manière professionnelle divers documents, présentations et rapports, au besoin.

• Participer à la documentation ainsi qu’à l’établissement et au suivi des objectifs, des priorités et des initiatives afin d’assurer un maximum de clarté, de concentration et d’efficacité dans l’exécution par la direction générale.

• Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des notes d’information pour examen et présentation par la direction générale.

• Collaborer aux initiatives internes favorisant la collaboration au sein du personnel, le mieux-être et le respect en milieu de travail.

• Accomplir d’autres tâches administratives diverses nécessaires au succès de notre organisation.

Gouvernance

• Coordonner les réunions du conseil d’administration et des comités, ce qui comprend, entre autres, la préparation des ordres du jour, la constitution des dossiers et la gestion du portail électronique de réunion et de partage d’information du conseil.

• Assister aux réunions du conseil d’administration et des comités pour rédiger les procès-verbaux, faire le suivi des points d’action et apporter un soutien dans la présentation des exposés.

• Planifier et coordonner les réunions d’orientation entre les membres du conseil d’administration et la direction générale, au besoin.

• Participer à l’élaboration, à la recherche, à la rédaction et à la consolidation de tous les documents d’information et présentations pour les formations régulières et ponctuelles du conseil, l’assemblée générale annuelle (AGA) et toute autre réunion extraordinaire du conseil.

• Rédiger et distribuer aux membres du conseil la correspondance appropriée pour examen, notamment les dossiers d’information, les sondages, les documents de réunion, les politiques du conseil et autres rapports.

• Assurer le classement opportun et rigoureux des documents de gouvernance d’entreprise dans l’espace SharePoint correspondant.

• Agir à titre de point de contact pour les demandes de renseignements liées à la gouvernance provenant des parties prenantes internes et externes.

• Conseiller la direction générale et les conseils d’administration sur la conformité aux lois et règlements applicables en matière de gouvernance.

• Participer à l’élaboration des documents de gouvernance.

• Accomplir d’autres tâches administratives diverses nécessaires au soutien des conseils.

Qualifications Requises

• Bilinguisme : Excellente maîtrise du français et de l’anglais (exigé).
• Expérience : 3 à 5 ans en soutien administratif général, incluant la coordination de réunions, la préparation d’ordres du jour et le suivi des politiques.
• Compétences techniques : Maîtrise de Microsoft 365, Zoom, Slack, Doodle, Asana et Adobe Acrobat.
• Formation : Diplôme postsecondaire en administration des affaires, affaires publiques, politiques ou expérience équivalente.

Pourquoi Vous Joindre à Nous?

• Mode de travail 100 % en télétravail (heures de l'Est).
• 15 jours de vacances payées + 15 jours de congés de maladie/mieux-être payés + jours fériés.
• Régime de cotisation REER financé par l'employeur (après 2 ans de service).
• Régime d'avantages sociaux (santé, assurance-vie et invalidité) partiellement parrainé.

Détails du poste et candidature

Emplacement: Télétravail (HNE)

Salaire prévu: $50,000 – $60,000 par année

Date limite: 16 octobre 2026

• Veuillez faire parvenir votre lettre de présentation et votre CV en un seul fichier PDF à apply@cheminst.ca en indiquant l’intitulé du poste dans l’objet, ou postuler via le portail en ligne.
• L’intelligence artificielle n’est pas utilisée pour trier ou évaluer les candidatures; toutes les candidatures sont examinées par les membres de notre équipe de recrutement.

L’Institut de chimie du Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à instaurer un milieu sécuritaire, diversifié et inclusif. Nous encourageons les personnes qualifiées de tous horizons, y compris en matière d’appartenance ethnique, de religion, de situation de handicap, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de situation familiale, d’âge, de nationalité et de niveau de scolarité, à soumettre leur candidature. Si l’on communique avec vous pour une entrevue et que vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de sélection, veuillez nous en informer. Nous remercions l’ensemble des candidat(e)s pour leur intérêt; seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Description complète du poste et page Carrières : https://www.cheminst.ca/about/careers-with-cic/