Property Delivery & Facilities Manager - temporary contract

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Finalità del ruolo

Si tratta di un ruolo ibrido di nuova creazione che combina le discipline del Property Management e del Facilities Management: un'opportunità unica per una professionista o un professionista ambizioso che desidera compiere il prossimo passo nella propria carriera, acquisendo esperienza su un portafoglio industriale europeo.

La figura di Property Delivery & Facilities Manager fungerà da principale punto di riferimento per i clienti nell'ambito del portafoglio assegnato, garantendo un'erogazione impeccabile di tutti i servizi immobiliari e di facility management. Il ruolo viene valutato sulla base di KPI e SLA contrattuali e comporta piena responsabilità per la soddisfazione di clienti e occupanti presso tutti i siti assegnati.

L'attenzione iniziale sarà rivolta al supporto per l'onboarding e la mobilizzazione degli asset, per poi passare alla gestione operativa completa.

Cosa comporta questo lavoro

Fase 1: Mobilizzazione fino al "Giorno 1 Operativo" (Priorità Immediate)

Transizione e Onboarding degli Asset:

Condurre ispezioni congiunte di ciascun asset e completare i relativi report Supportare le richieste di informazioni dai property manager uscenti su questioni operative Fornire consulenza al Property Management sui requisiti della transizione Supportare l'onboarding dei fornitori e le sistemazioni temporanee necessarie all'erogazione dei servizi Supportare la preparazione per la gestione delle unità sfitte Effettuare ricognizione sulle utenze per comprendere la situazione attuale Supportare la configurazione dei contratti di servizio Comprendere i servizi da erogare per ciascun asset Supportare il piano di transizione del Property Management

Configurazione Operativa Immediata:

Effettuare tutte le letture dei contatori necessarie Avviare l'erogazione dello scope dei servizi Supportare l'implementazione di un sistema CAFM (Corrigo) Fungere da primo punto di contatto con occupanti e fornitori (in linea con la soluzione Corrigo) Supportare la supervisione dei lavori programmati / coordinarsi con il team di consulenza edile locale Avviare da subito la costruzione di relazioni con gli occupanti Supportare il coordinamento con i lavori programmati (non reattivi)

Fase 2: Gestione Operativa Continuativa

Gestione di Clienti e Occupanti

Fungere da principale punto di riferimento per i clienti, gestendo tutte le questioni relative a property e facilities nell'ambito delle autorità delegate e in linea con i piani aziendali e le istruzioni del cliente Guidare le comunicazioni regolari con gli occupanti, fornendo consulenza esperta e orientamento sulle operazioni quotidiane degli edifici Dimostrare una conoscenza approfondita dei termini di locazione degli occupanti, con focus sulle implicazioni di gestione immobiliare e sugli obblighi di erogazione del servizio del cliente Tenere riunioni regolari con i proprietari, garantendo il rispetto degli obblighi di locazione (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali) Interfacciarsi con il team di leadership del sito (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) quando necessario Condurre visite trimestrali agli asset Preparare e distribuire i materiali delle Business Review trimestrali/annuali (QBR/ABR) con soddisfazione del cliente

Operazioni Property e Facilities

Garantire un'erogazione efficiente ed economicamente efficace della manutenzione reattiva e dei servizi quotidiani, ottimizzando le prestazioni immobiliari e di facility management Supervisionare e monitorare tutta la manutenzione tecnica delle installazioni (AC/riscaldamento, antincendio, elettrico, HVAC, gestione verde, ecc.) Condurre ispezioni dei siti coprendo pulizia quotidiana, HVAC e manutenzione verde come parte del team Facilities Monitorare e gestire proattivamente gli immobili sfitti/vuoti in conformità con i contratti di gestione e le best practice del settore Garantire che le risorse contrattuali eseguano il lavoro rispettando gli obiettivi di durata e qualità, affrontando le problematiche di sotto-performance Stabilire e gestire sistemi informativi per una pianificazione e registrazione efficace del lavoro contrattuale Fungere da punto di contatto per la risposta di sicurezza/allarme e le procedure di emergenza Organizzare formazione sull'evacuazione antincendio e primo soccorso per il personale Aggiornare e mantenere i documenti di sicurezza ufficiali; interfacciarsi con le autorità governative quando richiesto

Gestione Finanziaria

Supervisionare la gestione finanziaria degli immobili, inclusa preparazione e monitoraggio dei budget delle spese di servizio, reporting trimestrale delle varianze e riconciliazione delle spese di servizio, aderendo alle pratiche contabili concordate Gestire e autorizzare ordini di acquisto e fatture tramite il sistema Yardi Voyager del cliente, secondo i limiti concordati e i protocolli finanziari Processare e controllare fatture e ordini di lavoro; aprire e monitorare budget nei sistemi finanziari; preparare e aggiornare previsioni Negoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori per garantire convenienza economica Pianificare e preventivare lavori di allestimento interno e installazioni tecniche Acquistare mobili e organizzare spostamenti di uffici/spazi dipartimentali interni quando richiesto

Salute, Sicurezza e Conformità

Sviluppare e mantenere dispositivi di salute e sicurezza di alta qualità, collaborando con i principali stakeholder del cliente e terze parti per garantire conformità con i contratti di servizio e gli standard di settore Guidare la revisione e la risoluzione dei rischi identificati nelle Valutazioni dei Rischi indipendenti, supervisionando il processo di audit JLL e le ispezioni di conformità del sito Gestire la presentazione di richieste di risarcimento assicurative relative a incidenti in loco, coordinandosi con assicuratori e periti secondo necessità Dimostrare una solida comprensione degli obblighi di riparazione e manutenzione di proprietari e inquilini Dimostrare una solida comprensione delle richieste degli inquilini per accordi di Licenza di Alterazione, accordi di sublocazione e cessioni

Gestione Progetti

Guidare la transizione fluida di singoli immobili nel portafoglio di gestione, garantendo continuità del servizio e soddisfazione del cliente Gestire le attività di progetto durante le fasi di allestimento: interfacciarsi con i team, organizzare gli orari di lavoro e garantire un'erogazione di qualità Formare e guidare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di messa in servizio) attraverso i cicli completi dei progetti Supportare la valutazione e pianificazione degli spazi, incluso l'aggiornamento delle planimetrie in collaborazione con i partner architetti del cliente

Procurement e Gestione Fornitori

Collaborare con i team specialistici interni per garantire che tutte le forniture e i servizi immobiliari siano approvvigionati in linea con il programma di procurement JLL, bilanciando qualità ed efficacia dei costi Identificare e implementare misure di risparmio sui costi nelle operazioni JLL, nei servizi per i clienti e nelle relazioni con i fornitori, concentrandosi sui miglioramenti dell'efficienza e sui metodi innovativi di erogazione dei servizi

Gestione Persone e Team

Gestire un team di Coordinatori Facilities ed Eventi/personale dell'edificio, inclusa allocazione delle risorse, delega del carico di lavoro e garanzia di adesione alle best practice Amministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle prestazioni, ecc.)

Dati, Reporting e Amministrazione

Assumersi la responsabilità dell'integrità dei dati all'interno della regione assegnata, garantendo accuratezza e completezza di tutte le informazioni relative agli immobili Gestire tutta la corrispondenza di routine, utilizzando e migliorando documenti e template standard secondo necessità Rispettare tutti i KPI e gli SLA contrattuali definiti nel contratto

Cosa cerchiamo

Requisiti Essenziali

Minimo 5 anni di esperienza nella gestione immobiliare commerciale e/o nel Facilities Management con solida comprensione delle pratiche di property management surveying Comprovata esperienza nella gestione di occupanti e partner di fornitura Competenze linguistiche in italiano essenziali; richiesta padronanza dell'inglese Patente di guida europea valida Eccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta, con capacità di presentare a stakeholder senior Esperienza in Project Management Conoscenza delle pratiche di sostenibilità nel property e facilities management Capacità di mobilizzarsi rapidamente e supportare l'onboarding urgente di asset in Italia

Preferenziali

Esperienza approfondita con Yardi Voyager o piattaforme comparabili di property management Esperienza con sistemi finanziari come Oracle o equivalenti Familiarità con il settore immobiliare industriale europeo e la gestione di portafogli transfrontalieri Esperienza con sistemi CAFM (Corrigo preferibile) Disponibilità a viaggiare

Condizioni

Lavoro da remoto – con sede ovunque in Italia Contratto iniziale di 3 mesi con possibilità di proroga o trasformazione a tempo indeterminato

Richiesta disponibilità full time

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What this job involves:

Role Purpose

This is a newly created, hybrid role blending both Property Management and Facilities Management disciplines — a unique opportunity for an ambitious professional to take the next step in their career by gaining experience across a European industrial portfolio.

The Property Delivery & Facilities Manager will serve as the primary point of contact for clients across the assigned portfolio, ensuring seamless delivery of all property and facilities services. The role is measured against contractual KPIs and SLAs and carries full accountability for client and occupier satisfaction across all assigned sites.

Initial focus will be on asset onboarding and mobilisation support, transitioning to full operational management responsibilities.

What This Job Involves

Phase 1: Mobilisation to "Go Live Day 1" (Immediate Priorities)

Asset Transition & Onboarding:

Conduct joint inspections of each asset and complete inspection reports Support information requests from incumbent managers on operational matters Advise Property Management of transition requirements Support supplier onboarding and temporary arrangements to deliver services where required Support preparation for vacant unit management Conduct discovery on utilities to understand what is currently in place Support service contract setup Understand services to be delivered for each asset Support PM transitions plan

Immediate Operational Setup:

Undertake all required meter readings Commence delivery of scope of services Support implementation of a CAFM system (Corrigo) Serve as first point of contact with occupiers and suppliers (aligned to Corrigo solution) Support oversight of planned works / connect with in-country building consultancy team Begin immediate relationship building with occupiers Support coordination with planned works (not reactive)

Phase 2: Ongoing Operational Management

Client & Occupier Management

Serve as the primary point of contact for clients, managing all property and facilities-related matters within delegated authority and in line with business plans and client instructions Lead regular communications with occupiers, providing expert advice and guidance on the day-to-day operations of buildings Demonstrate an in-depth understanding of occupiers' lease terms, focusing on estate management implications and the client's service provision obligations Hold regular meetings with landlords, ensuring lease obligations are being met (e.g. external maintenance, central plant management) Liaise with the site leadership team (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) as required Conduct quarterly asset visits Prepare and distribute Quarterly / Annual Business Review (QBR/ABR) materials to the client's satisfaction

Property & Facilities Operations

Ensure efficient and cost-effective delivery of reactive maintenance and day-to-day services, optimising property and facilities performance Oversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating, fire suppression, electrical, HVAC, landscaping, etc.) Conduct site inspections covering daily cleaning, HVAC, and landscaping as part of the Facilities team Proactively monitor and manage vacant/void properties in accordance with management contracts and industry best practices Ensure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing underperformance issues Establish and operate information systems for effective scheduling and recording of contract work Serve as point of contact for security/alarm response and emergency procedures Organise fire evacuation and first aid training for employees Update and maintain official safety documents; liaise with government authorities as required

Financial Management

Oversee financial management of properties, including preparation and monitoring of service charge budgets, quarterly variance reporting and service charge reconciliation, adhering to agreed accounting practices Manage and authorise purchase orders and invoices through the client's Yardi Voyager system in accordance with agreed limits and financial protocols Process and control invoices and work orders; open and monitor budgets in financial systems; prepare and update forecasts Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors to ensure cost-effectiveness Plan and budget internal fit-out works and technical installations Purchase furniture and organise internal departmental office/space moves as required

Health, Safety & Compliance

Develop and maintain high-quality health and safety arrangements, collaborating with key client stakeholders and third parties to ensure compliance with service contracts and industry standards Lead the review and resolution of risks identified in independent Risk Assessments, overseeing JLL's audit process and Site Compliance inspections Manage the submission of insurance claims related to on-site incidents, coordinating with insurers and loss adjusters as needed Demonstrate a strong understanding of landlord & tenant repair and maintenance obligations Demonstrate a strong understanding of tenant applications for Licence to Alter agreements, sub-let agreements and assignments

Project Management

Lead the seamless transition of individual properties into the management portfolio, ensuring continuity of service and client satisfaction Manage project activities during built-out phases: liaise with teams, organise work schedules and ensure quality delivery Coach and guide all project teams (subcontractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles Support space evaluation and planning, including updating floor plans in partnership with client architect partners

Procurement & Supplier Management

Collaborate with internal specialist teams to ensure all property supplies and services are procured in line with JLL's procurement programme, balancing quality and cost-effectiveness Identify and implement cost-saving measures across JLL operations, client services and supplier relationships, focusing on efficiency improvements and innovative service delivery methods

People & Team Management

Manage a team of Facilities and Events Coordinators/building staff, including allocating resources, delegating workload and ensuring adherence to best practices Conduct general administration of the department (holidays, training, performance reviews, etc.)

Data, Reporting & Administration

Take responsibility for data integrity within the assigned region, ensuring accuracy and completeness of all property-related information Manage all routine correspondence, utilising and improving standard documents and templates as appropriate Meet all contractual KPIs and SLAs defined within the contract

What We're Looking For

Essential

Minimum of 5 years' experience in commercial property management and/or Facilities Management with a solid understanding of property management surveying practices Proven track record in occupier and supply partner management Language capabilities in Italian essential; English proficiency required Valid European driving licence Excellent verbal and written communication skills, with the ability to present to senior stakeholders Project Management experience Knowledge of sustainability practices in property and facilities management Ability to mobilise quickly and support urgent asset onboarding in Italy

Preferred

Extensive experience with Yardi Voyager or comparable property management platforms Experience with financial systems such as Oracle or equivalent Familiarity with European industrial real estate and cross-border portfolio management Experience with CAFM systems (Corrigo preferred) Availability to travel

Conditions

Remote work – located anywhere in Italy 3-month initial contract with possibility to extend or become permanent

Full-time availability required

Estimated compensation for this position:

40.900 – 48.000 EUR per year

Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.

Estimated compensation for this position:

40,900.00 – 48,000.00 EUR per year

Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.

Location:

Remote –Milano, ITA, ROME, ITA

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