Mitarbeiter (m/w/d) in der Gremienbetreuung

Für die gute Sache heißt bei uns: Wir für Andere. Unsere genossenschaftliche Idee macht uns zu einem modernen Social-Profit-Dienstleister. Mit rund 200 Beschäftigten arbeiten wir für unsere rund 4.000 Mitgliedsunternehmen (u.a. Coca-Cola, EDEKA, Deichmann, REWE, Ferrero) sowie weit über eine Million Arbeitnehmer und kümmern uns um ihre betriebliche Altersvorsorge. Zu uns gehören etwa 30 Versorgungseinrichtungen, darunter die größte Firmenpensionskasse auf Gegenseitigkeit in Deutschland mit rund 800.000 Mitgliedern.

Wir suchen eine tatkräftige Unterstützung für unseren Vorstand mit dem Blick für das Wesentliche. Für die gute Sache brauchen wir dein Engagement in den Bereichen Gremienmanagement, Pensionskassensteuerung und Governance. Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten und dem verantwortungsbewussten Zusammentragen relevanter Informationen gestaltest du effiziente Kommunikationswege und hältst alle Fäden zusammen.

Vorerfahrungen im Gremienmanagement oder der Pensionskassensteuerung sind nicht zwingend erforderlich. Wichtiger sind eine strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein und Freude daran, komplexe Themen präzise aufzubereiten. Das notwendige Fachwissen vermitteln wir dir im Rahmen eines strukturierten Onboardings.

Wir suchen unbefristet und in Vollzeit einen

Mitarbeiter (m/w/d) in der Gremienbetreuung

Deine Aufgaben

• Mitarbeit im Bereich der Pensionskassensteuerung
• Eigenverantwortliche Koordination und Organisation sowie Nachbereitung von Sitzungen des Aufsichtsrates, Vorstandes, der Vertreterversammlungen und weiterer Gremien
• Erstellung, Abstimmung und fristgerechter Versand von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Monitoring der Umsetzung getroffener Beschlüsse insbesondere hinsichtlich der Änderungen in den Gremien und der Aktualisierung der Regularien sowie weiterer offener Punkte in Absprache mit den beteiligten Fachbereichen
• Beachtung der gesetzlichen Vorschriften (z.B. VAG, BaFin-Anforderungen) sowie Unterstützung bei der Corporate Governance und Compliance-Anforderungen
• Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder wie Vorstände, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsbehörden und Mitglieder der Gremien
• Verwaltung und Archivierung von Sitzungsunterlagen, Beschlüssen und relevanten Dokumenten in revisionssicheren Systemen und Tools sowie Sicherstellung der Vollständigkeit und Qualität

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Bankkaufmann, Versicherungskaufmann, Verwaltungsfachangestellter m/w/d)
• Wünschenswert, aber keine Voraussetzung, sind Berufserfahrungen in der Organisation und Begleitung von Vorstands‑ und Aufsichtsratssitzungen
• Ausgeprägte konzeptionelle und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise auch unter Einhaltung enger Terminvorgaben (Zeit- und Qualitätsmanagement)
• Freude an der Optimierung von Prozessen und an der aktiven Mitgestaltung
• Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles und selbstsicheres Auftreten

Das bieten wir

• Sicher und zukunftsfähig: Langfristige Beschäftigung bei einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen in einer wachsenden Branche
• Top Arbeitsumfeld: Moderner Arbeitsplatz mitten in der Hamburger HafenCity
• Fair & attraktiv: attraktives Vergütungspaket + hervorragende betriebliche Altersvorsorge
• Mobil & flexibel: Flexibles Arbeitszeitmodell und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Homeoffice) — für optimale Work-Life-Balance
• Gemeinschaft & Kultur: Kollegiale Atmosphäre, agiles Arbeiten und ein Team, das zusammenhält und gemeinsame Ziele verfolgt
• Familienfreundlich & unterstützend: Gratis Beratungsangebote durch den pme Familienservice — für Vereinbarkeit von Beruf und Familie und mentale Gesundheit
• Gesund & fit: Kooperation mit FitnessFirst, Bike-Leasing und weitere Gesundheits- sowie Sportangebote
• Vorteile & Vergünstigungen: Zuschuss zum HVV-ProfiTicket, Corporate Benefits (Mitarbeiter-Shoppingportal), Mitarbeiterrabatte und mehr

Jetzt bewerben

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Weitere Informationen erhältst du von Julia Kahl unter hr@hapev.de.

Bitte bewirb dich online über unser Bewerbungsformular und gib deine Gehaltsvorstellung sowie Verfügbarkeit an.

Mehr über unser Unternehmen findest du auf der Karriereseite.