Job Description
Título del puesto: Administrativo de Operaciones Ubicación
Málaga Horas: 37,5 horas Patrón de trabajo
Híbrido, 3 días por semana en la oficina
El puesto de Operations Administrative en Safeguru es responsable de proporcionar apoyo administrativo y operativo a la función de Operations. Este rol gestiona los canales de comunicación diarios, realiza el seguimiento de entregas y pedidos web, coordina con almacenes y transportistas externos, y apoya el procesamiento correcto de devoluciones, incidencias, tarifas de proveedores y facturas.
El puesto contribuye a la eficiencia operativa manteniendo registros precisos, actualizando las SOPs, apoyando actividades relacionadas con la experiencia del cliente, como las llamadas de NPS, y asistiendo al departamento con tareas adicionales cuando sea necesario.
Responsabilidades principales
Comunicación con clientes y departamentos
• Proporcionar atención telefónica como segundo punto de contacto para consultas generales, incidencias y otros asuntos operativos.
• Gestionar y responder los correos electrónicos recibidos por el departamento de compras, asegurando un seguimiento oportuno y la escalación adecuada cuando sea necesario.
Entregas, pedidos web y devoluciones
• Realizar el seguimiento diario de entregas para controlar el estado, identificar retrasos y apoyar su resolución a tiempo.
• Gestionar y hacer seguimiento de las devoluciones web, incluyendo el mantenimiento del reporte y los registros correspondientes.
• Hacer seguimiento de los pedidos web abonados mediante transferencia bancaria para asegurar la confirmación del pago y el avance del pedido.
Gestión de incidencias y transportistas
• Gestionar y hacer seguimiento de las incidencias relacionadas con almacén de todo tipo, excepto las relacionadas con stock.
• Coordinar con transportistas externos y mantener registros precisos de los pedidos y la actividad de transporte relacionada.
Administración financiera y de proveedores
• Revisar y aprobar facturas de proveedores y transportistas, asegurando su exactitud y correcta asignación.
• Mantener actualizadas las tarifas de proveedores y revisar a qué productos web o B2B afectan los cambios de tarifa.
Procesos, reporting y mejora continua
• Realizar llamadas trimestrales de NPS y apoyar la recopilación de feedback de clientes.
• Mantener y actualizar los procedimientos operativos estándar (SOPs), asegurando que la documentación sea precisa y esté vigente.
• Controlar, registrar y reportar los productos en stock de taras
• Apoyar cualquier tarea adicional o extraordinaria requerida dentro del departamento de Operaciones.
Alcance del impacto
• Este puesto da soporte a la función de Safeguru Operations y puede interactuar con equipos internos, almacenes, proveedores, transportistas y clientes según las necesidades del negocio.
Habilidades y experiencia esenciales
• Buenas habilidades de comunicación y confianza para tratar con clientes, proveedores, transportistas y compañeros internos.
• Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo, con capacidad para gestionar varios seguimientos al mismo tiempo.
• Atención al detalle y precisión en el mantenimiento de registros, reportes, facturas y SOPs.
• Capacidad para priorizar tareas operativas diarias y escalar incidencias de forma adecuada.
• Buen nivel de competencia informática y capacidad para trabajar con sistemas internos, hojas de cálculo, correo electrónico y herramientas de reporting.
• Enfoque orientado al cliente y capacidad de resolución de problemas.
Habilidades y experiencia deseables
• Experiencia previa en administración de operaciones, apoyo a compras, logística, atención al cliente o un puesto administrativo similar.
• Experiencia trabajando con pedidos web, seguimiento de entregas, devoluciones, transportistas o incidencias de almacén.
• Experiencia en el mantenimiento de SOPs, reportes o trackers operativos
Beneficios- Oportunidades de crecimiento profesional y avance en la carreraEntorno de trabajo
- colaborativo y de apoyo
- Modelo híbrido: 3 días en la oficina, 2 días de trabajo remoto
- Piscina en el lugar y mesa de ping-pongJornada intensiva en agosto: durante este mes trabajamos de 8:00 a 15:00
- Horario flexible con opción de salir temprano los viernes
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