Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben Beratung von Interessierten und Teilnehmenden zu Fördermöglichkeiten und passenden Weiterbildungsangeboten Aktive Betreuung und Nachverfolgung von Interessenten zur Förderung von Kursanmeldungen sowie zur Sicherstellung einer hohen Auslastung der Weiterbildungsangebote Kommunikation mit Interessierten, Teilnehmenden und Lehrenden per Telefon und E-Mail in deutscher und englischer Sprache Pflege, Verwaltung und Aktualisierung teilnehmer-, förder- und abrechnungsrelevanter Daten Eigenständige Planung und Umsetzung ausgewählter Projekte zur Weiterentwicklung unserer Kundenkommunikation und zur Stärkung der Sichtbarkeit unserer Weiterbildungsangebote Administrative Abwicklung von Online- und On-Campus-Seminare einschließlich Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs Deine Eigenschaften Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, ergänzt durch einschlägige Berufserfahrung in kundenorientierten Tätigkeitsfeldern Erfahrung im Aufbau und der Pflege nachhaltiger Kundenbeziehungen sowie ein gutes Verständnis für kundenorientierte Beratungs- und Vertriebsprozesse Strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und auch bei parallelen Anforderungen eine hohe Service- und Ergebnisorientierung sicherzustellen Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie Erfahrung in beratungsorientierten Gesprächen mit Interessierten oder Kunden bis zum Abschluss Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsumgebungen sowie Erfahrung in der vollständig remote organisierten Zusammenarbeit Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Technologien, insbesondere im produktiven Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Wir suchen Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Beratung und Betreuung unserer Interessierten und Teilnehmenden: Du begleitest sie entlang des gesamten Prozesses, erkennst ihre Anliegen und entwickelst pragmatische Lösungen. Bei uns hast du die Möglichkeit, Abläufe eigenverantwortlich mitzugestalten, Projekte voranzutreiben und den Kontakt zu unseren Kundinnen und Kunden aktiv zu optimieren. Idealerweise bringst du Erfahrung in beratungsorientierten Gesprächen, Kundensupport oder vertriebsnahen Strukturen mit, um unsere Weiterbildungsangebote professionell zu vermitteln. Wenn du Wert auf kurze Entscheidungswege, selbstständiges Arbeiten in einem vollständig remote organisierten Umfeld und ein motiviertes Team legst, bist du bei uns genau richtig. Wir bieten Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Projekte, bei denen du wirklich etwas bewegen kannst 100% Remote: Arbeite, wo du willst – mit flexiblen Arbeitszeiten und echter Work-Life-Balance Ein motiviertes, kollegiales Team, das dich herzlich aufnimmt und gemeinsam Erfolge feiert Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe Sinnvolle Aufgaben: Trage aktiv dazu bei, Menschen in ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen Raum für deine Ideen: Bringe dich ein, gestalte Prozesse mit und treibe Innovationen voran Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, inklusive Bildungsurlaub und Zugang zu digitalen Lernplattformen Moderne Ausstattung (z.B. MacBook) und Arbeiten mit den neuesten digitalen Tools Über uns Die XDi – Experience Design Institut GmbH bietet praxisnahe und interaktive Weiterbildungen mit den Themenschwerpunkten Human Centered Design, Digitale Transformation und Agile Entwicklung. Unser Ziel ist es, unseren Teilnehmern ein hochgradig anwendungsbezogenes und inspirierendes Lernerlebnis zu bieten, das sie befähigt, neue Fähigkeiten direkt in ihrem beruflichen Alltag anzuwenden.