Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung

Die EMSA Elektrotechnik GmbH ist ein Elektrotechnikunternehmen mit Sitz in Köln. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, zuverlässige und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im kaufmännischen und organisatorischen Tagesgeschäft unterstützt.

Wir suchen jemanden, der nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern eigenständig mitdenkt, Verantwortung übernimmt und betriebliche Abläufe aktiv mitgestaltet.

In dieser Position übernimmst du nach einer strukturierten Einarbeitung die selbstständige Organisation und Bearbeitung wichtiger kaufmännischer und administrativer Prozesse. Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten und sorgst dafür, dass unsere internen Abläufe zuverlässig und effizient funktionieren.

Deine Aufgaben

Kaufmännische Verwaltung & Rechnungswesen

* Eigenständige Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen sowie Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen

* Überwachung offener Forderungen einschließlich Zahlungserinnerungen und Mahnwesen

* Vorbereitung und kaufmännische Bearbeitung von Angeboten in Abstimmung mit der Geschäftsführung

* Pflege und Verwaltung kaufmännischer Unterlagen sowie strukturierte Dokumentenablage

* Selbstständige Organisation und Optimierung allgemeiner Büro- und Verwaltungsabläufe

Personalverwaltung & digitale Zeiterfassung

* Eigenständige Kontrolle, Prüfung und Freigabe digital erfasster Arbeitszeiten unserer Mitarbeitenden

* Bearbeitung und Verwaltung von Urlaubsanträgen, Abwesenheiten und Krankmeldungen

* Aufbereitung und Übermittlung abrechnungsrelevanter Arbeitszeitdaten an das Steuerbüro

* Pflege und Organisation interner Personal- und Verwaltungsprozesse

Kundenkommunikation & Auftragskoordination

* Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden sowie Kommunikation mit Lieferanten und Geschäftspartnern

* Selbstständige Bearbeitung eingehender Kundenanfragen und E-Mail-Korrespondenz

* Koordination von Kundenterminen und Unterstützung bei der zeitlichen Planung und Umsetzung unserer Elektroinstallations- und Serviceaufträge

* Organisatorische Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und Kunden

* Unterstützung bei der kaufmännischen Auftragsabwicklung

Materialwirtschaft & Bestellwesen

*

• Eigenständige Bearbeitung und Durchführung von Materialbestellungen

* Erfassung, Kontrolle und Verwaltung von Lagerbeständen

* Kommissionierung und Bereitstellung benötigter Materialien für laufende Aufträge

* Abstimmung mit Lieferanten und Unterstützung bei der Materialorganisation

Das bringst du mit

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation bzw. einschlägige Berufserfahrung

* Erfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Büroorganisation oder Verwaltung

* Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

* Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten eigenständig zu setzen

* Sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit gegenüber digitalen Verwaltungs- und Zeiterfassungssystemen

* Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

* Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

* Erfahrung in einem Handwerksbetrieb, idealerweise im Bereich Elektrotechnik, ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Besonders wichtig ist uns eine Persönlichkeit, die vorausschauend arbeitet, Zusammenhänge erkennt, eigenständig Lösungen findet und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft nachhaltig entlastet.

Das bieten wir dir

* Eine langfristige berufliche Perspektive in einem etablierten Elektrotechnikunternehmen

* Eine Anstellung in Teilzeit oder Vollzeit

* Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice nach Absprache

* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit

* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege

* Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung betrieblicher Abläufe

* Moderne, digital unterstützte Arbeitsprozesse

* Ein kollegiales Arbeitsumfeld und eine strukturierte Einarbeitung

Interesse geweckt?

Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und möchtest eine wichtige organisatorische Rolle in einem Elektrotechnikunternehmen übernehmen?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!