Office Manager H/F
- Salary
- Up to €40K
- Hiring from
- France
- Work type
- Hybrid
- Posted
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Dans le cadre de sa croissance, Klee Group renforce ses équipes et recherche un poste d’Office Manager en CDD ( 6 à 12 mois) pour piloter l’ensemble des sujets liés aux services généraux et à la vie du site du Plessis-Robinson, au Centre d’affaires La Boursidière.
Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, vous êtes au cœur de la vie du site et contribuez au bon fonctionnement des locaux ainsi qu’au bien-être des collaborateurs. En lien étroit avec la Direction des Services Informatiques, les Office Managers et les équipes des autres sites, vous intervenez en toute autonomie sur un périmètre varié, dans un environnement dynamique et en croissance.
Un poste clé, polyvalent et responsabilisant, sans management d’équipe, basé au Plessis-Robinson et sans télétravail.
Ce poste est proposé en CDD d’une durée de 6 à 12 mois, avec une rémunération brute annuelle pouvant aller jusqu’à 40 000 € selon le profil et l’expérience.
Tes missions
Gestion des locaux
Assurer le suivi de la maintenance préventive et corrective des locaux
Prendre en charge les éventuels déménagements ou ouvertures de nouveaux espaces
Gérer les contrats avec les prestataires (nettoyage, sécurité, entretien, etc.)
Assurer le suivi des normes de sécurité et de conformité
Fournitures et équipements
Gérer les stocks et les fournitures, en cohérence avec la démarche RSE du Groupe
Gérer le matériel ( imprimantes etc )
Négocier et gérer les contrats fournisseurs
Sécurité au travail
Mettre en œuvre et suivre la stratégie de sécurité et de sûreté des sites
Organiser les actions préventives et les formations nécessaires
Participer à l'élaboration et à la mise à jour du document unique
Gestion budgétaire
Suivre le budget alloué aux services généraux
Proposer des pistes d'optimisation des coûts
Vie des sites et fonction de proximité
Assurer l'accueil (courrier, visiteurs, préparation de réunions, intégration des nouveaux arrivants)
Organiser les temps forts de la vie des sites (animations interne RH, RSE etc)
Assurer une fonction de proximité : suivi des visites médicales, assistance aux collaborateurs, communication interne
Gérer les places et les badges de parking des sites
Gérer la flotte des véhicules de fonction
Assistanat des équipes opérationnelles
Mettre à jour des fichiers Excel ou PowerPoint
Produire des reportings divers
Organiser des séminaires
Gérer les notes de frais
Commande de matériel (Téléphones portables etc )
Réserver les billets de train et les hôtels
Veille réglementaire
Assurer une veille régulière sur les obligations réglementaires applicables aux services généraux et à la sécurité des locaux
La liste de ces missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer avec le poste.
Ton profil
Titulaire d’un diplôme en gestion, administration des affaires, assistant(e) manager, management des services ou équivalent ( Bac +2 ou Bac +5) , vous justifiez d'une bonne d’expérience sur un poste similaire (services généraux, Office Management multisite, assistant(e) de direction).
Vous disposez de solides compétences en gestion administrative, gestion de projet et pilotage de prestataires. Vous maîtrisez les enjeux liés à la sécurité, à la conformité, à la gestion des contrats et au suivi budgétaire.
Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous savez prioriser et coordonner plusieurs activités et sites. Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens du service, de bonnes qualités rédactionnelles et êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés.
Vous maîtrisez la Suite Microsoft Office, notamment Excel.
Au travers de ses recrutements, Klee Group cultive une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle et des travailleurs handicapés.
Déroulement des entretiens
Un premier échange téléphonique avec la Responsable Recrutement
Un entretien avec un membre de votre future équipe
Un échange avec Philippe, Directeur des Ressources Humaines