HR Operation Associate

Who is Wayfarer? Wayfarer is an innovative hotel operations and travel startup in Japan. Founded in late 2019, we manage over 400 rooms across our three brands: Wayfarer, Kabin, and ORI. Our vision as a company is to brighten life for the next generation of everyday travelers. This means we build products that expand beyond just a place to stay; we connect travelers to the local community so they can discover more authentic experiences and explore IRL. We also leverage in-house technology that enables digital touchpoints for superior operating efficiencies and a seamless traveler experience, all without forgetting the human touch and interactions that make travel real. We’re not like most companies. We're upstarts. We take the "blueprint" and do it better. We think critically and act quickly. Communication is direct and we move at the pace of change. Our team is diverse with nearly 40 nationalities, and we primarily communicate in English. Our culture is people-first and our organizational structure helps get things done, while still encouraging new ideas and innovation. We are always looking for bright additions to our team, so join us as we reimagine hospitality for the next generation traveler. 会社概要 Wayfarerは、日本発のホテルオペレーション＆トラベルテックのスタートアップです。2019年の創業以来、Wayfarer・Kabin・ORI の3ブランドで 400室以上 を運営しています。 私たちがめざすのは、“次世代の旅人の毎日を、もっと明るく、もっと豊かにすること。”単なる宿泊場所ではなく、旅を通して地域や人とつながれる “リアルな体験” をつくり出すことに全力です。 ビジョン 旅をもっと「IRL（In Real Life）」に。 テクノロジーを活かしながらも、人とのつながりや温度感を大切に。Wayfarerは自社開発のシステムを活用し、チェックインから滞在、運営管理まで幅広くデジタル化。効率的なオペレーションと、スムーズな宿泊体験を実現しています。 一方で、「旅の本質は人」。スタッフのホスピタリティやリアルな交流が生まれる仕組みづくりにも力を入れています。 企業文化・カルチャー Wayfarerは、従来の企業像にとらわれない組織です。既存の枠を見直し、より良い形へと再構築する姿勢を大切にしています。批判的思考とスピード感を持って行動し、オープンでフラットな環境の中で迅速に意思決定を進めることが特徴です。 多国籍でダイバーシティに富んだチーム、約 40カ国 からメンバーが集まっています。社内の共通言語は英語で、国籍・文化・背景を越えて協働しています。人を大切にする “People First” の文化ー効率だけでなく、働く人の幸福度や働きやすさも重視しています。柔軟な組織で、新しい挑戦を歓迎する環境です。 Join Us：次世代の旅を、一緒につくろう。 Wayfarerは、未来の旅を再定義する仲間を歓迎しています。「旅が好き」「新しい仕組みをつくるのが好き」「多国籍な環境で働きたい」そんな方は、ぜひチームにジョインしてください。 Key Reponsibilities Recruitment Coordination Schedule and coordinate interviews between hiring managers, candidates, and recruitment agencies Post and manage job listings across job boards and internal channels Maintain candidate pipeline records and keep candidates updated on status Support offer letter preparation and reference/background checks Assist with employer branding and careers page updates as needed Onboarding & Offboarding Prepare and issue employment contracts (雇用契約書) and labor condition notices (労働条件通知書) for new hires Coordinate new hire paperwork, system setup in SmartHR, and first-day logistics Process employee lifecycle changes in SmartHR (new hires, transfers, terminations) Manage offboarding procedures: exit interviews, equipment return, final pay coordination, insurance/pension deregistration Maintain accurate, up-to-date employee records and organizational charts General HR Administration Respond to day-to-day employee inquiries on HR policies, benefits, and procedures Support social insurance and payroll-related administrative tasks in coordination with our external sharoushi (labor and social security attorney) office Assist with visa/immigration-related documentation for foreign national employees as needed Support ad hoc HR projects (policy updates, employee surveys, compliance initiatives) Better to have 1–3 years of experience in HR operations, recruitment coordination, or related administrative roles (hospitality industry experience a plus) Business-level Japanese required; business-level English preferred Working knowledge of Japanese labor law and HR procedures (employment contracts, social insurance basics) Proficient in Excel / Google Sheets; experience with SmartHR or a similar HRIS a plus Highly organized and detail-oriented, with the ability to handle confidential information with discretion Strong interpersonal and communication skills; comfortable coordinating across multiple properties and departments 【職種 / 募集ポジション】 HR Operation Associate 【雇用形態】 正社員 【給与】 月給 270,000円 〜 【勤務地】 Remote/hybrid（twice a week）with occasional travel to Kyoto / Osaka properties 会社情報 【会社名】 WAYFARER株式会社 【本社所在地】 東京都　港区　虎ノ門1-17-1　虎ノ門ヒルズビジネスタワー１５階 【設立年月】 2019年10月15日