Operation Specialist (M/W/D)

Über SR Travel

Die SR Travel GmbH & Co. KG in Gießen ist ein internationaler Reiseveranstalter für Gruppenreisen, Lieferant für touristische Direktvertriebe sowie Incoming-Agentur für D & EU. Inspirierende Reisen mit echten Erlebnissen sind unser Spezialgebiet, und wir konzipieren sowie organisieren Groß- und Kleinserien, MICE-Projekte sowie maßgeschneiderte Gruppenreisen mit einem internationalen Netzwerk aus Hotels, DMCs, Beförderungsunternehmen und weiteren touristischen Leistungspartnern.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen sorgfältigen und zahlenaffinen Operations Specialist, der die operative Vorbereitung und Abwicklung unserer Gruppen- und Serienreisen unterstützt, reisebezogene Daten zuverlässig pflegt und zur Weiterentwicklung unserer Prozesse und Systeme beiträgt.

Ihre Aufgaben

• Operative Reiseabwicklung und Saisonvorbereitung: Sie übernehmen die operative Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gruppen- und Serienreisen im Backoffice. Vor Saisonbeginn schaffen Sie die erforderlichen Strukturen und Datengrundlagen für eine reibungslose Reiseabwicklung.

• Touren- und Systempflege: Sie legen einzelne Touren in unseren unternehmensspezifischen Systemen an und aktualisieren die relevanten reisebezogenen Daten während der laufenden Saison.

• Kontingent- und Leistungspflege: Sie prüfen und pflegen Kontingente, nehmen Hotelzuteilungen vor und legen Hotels, Nebenleistungsgeber sowie weitere touristische Leistungspartner in den eingesetzten Systemen an.

• Buchungs- und Teilnehmerdaten: Sie übertragen und pflegen Buchungsnummern, Gäste- und Teilnehmerzahlen sowie weitere für die Reiseabwicklung erforderliche Informationen. Dabei kontrollieren Sie die Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität.

• Reiseunterlagen und Dokumentenmanagement: Sie erstellen, prüfen und versenden Teilnehmerlisten, Voucher und weitere Reiseunterlagen fristgerecht. Damit stellen Sie eine vollständige und korrekte Dokumentation entlang des gesamten Reiseverlaufs sicher.

• Listen und Datenauswertungen: Sie erstellen und pflegen operative Arbeitslisten in MS Excel beziehungsweise LibreOffice Calc. Umfangreiche Tabellen, Datenbestände, Formeln und Auswertungslogiken prüfen Sie sorgfältig auf Funktionalität und Richtigkeit.

• Operatives Tagesgeschäft: Sie bearbeiten kurzfristige Änderungen und übertragen diese zuverlässig in die relevanten Systeme, Listen und Reiseunterlagen. Offene operative Themen verfolgen Sie nach und koordinieren die notwendigen Maßnahmen mit den beteiligten Stellen.

• Klärungs- und Beschwerdefälle: Sie unterstützen bei der Bearbeitung operativer Klärungs- und Beschwerdefälle. Hierfür recherchieren und analysieren Sie Sachverhalte, identifizieren mögliche Fehlerquellen und wirken an geeigneten Lösungen mit.

• Prozess- und Tooloptimierung: Sie überprüfen bestehende Arbeitsabläufe, Datenstrukturen und eingesetzte Tools und zeigen Verbesserungspotenziale auf. Vorhandene Formeln und Auswertungslogiken in Excel beziehungsweise LibreOffice Calc passen Sie bei Bedarf an und entwickeln diese weiter.

• Import- und Datenübernahmeprozesse: Sie unterstützen bei der Anwendung, Prüfung und Weiterentwicklung von Importern. Bei Bedarf arbeiten Sie an der Optimierung bestehender oder an der Entwicklung neuer Import- und Datenübernahmeprozesse mit.

• Digitale und KI-gestützte Arbeitsweisen: Sie bringen Ihr Interesse an digitalen Lösungen ein und unterstützen – soweit für das Aufgabengebiet sinnvoll – die Anwendung und Weiterentwicklung KI-gestützter Prozesse und Systeme.

• Cross-functional Collaboration: Sie arbeiten eng mit angrenzenden Fachbereichen und Abteilungen zusammen. Bei operativen, systemseitigen und prozessbezogenen Fragestellungen unterstützen Sie die beteiligten Teams und wirken an abteilungsübergreifenden Projekten mit.

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder touristische Ausbildung, abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung; Erfahrung im Backoffice ist von Vorteil

• Erfahrung in der Tourismusbranche, insbesondere in der Abwicklung von Gruppen- oder Serienreisen, ist wünschenswert

• Sehr gute Kenntnisse in MS Excel; Kenntnisse in LibreOffice Calc sind von Vorteil

• Sicherer Umgang mit umfangreichen Tabellen, Datenlisten, komplexen Formeln und Auswertungslogiken

• Ausgeprägte Zahlenaffinität sowie ein gutes Verständnis für große Datenmengen, Zusammenhänge und Plausibilitäten

• Erfahrung mit datenbasierten Prozessen, Importen oder systemgestützter Datenpflege ist von Vorteil

• Erfahrung in Optimierungsprojekten oder bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Arbeitsabläufen ist wünschenswert

• Affinität zu digitalen Tools sowie Interesse an der praktischen Anwendung und Weiterentwicklung KI-gestützter Arbeitsweisen

• Sehr sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise

• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein, insbesondere bei zeitkritischen und fristgebundenen Aufgaben

• Fähigkeit, Fehlerquellen systematisch zu identifizieren, zu analysieren und im eigenen Verantwortungsbereich zu beheben

• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise bei gleichzeitig hoher Team- und Serviceorientierung

• Fähigkeit, mehrere operative Aufgaben parallel zu bearbeiten und Prioritäten an saisonale Anforderungen anzupassen

• Bereitschaft, sich intensiv in unternehmensspezifische Systeme, Prozesse und neue Tools einzuarbeiten

Ihre ersten Monate bei SR Travel

In Ihren ersten Monaten übernehmen Sie die operative Betreuung laufender Gruppenreisen und arbeiten sich in unsere bestehenden Buchungs- und Abstimmungsprozesse mit unseren internationalen Partnern ein. Sie lernen unser Netzwerk aus Hotels und Dienstleistern kennen und steuern die ersten eigenen Projekte von der Vorbereitung bis zur finalen Abwicklung. Sollten Sie nicht alle Anforderungen zu hundert Prozent erfüllen, freuen wir uns dennoch auf Ihre Bewerbung.

Das bieten wir Ihnen

• Eine verantwortungsvolle Position als Operations Specialist Gruppen- und Serienreisen bei einem international tätigen B2B-Reiseveranstalter

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet in der operativen Vorbereitung und Abwicklung internationaler Reiseprogramme

• Eigenverantwortliches Arbeiten innerhalb klar definierter Prozesse und Zuständigkeiten

• Die Möglichkeit, bestehende Arbeitsabläufe, Datenstrukturen und digitale Tools aktiv weiterzuentwickeln

• Mitarbeit an abteilungsübergreifenden Projekten sowie an der Einführung moderner und KI-gestützter Arbeitsweisen

• Direkte Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen

• Ein internationales Arbeitsumfeld und ein serviceorientiertes Team

• Attraktive Zusatzleistungen, z. B. mobiles Arbeiten, JobRad, Weiterbildungen, Mitarbeiterrabatte oder eine betriebliche Altersvorsorge

Homeoffice ist abhängig von der Art der Tätigkeit und den betrieblichen Anforderungen.