Persönlicher Assistent

Rollenbeschreibung Als Persönliche:r Assistent:in bei Alina Klaas – Umweltmanagement & Beratung unterstützen Sie die Geschäftsleitung im Arbeitsalltag und sorgen für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören die Koordination von Terminen und Kalendern, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz sowie die Erstellung und Pflege von Dokumenten und Präsentationen. Sie übernehmen administrative Aufgaben, behalten Fristen im Blick und unterstützen bei der Organisation von Projekten und Reisen. Die Position ist in Vollzeit ausgelegt und wird vollständig remote ausgeübt, wodurch Sie flexibel aus dem Homeoffice arbeiten können.

Qualifikationen

• Persönliche Assistenz & Executive Administrative Assistance: Sie verfügen über Erfahrung in der persönlichen Assistenz und der geschäftsführenden administrativen Unterstützung, einschließlich vertraulichem Umgang mit Informationen und vorausschauender Entlastung der Leitung.
• Kommunikation: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, klarer und höflicher Umgang mit internen und externen Kontaktpersonen sowie sicheres Formulieren von E-Mails und Schreiben.
• Kalender- und Terminmanagement: Sichere Organisation von Terminen, Kalenderführung, Priorisierung von Aufgaben und Koordination von Besprechungen und Reiseplänen.
• Kaufmännisch-verwaltende Kompetenzen (Clerical Skills): Routine in Dokumentenverwaltung, Dateiablage, Datenerfassung, Erstellen von Listen und Protokollen sowie sicherer Umgang mit gängigen Büro- und Kollaborationstools.
• Zusätzliche Anforderungen: Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise im Homeoffice, hohe Verlässlichkeit und Diskretion, ausgeprägte Organisationsfähigkeit, sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Office-Programme, Online-Kalender, Videokonferenzsysteme). Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Assistenz- oder Verwaltungsbereich ist von Vorteil.