Internationale Management Assistant

Ben jij een ervaren Management Assistant die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en het ondersteunen van senior leiders? Voor een internationaal technologiebedrijf zoeken wij een Management Assistant die twee directeuren ondersteunt. Je komt terecht in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt, waar korte lijnen belangrijk zijn en waar een hands-on mentaliteit wordt gewaardeerd. Een rol voor iemand die overzicht bewaart, durft te beslissen en moeiteloos schakelt tussen bestuurlijke ondersteuning, evenementenorganisatie en dagelijkse kantoorzaken.

Over de functie

In deze veelzijdige functie ondersteun je primair twee directeuren en ben je samen met het secretariaat verantwoordelijk voor een soepel georganiseerde werkomgeving. Je schakelt tussen managementondersteuning, evenementenorganisatie en office management en weet moeiteloos prioriteiten te stellen. Je werkt nauw samen met andere Assistants en een Office Manager en draagt bij aan een representatieve en gastvrije kantooromgeving.

De werkzaamheden van deze Management Assistant positie bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer voor twee directieleden;
• Beheren van e-mailverkeer en correspondentie;
• Organiseren van (internationale) bijeenkomsten en evenementen;
• Boeken van zakelijke reizen, accommodaties en visa;
• Ontvangen van gasten, bezoekers en externe relaties;
• Coördineren van onboarding- en offboardingprocessen;
• Bewaken van planningen, afspraken en actiepunten;
• Gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor office management en facilitaire zaken;
• Oppakken van praktische en ad hoc werkzaamheden binnen het kantoor.

Het bedrijf

• Een internationaal opererende organisatie binnen industriële technologie;
• Werken binnen een klein en betrokken supportteam;
• Een centraal gelegen kantoor in de regio Utrecht, goed bereikbaar met het openbaar vervoer;
• Een professionele omgeving met een informele sfeer tussen collega's;
• Veel ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en samenwerking;
• Een organisatie die ondernemerschap stimuleert en medewerkers aanmoedigt zelfstandig beslissingen te nemen.

Wie ben jij

Competenties

• Proactief en initiatiefrijk;
• Representatief en servicegericht;
• Energiek, positief en prettig in de omgang;
• Stressbestendig en in staat overzicht te bewaren;
• Flexibel en comfortabel in een omgeving waar prioriteiten kunnen veranderen;
• Durft keuzes te maken en verantwoordelijkheid te nemen;
• Praktisch ingesteld en bereid om de handen uit de mouwen te steken;
• Sterke samenwerker die graag onderdeel is van een team;
• Nauwkeurig en goed georganiseerd;
• Communicatief sterk, zowel intern als extern.

Gevraagd

• MBO/HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal enkele jaren ervaring in een ondersteunende functie op management- of directieniveau;
• Ervaring binnen een grotere, internationale corporate organisatie;
• Internationale werkervaring of aantoonbare ervaring in een internationale werkomgeving;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, mondeling en schriftelijk;
• Ervaring met Microsoft Office;
• Beschikbaar voor 36 tot 40 uur per week;
• Beschikbaar om volledig vanuit kantoor te werken; hybride werken behoort niet tot de mogelijkheden;
• Een stabiel arbeidsverleden met duurzame dienstverbanden;
• Woonachtig in Utrecht of directe omgeving;
• Beschikbaar op alle werkdagen; een vaste parttime dag vrij behoort niet tot de mogelijkheden.

Het aanbod

• Een bruto maandsalaris tussen €4.500 en €5.000 op fulltime basis;
• 36 tot 40 uur per week;
• Bonusregeling bij vast dienstverband;
• Goede pensioenregeling;
• OV-vergoeding;
• Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Lunchvergoeding in het bedrijfsrestaurant;
• Laptop en telefoon;
• Een functie binnen een internationale technische organisatie;
• Samenwerken in een betrokken supportteam;
• Regelmatig bedrijfsactiviteiten en evenementen;
• Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling.

"We kindly note that this position requires fluency in Dutch and English, both spoken and written. If you're seeking opportunities in an English-speaking environment, we warmly invite you to submit an open application via our website."