Kantoor Assistent

Functie Deze functie rapporteert rechtstreeks aan de Head of Legal & HR en is verantwoordelijk voor alle gedelegeerde zakelijke / organisatorische taken. Primair agendabeheer, eerstelijnsondersteuning en een centrale rol in de organisatie van management- en bestuursvergaderingen, evenementen en reizen, evenals andere officiële items / opdrachten indien vereist. Als spin in het web faciliteer je het Executive Management Team: inhoudelijke coördinatie van de beleidsmatige inbreng, logistiek en organisatie van de voorbereiding en voortgang van de EMT-overleggen. Jij brengt overzicht in het besluitvormingsproces, bewaakt de voortgang van actiepunten en houdt iedereen scherp. Je stemt proactief af met de EMT-voorzitters. Jouw werkzaamheden Agendabeheer in de breedst mogelijke zin. Assisteren bij het tijdig beheren van communicatie (e-mail, verzendingen, telefoon en voicemail). Reiscoördinator; inclusief, maar niet beperkt tot, het opstellen van onkostendeclaraties, het regelen van vluchten en het bijwerken van reizigersprofielen, hotelaccommodatie en conferenties, en het regelmatig contact onderhouden met leveranciers. Evenementen coördinator; inclusief, maar niet beperkt tot, voorbereiding van en follow-up van vergaderingen van het Executive Management en de Bestuursvergaderingen. Ondersteunen waar nodig bij andere algemene kantoortaken als uitgebreid onderdeel van het Legal & HR team Update intranet, website en andere online aanwezigheid indien nodig. Opstellen en ordenen van spreadsheets, bestanden, lijsten etc. Zorgen dat bezoekers en telefoontjes netjes en snel worden afgehandeld. Jouw profiel Mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels. Een afgeronde hbo-opleiding. Minimaal 2-3 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol. Aantoonbare hands-on mentaliteit. Gevoel voor urgentie. Kan zelfstandig werken, bent accuraat en secuur in het werk. Microsoft Office-vaardigheden zijn vereist en kennis van samenwerkingstools en Concur is een pluspunt. Wie zijn wij? Aurelius Global is een organisatie bestaande uit drie bedrijven met één verenigd doel: het financieren van een betere toekomst, door lange termijn kapitaal te verstrekken aan innovatieve ideeën in Klimaattechnologie, Onderwijs en Gezondheidszorg. Wat doen wij? Wij stimuleren verandering door toekomstgerichte investeringen. Door samen te werken met onze partners willen we innovatie stimuleren in de klimaattechnologie, het onderwijs en de gezondheidszorg, die de betaalbaarheid en duurzaamheid voor toekomstige generaties zal verbeteren. Onze overtuiging - en de kern van onze strategie - is dat innovatie, ondersteund door kapitaal dat niet streeft naar kortetermijnwinst, zal leiden tot een betere toekomst. Onze cultuur Aurelius wil een werkgever van wereldklasse zijn, flexibele werkpraktijken aanbieden en een diverse en inclusieve werkplek creëren. We zijn er trots op dat we innovatieve ideeën bevorderen en een omgeving bieden waarin iedereen zijn ideeën kan delen en optimaal kan presteren. Deze cultuur van innovatie loopt als een rode draad door alles wat we bij Aurelius Global doen en wordt gekenmerkt door onze focus op voortdurende verbetering en ondernemerschap. Wij zien onszelf meer als een incubator voor verandering dan als een traditionele investeringsmaatschappij. Aurelius Global is gepassioneerd om samen te bouwen door onze kernwaarden na te leven. Transparantie Eerlijk en open zijn in de communicatie met belanghebbenden. Geduld Streef naar vooruitgang op lange termijn en laat u niet afleiden door winst op korte termijn. Integriteit Handel op een eerlijke en principiële manier bij alle inspanningen. Innovatie Echte verandering wordt aangedreven door echte innovatie. Voor meer details, zie https://aurelius-global.com/ Interesse? Stuur dan een mail met jouw CV naar hr@aurelius.global voor meer informatie. Agendabeheer in de breedst mogelijke zin. Assisteren bij het tijdig beheren van communicatie (e-mail, verzendingen, telefoon en voicemail). Reiscoördinator; inclusief, maar niet beperkt tot, het opstellen van onkostendeclaraties, het regelen van vluchten en het bijwerken van reizigersprofielen, hotelaccommodatie en conferenties, en het regelmatig contact onderhouden met leveranciers. Evenementen coördinator; inclusief, maar niet beperkt tot, voorbereiding van en follow-up van vergaderingen van het Executive Management en de Bestuursvergaderingen. Ondersteunen waar nodig bij andere algemene kantoortaken als uitgebreid onderdeel van het Legal & HR team Update intranet, website en andere online aanwezigheid indien nodig. Opstellen en ordenen van spreadsheets, bestanden, lijsten etc. Zorgen dat bezoekers en telefoontjes netjes en snel worden afgehandeld.