Oficial de contratos - Bogotá D.C

OFICIAL DE CONTRATOS – BOGOTÁ D.C

Ubicación: Bogotá, Colombia
Tipo de contrato: Termino indefinido
Nivel Salarial: IV $3.795.000 COP
Nivel de Riesgo: ☐ Nivel 3 ☐Nivel 2 x Nivel 1
(Nivel 3: Contacto frecuente con participantes, contacto directo con niños, acceso a datos sensibles y/o alto nivel de responsabilidad.
Nivel 2: Algún contacto con participantes; contacto no directo y no planificado con niños.
Nivel 1: Probablemente sin contacto con participantes ni acceso a datos sensibles)

Acerca de Mercy Corps
Mercy Corps es una organización global líder impulsada por la convicción de que un mundo mejor es posible. En situaciones de desastre, en contextos difíciles y en más de 40 países alrededor del mundo, trabajamos en alianza para poner en marcha soluciones audaces, ayudando a las personas a superar la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora, y para el futuro.

En Colombia hemos trabajado desde 2005 en diferentes departamentos, creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e influencia a través de diferentes programas. Bajo diferentes líneas de acción y soluciones duraderas como la atención humanitaria integral a personas afectadas por el conflicto o los desastres naturales; la mediación de conflictos por la tierra, las mujeres rurales y las cadenas agrícolas productivas, la educación y protección de niños, niñas y jóvenes en riesgo; desarrollo económico inclusivo, atención humanitaria de emergencia, resiliencia y en función de la construcción de paz en Colombia.

El Programa/Departamento/Equipo

Mercy Corps implementa el programa Protierra Catatumbo el cual apoyará a familias rurales de Tibú, El Tarra y Sardinata, entre 2023 y 2030 y es financiado por la Fundación Howard G. Buffett, dirigida a construir una economía rural vibrante en la región, promoviendo los medios de vida y una economía campesina sostenible, ampliando los derechos sobre la tierra, sustituyendo las economías ilícitas e ilegalizadas y fortaleciendo la economía solidaria, la transformación agropecuaria y el acceso a mercados competitivos con pagos justos para 4.800 pequeños agricultores.

Este programa se ejecutará en coordinación con la Agencia Nacional de Tierras Agencia, la Unidad de
Restitución de Tierras, la Agencia de Renovación del Territorio y el SENA, contribuyendo a la implementación de los Acuerdos de Paz y al PDET Catatumbo. Además, con estrecho trabajo con las Alcaldías de Tibú, El Tarra y Sardinata, las Juntas de Acción Comunal y las organizaciones de productores, campesinas y étnicas para construir el camino hacia la Paz en el Catatumbo.

El Puesto

El/la Oficial de Contratos en Mercy Corps será responsable de apoyar la implementación y el mantenimiento de altos estándares de eficiencia e integridad en el proceso de contratación de bienes y servicios para los programas, bajo la supervisión directa del (la) Especialista de Contratos. Su principal objetivo será contribuir a la revisión y aprobación oportuna de los contratos de bienes de Mercy Corps, en total conformidad con las políticas de gestión de contratos.

Este rol implica la revisión, análisis, validación y gestión de contratos de bienes, servicios y acuerdos marco, así como de sus respectivos otrosíes, garantizando que cada documento cumpla con los requisitos establecidos por la organización y los lineamientos del área de compras. El/la Oficial de Contratos será responsable del seguimiento de tiempos de revisión y aprobación de los contratos asignados, así como del control documental correspondiente.

Adicionalmente, brindará apoyo en la consolidación de indicadores y reportes de gestión que el área de compras presenta ante la organización, y participará en la implementación de los planes de control de calidad a proveedores y gestión documental, contribuyendo a la resolución de novedades contractuales y mejora continua de los procesos de contratación, siguiendo las directrices establecidas por su supervisor (a).

El/la Oficial de Contratos desempeñará sus funciones bajo la supervisión del (la) Especialista de Contratos y en estrecha colaboración con las áreas de programas, para garantizar el cumplimiento de los tiempos y requisitos de cada contrato.

Responsabilidades Esenciales del Trabajo

ESTRATEGIA Y PLANIFACIÓN
● Identificar oportunidades de mejora en los procesos de contratación.
● Priorizar actividades y tiempos de manera que contribuya al cumplimiento de los objetos del área de compras.
● Apoyar la implementación de actividades que contribuyan a mejorar la gestión contractual.

GESTIÓN DE EQUIPO

• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo se esfuerzan por lograr la excelencia.
• Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos comunes.
• Ser propositivo, tener capacidad para trabajar tanto individualmente como en equipo.
• Afrontar con ánimo y buena disposición cualquier otra tarea que le sea asignadas para el efectivo desarrollo del Programa

GESTIÓN DE CONTRATOS
• Apoyar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos.
• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo se esfuerzan por lograr la excelencia.
• Garantizar que todos los contratos cumplan con las políticas de la organización y sean gestionados a tiempo.

FUNCIONES GENERALES
• Cumplir con las políticas y estándares de Mercy Corps y los procesos programáticos, financieros, administrativos, de compras, logísticos, de recursos humanos y de seguridad.
• Actualizar oportunamente la herramienta de gestión de contratos y aquellas necesarias para el adecuado seguimiento contractual.
• Verificar que los contratos de bienes, servicios y acuerdos marco a su cargo cumplan con las condiciones establecidas en los pliegos licitatorios y/o términos de referencia, cotizaciones y demás documentos que acompañen el proceso.
• Preparar y verificar los documentos que integran el proceso contractual de bienes y servicios, previa revisión y aprobación.
• Gestionar las novedades de contratos de proveedores y consultores, apoyando a la Especialista de Contratos en los casos que requieran espacios de resolución.
• Verificar que los proveedores cuenten con la documentación reglamentaria requerida para el proceso de contratación y que se encuentre debidamente actualizada.
• Apoyar la gestión de los documentos requeridos para la contratación con proveedores y consultores, en cumplimiento con las políticas de la organización.
• Contribuir a que el proceso de contratación de Mercy Corps sea eficiente, confiable, justo y transparente.
• Garantizar el correcto uso de los templates de contratos y otrosíes de bienes y servicios.
• Apoyar a la Especialista de Contratos y a la Gerencia de Compras y Logística en la elaboración de informes mensuales, semestrales y anuales del programa referentes a los procesos contractuales.
• Identificar y reportar a la Especialista de Contratos oportunidades de mejora en los procesos contractuales.
• Comprender las políticas y formatos de contratación de bienes de Mercy Corps.
• Apoyar, cuando se requiera, en la orientación y/o capacitación al personal sobre las políticas de contratación y el diligenciamiento de formularios relacionados con contratos de bienes, acuerdos marco y Otrosíes.
• Reportar oportunamente a la Especialista de Contratos cualquier riesgo identificado relacionado con el incumplimiento de contratos o normas civiles colombianas.
• El/la Oficial de Contratos se comportará de manera profesional y personal de tal manera que otorgue crédito a Mercy Corps y no ponga en peligro su misión humanitaria.
• Cualquier otra función relacionada con el rol, asignada por su supervisor/a para el logro de los objetivos.

RESPONSABILIDADES DE SALVAGUARDA
● Aprender activamente sobre salvaguarda e integrarla en su trabajo, incluyendo la identificación de riesgos y medidas de mitigación relacionadas con su área.
● Practicar los valores de Mercy Corps, incluyendo el respeto por la dignidad y el bienestar de los participantes y de sus compañeros/as de equipo.
● Fomentar la apertura y la comunicación en su equipo; alentar a los miembros del equipo a presentar reportes si tienen alguna inquietud, utilizando los mecanismos de denuncia disponibles, por ejemplo, la Línea Directa de Integridad u otras opciones.

RESPONSABILIDADES DEL SG-SST
• Participar y apoyar activamente en las actividades y cumplir con las responsabilidades como miembro de equipo con el SG-SST (Sistema de Gestión, Salud y Seguridad en el Trabajo)
• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de SG-SST según lo determinado por la organización y la normativa vigente al respecto.
Responsabilidad de Supervisión N/A

Responsabilidad

Reporta Directamente A: Especialista de Contratos
Trabaja Directamente Con: Equipos de compras, coordinadores de operaciones, programas,
finanzas, administración y socios locales.

Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave
Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.

Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles
● Profesional en Derecho.
● Tres (3) años de experiencia demostrable en cargos de contratación, cuyas funciones estén relacionadas con la gestión contractual de proveedores y consultores.
● Deseable especialización en derecho contractual, comercial, de negocios o similares
● Conocimiento en gestión de contratación por prestación de servicios.
● Experiencia en control de contratos, actas de liquidación, y certificados
● Habilidades informáticas en los programas de MS Office.
● Conocimiento de los estándares de Esfera y otra capacitación en respuesta humanitaria
(deseable).

Factores de Éxito
• Excelente sentido del juicio.
• Fuertes habilidades de organización y comunicación.
• Habilidad para realizar múltiples tareas y procesar información en acción.
• Comprender claramente la ética de las adquisiciones y el cumplimiento por políticas y protocolos, esencial.
• Capacidad de trabajar efectivamente con una amplia variedad de personas.
• Capacidad de trabajar como parte de un equipo y coordinar con el equipo del proyecto.

Condiciones de Vida / Condiciones Ambientales
El puesto tiene su base en Bogotá y requiere hasta un 40 % de viajes para apoyar a los programas de país, lo que puede incluir desplazamientos a zonas inseguras donde la libertad de movimiento es limitada y a áreas con servicios básicos restringidos. La vivienda para este puesto será individual, el personal tendrá acceso a servicios médicos de buena calidad y las condiciones de vida serán de alto estándar.

Aprendizaje Continuo
En línea con nuestra convicción de que las organizaciones que aprenden son más eficaces, eficientes y relevantes para las comunidades a las que servimos, empoderamos a todos los miembros del equipo a dedicar el 5 % de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y/o profesional.

Equipo Compromiso y Efectividad
Lograr nuestra misión comienza por cómo construimos nuestro equipo y colaboramos. Al reunir personas con variedad de experiencias, antecedentes y perspectivas, fortalecemos nuestra capacidad para resolver desafíos complejos e impulsar la innovación. Fomentamos una cultura de confianza y respeto, donde cada miembro del equipo es valorado por sus contribuciones, se le empodera para alcanzar su máximo potencial y se le motiva a dar lo mejor de sí. Reconocemos que construir un equipo fuerte y eficaz es un proceso continuo, y seguimos comprometidos con aprender, mejorar y crecer juntos.

Igualdad de Oportunidades de Empleo
Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.

Salvaguarda y Ética
Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo, ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacia, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.

Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).