Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n Organisationsassistent*in 45 Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät Besetzung ab: | Stundenausmaß: 34,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa Befristung bis: Stellen ID: 6023 Ausführliche Beschreibung Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. Das Institut für Germanistik der Universität Wien ist das größte Forschungs- und Ausbildungszentrum für alle Fragen der deutschen Sprache und deutschsprachigen Literaturen. Die fünf Kernbereiche des Instituts lauten Neuere deutsche Literatur, Ältere deutsche Literatur, Germanistische Sprachwissenschaft, Deutsch als Fremd- und Zweitsprache und Fachdidaktik Deutsch. Dazu kommen ergänzend und fachübergreifend die Bereiche Gender Studies, Kulturwissenschaft, Literaturtheorie sowie Kinder- und Jugendliteraturforschung. Es werden über 5000 Studierende betreut. Ausführliche Beschreibung Ihr persönlicher Wirkungsraum: Das Institut für Germanistik betreibt Lehre und Forschung und bildet Studierende verschiedener Studien aus. Das wissenschaftliche Personal ist in zahlreiche Gremien der Universität eingebunden und pflegt verschiedene Kontakte in in- und ausländischen Institutionen. Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet (mit Option auf Entfristung). Ausführliche Beschreibung Das machen Sie konkret: Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets. Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.). Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen. Sie übernehmen außerdem allgemeine Verwaltungsaufgaben Ausführliche Beschreibung Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit: Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext) Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point) Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) Erfahrung mit SAP ist von Vorteil Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrungen in der universitären Verwaltung. Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Ausführliche Beschreibung Das bieten wir Ihnen: Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet (mit Option auf Entfristung). Work-Life-Balance : Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten. Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung. Gute öffentliche Anbindung : Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar. Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team! So einfach bewerben Sie sich: Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: Beatrice von Lüpke [email protected] Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit , Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen. Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365. Datenschutzerklärung Bewerbungsfrist: 06.08.2026 Administration & Organisation