Sachbearbeiter Ausschreibungen & Verkaufsinnendienst (m/w/d) 100 %

Festanstellung | Nähe Bern | CHF 110’000–120’000 p.a.

Eine grosse Ausschreibung besteht nicht einfach aus einer Offerte.

Dutzende oder hunderte Positionen müssen exakt beantwortet werden. Preise müssen stimmen. Eignungskriterien müssen erfüllt, Referenzen und Nachweise beigebracht, Fristen eingehalten und sämtliche formalen Vorgaben exakt umgesetzt werden.

Und gleichzeitig muss das Angebot kommerziell so gut sein, dass es den Auftrag gewinnen kann.

Genau dafür suchen wir Sie.

Unser Auftraggeber ist ein etabliertes Schweizer Handelsunternehmen mit einem sehr breiten Produktportfolio und namhaften Firmen- und institutionellen Kunden.

Gesucht wird eine Persönlichkeit, die künftig grosse öffentliche und privatwirtschaftliche Ausschreibungen zentral bearbeitet und den gesamten Prozess zwischen Kundenanforderung, Vertrieb, Category Management, Einkauf und fertiger Offerte zusammenführt.

Ihre Mission

Ein Grosskunde schreibt beispielsweise seinen Bedarf für die kommenden Jahre aus.

Gefragt sind zahlreiche unterschiedliche Produkte, Mengen, Konditionen, Nachweise und Vertragsbedingungen.

Ihre Aufgabe ist es, daraus auf Anbieterseite eine vollständige, formal korrekte, wettbewerbsfähige und wirtschaftlich sinnvolle Offerte zu erstellen.

Sie prüfen zunächst die Ausschreibungsunterlagen und Eignungskriterien und stellen sicher, dass alle geforderten Informationen und Nachweise vorliegen.

Anschliessend beginnt der kommerzielle Teil:

Welche Produkte können wir anbieten? Zu welchem Preis? Welche Konditionen sind möglich? Welche Marge bleibt? Und wie muss unser Angebot aussehen, damit wir eine realistische Chance auf den Zuschlag haben?

Dafür arbeiten Sie eng mit Vertrieb, Key Account Management, Category Management und Einkauf zusammen.

Konkret bedeutet das

• Bearbeitung grosser öffentlicher und privatwirtschaftlicher Ausschreibungen
• Prüfung sämtlicher Ausschreibungsunterlagen und formaler Anforderungen
• Bearbeitung und Dokumentation von Eignungs- und Zuschlagskriterien
• Zusammenstellung geforderter Unternehmensnachweise, Referenzen und Dokumente
• Koordination von Rückfragen und notwendigen Informationen
• Bearbeitung umfangreicher Artikel- und Warenkörbe
• Erstellung und Koordination von Offerten
• Preis- und Margenkalkulation
• Abstimmung mit Vertrieb, Key Account Management, Category Management und Einkauf
• Prüfung der kommerziellen Attraktivität einer Ausschreibung
• Sicherstellung einer vollständigen und fristgerechten Einreichung
• Begleitung des Verfahrens bis zu Verhandlung, Zuschlag und Vertragsabschluss
• Pflege und Weiterentwicklung von Standardtexten, Referenzen und Angebotsvorlagen
• Standardisierung und Optimierung der internen Ausschreibungsprozesse
• perspektivisch auch Automatisierung und Einsatz KI-gestützter Werkzeuge

Wen wir suchen

Ihr bisherige Jobtitel ist für uns weniger entscheidend.

Entscheidend ist, dass Sie die Logik grosser, formal strukturierter Ausschreibungsverfahren verstehen.

Sie können von der Anbieterseite kommen.

Vielleicht arbeiten Sie heute im Tender Management, Bid Management, Sales Support, Key Account Management oder Vertriebsinnendienst und erstellen für Ihr Unternehmen Angebote im Rahmen grosser Kunden-Ausschreibungen.

Dann kennen Sie genau die Perspektive, die wir benötigen.

Sie können aber auch von der Einkaufs- bzw. Vergabeseite kommen.

Vielleicht haben Sie bei einem Grossunternehmen, einer öffentlichen Institution oder einer professionellen Beschaffungsorganisation selbst umfangreiche Ausschreibungen vorbereitet und durchgeführt.

Sie kennen Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Fristen, Dokumentationspflichten und die formalen Anforderungen an Anbieter deshalb aus der anderen Perspektive.

Wenn Sie diese Erfahrung künftig auf der Verkaufs-/Anbieterseite einsetzen möchten, kann Ihr Hintergrund für uns ebenfalls sehr interessant sein.

Was Sie mitbringen sollten

Sie haben bereits mit grösseren, formalisierten Ausschreibungs- oder Vergabeverfahren gearbeitet und wissen, dass dabei Genauigkeit entscheidend ist.

Idealerweise bringen Sie mehrere der folgenden Erfahrungen mit:

• öffentliche und/oder privatwirtschaftliche Ausschreibungen
• Submissionen bzw. Tenderverfahren
• simap.ch oder vergleichbare Ausschreibungsplattformen
• Eignungs- und Zuschlagskriterien
• strukturierte Angebots- oder Ausschreibungsunterlagen
• Preis- und Angebotskalkulationen
• umfangreiche Artikel-, Positions- oder Warenkörbe
• Zusammenarbeit mit Vertrieb, Einkauf oder Category Management
• Vertrags- und Konditionsprüfung
• Schweizer Beschaffungswesen
• sehr gute Excel-Kenntnisse

Kenntnisse von BöB/VöB sind von Vorteil.

Sehr gutes Deutsch ist erforderlich. Französisch und/oder Englisch sind willkommen.

Besonders interessant sind zwei Hintergründe

1. Anbieterseite:

Sie kommen beispielsweise aus Handel, Distribution, Konsumgütern, Büro- und Betriebsbedarf, Hygiene, Food & Beverage, Facility Supplies, medizinischen Verbrauchsgütern oder einem vergleichbaren B2B-Geschäft und haben bereits grosse Kunden-Ausschreibungen bearbeitet.

Oder:

2. Einkaufs-/Vergabeseite:

Sie arbeiten oder arbeiteten in der professionellen Beschaffung eines Grossunternehmens oder einer öffentlichen Organisation und haben dort selbst umfangreiche Ausschreibungen durchgeführt. Sie möchten nun die Seite wechseln und Ihr Wissen darüber, wie professionelle Einkäufer Ausschreibungen aufbauen und Angebote bewerten, auf der Anbieterseite einsetzen.

Was diese Position besonders macht

Etwa die Hälfte der Aufgabe ist hochpräzises Ausschreibungsmanagement:

Unterlagen prüfen, Kriterien erfüllen, Nachweise zusammentragen, Positionen bearbeiten, Fristen überwachen und sicherstellen, dass formal nichts fehlt.

Die andere Hälfte ist kommerziell und vertriebsnah:

Produkte und Preise abstimmen, Kalkulationen erstellen, Konditionen hinterfragen und gemeinsam mit dem Vertrieb ein Angebot entwickeln, das nicht nur formal korrekt ist, sondern auch eine realistische Chance auf den Zuschlag hat.

Sie sind damit die zentrale Schnittstelle zwischen Formalismus und Verkauf.

Rahmenbedingungen

Pensum: 100 %

Anstellung: unbefristete Festanstellung

Standort: Nähe Bern

Arbeitsmodell: flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeit

Salär: CHF 110’000–120’000 brutto p.a. oder auch mehr

Start: nach Vereinbarung

Interesse?

Dann interessieren uns insbesondere folgende Fragen:

Welche grösseren Ausschreibungen haben Sie bisher bearbeitet oder durchgeführt?

Kennen Sie Ausschreibungsverfahren von der Anbieter- oder von der Einkaufsseite?

Und können Sie sich vorstellen, künftig auf der Anbieterseite dafür zu sorgen, dass aus einer komplexen Ausschreibung eine formal perfekte und kommerziell überzeugende Offerte wird?

Dann sollten wir miteinander sprechen.