Responsable Administratif & Gestion des Opérations H/F

Responsable Administratif & Gestion des Opérations H/F Postuler Description de l'entreprise Converteo est une société de conseil et de services technologiques qui pilote la transformation de ses clients grâce à la Data, l’IA et l’Agentique. De la stratégie à l’exécution, ses 450+ consultants et experts déploient les solutions technologiques les plus avancées pour plus de 200 acteurs majeurs de l’économie. Fondé en 2007, Converteo a son siège à Paris et dispose de bureaux à New York, Toronto, Madrid et Milan. Découvrez l'équipe Support & Finance : L’équipe support joue un rôle clé pour faire avancer le collectif. Elle regroupe les fonctions qui permettent à l’ensemble du cabinet de fonctionner de manière fluide et efficace : la finance pour le pilotage économique, le marketing pour notre rayonnement, l'IT pour l'infrastructure technologique, et l’équipe People qui accompagne le parcours de chaque collaborateur, du recrutement à son développement de carrière. Chacun apporte son expertise pour soutenir la croissance du cabinet et garantir une expérience collaborateur de qualité. Ici, on travaille en synergie, avec agilité et bienveillance, au service des équipes et du projet global. Rattaché(e) à la Directrice Administrative et financière au sein de l’équipe Finance, vous occupez un rôle de pivot entre la finance et le business. À la tête d’une équipe de 2 gestionnaires avec qui vous partagez la production au quotidien, vous pilotez l'intégralité du cycle de facturation des ventes et le flux des Achats. Au-delà de l'exécution administrative courante, vous insufflez une culture d'audit interne, garantissez la conformité business de nos engagements et pilotez les projets d’amélioration de nos processus afin de fournir une donnée financière d'une fiabilité à la direction et au FP&A. Description du poste 1. Pilotage de l’Administration des ventes (40%) Contractualisation & Conformité: S'assurer de la conformité administrative et financière des projets avant le démarrage des missions. Processus de Facturation : Piloter avec l'équipe le processus de validation des temps passés (timesheets) pour assurer la fiabilité des données. Superviser et participer à l'émission des factures (Régie, Forfait, resell) pour la France et l'international (multi-devises et règles fiscales locales). Gestion du Cash & Recouvrement : Superviser le suivi des balances âgées, coordonner et participer aux relances clients, et intervenir directement sur les litiges contractuels ou financiers complexes. Participation aux clôtures comptables 2. Pilotage de la gestion Administrative des Achats (25%) Flux fournisseurs : Coordonner les process d’achats de chaque entité Préparation des paiements: Superviser et valider le traitement des factures fournisseurs et des notes de frais. Préparer les campagnes de paiement 3. Projets de Transformation & Amélioration Continue — 25% Optimisation des process : Identifier les goulots d’étranglement dans la chaîne administrative / financière et proposer des chantiers d'amélioration, d'automatisation des flux (via le déploiement d'agents IA, la mise en place d’outils ou l’évolution des process) Gestion de Projets: Cadrer et piloter des projets transverses (ex: digitalisation des outils de facturation/achats, harmonisation inter-entités) pour accompagner la forte croissance et l'évolution des besoins du cabinet 4. Animation de l'Équipe & Encadrement (15%) Management de proximité : Coordonner et fluidifier l'activité des 2 Gestionnaires au quotidien. Équilibrer la charge de travail lors des périodes de rush (clôtures mensuelles). Montée en compétences : Accompagner l'équipe au quotidien, servir de référent technique sur les sujets complexes (international, devises) et assurer le back-up si nécessaire. Optimisation des process : Identifier les goulots d’étranglement dans la chaîne administrative et proposer des chantiers d'amélioration ou d'automatisation des flux. Votre profil Parcours: Expérience confirmée en ADV dans le secteur du service (cabinet de conseil, ESN, ingénierie). Une première expérience managériale réussie est un plus pour ce poste. Sens du Service : Vous êtes doté(e) d'un très bon relationnel et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés, qu'ils soient internes (Consultants, Managers, Partners, DAF) ou externes Rigueur & Prise d'initiative : Vous alliez une grande rigueur opérationnelle (sens du détail, hygiène de la donnée) et un état d’esprit orienté solutions. Proactif(ve), vous aimez chercher des solutions, structurer des processus et automatiser l'existant. Agilité : Vous êtes à l'aise dans les environnements dynamiques, en forte croissance ou en transformation , et savez gérer les priorités lors des périodes de clôture. Pourquoi rejoindre Converteo Rejoindre Converteo, c'est participer à l'une des plus fortes dynamiques de croissance du marché de la Data et de l'IA. Vous évoluerez dans un environnement entrepreneurial et exigeant, aux côtés d'experts reconnus en stratégie, data, IA et technologies. Vous contribuerez directement au développement de grands comptes stratégiques et à la diffusion des innovations qui transforment les entreprises : IA générative, Agentic AI, plateformes data, automatisation intelligente et nouveaux modèles opérationnels. Grâce à nos investissements continus en R&D, nos partenariats stratégiques avec des acteurs technologiques de premier plan et notre positionnement unique à la croisée du métier et de la technologie, vous aurez l'opportunité d'accompagner les plus grands groupes financiers dans leurs transformations les plus ambitieuses. Notre process de recrutement Un appel de qualification avec Karla, Talent Acquisition Specialist Un entretien avec un Manager (1h) Une étude de cas (1h de préparation avant l'entretien) puis débriefing avec un Manager Senior (1h) Un entretien Final Soft skills avec Marine Bertrand, notre Directrice Financière. Conditions du poste Locaux situés à Paris intramuros : 40 Avenue des Terroirs de France - 75012 Paris Tickets restaurants + remboursement de 50% du titre de transport. Poste à pourvoir dès que possible Notre petit + ? Et parce que le bien-être de l’équipe est au cœur de notre modèle, quelques infos sur le cadre de travail : Equilibre vie pro / vie perso (temps de travail maîtrisé, mesures pour accompagner la parentalité) Une politique de télétravail flexible, sans limitation de jours Équipement pour travailler en remote + participation aux frais du télétravail (allocation mensuelle) Des séminaires d’équipe et des teambuilding pour se retrouver Une multitude d’activités sportives : via GymLib ou en rejoignant les équipes sportives du cabinet (running, yoga, foot, basket, cross training, etc) Valorisation des mobilités douces (forfait mobilité durable pour les adeptes du vélo ou de la trottinette) Une School interne pour se former et se certifier sur des outils continuellement Département Fonctions supports Poste Responsable Administratif & Gestion des opérations H/F Localisations Paris Statut à distance Hybride À propos de Converteo Converteo is a data consulting firm dedicated to driving business performance and progress. From strategic planning to operational execution, Converteo supports its clients across the entire data value chain, including collection, activation, measurement, modeling, governance, and compliance. The firm maintains strong, independent relationships with all leading technology partners in its market, ensuring the best solutions for client challenges. With more than 420 consultants and more than 200 clients, Converteo supports major players in all sectors of the economy, from mass distribution to luxury goods and industry. Fondée en 2007 Collègues 420 Chiffre d'affaires 43M