Sekretärin / Office Allrounderin (m/w/d) | Teilzeit bis 20 Stunden/Woche

Wir suchen eine zuverlässige, selbstständige und gut organisierte Mitarbeiterin, die unser Unternehmen im täglichen Büro- und Verwaltungsbereich unterstützt und Freude daran hat, unterschiedliche Aufgaben eigenverantwortlich zu übernehmen.

Die Position ist bewusst als Office-Allrounder-Stelle gedacht: Es geht um vielseitige administrative und organisatorische Aufgaben, bei denen Eigenständigkeit, Flexibilität und ein guter Überblick gefragt sind.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination laufender Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Personaleinteilung und organisatorische Abstimmungen
• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen und Angeboten
• Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails sowie allgemeine Geschäftskorrespondenz
• Telefonische Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
• Verwaltung und digitale Ablage von Dokumenten
• Terminorganisation und Koordination
• Überwachung von Fristen, offenen Aufgaben und Rückmeldungen
• Arbeit mit verschiedenen Online-Plattformen und digitalen Tools für Buchhaltung, Zeiterfassung, Arbeitsorganisation und Verwaltung
• Arbeiten mit Excel und weiteren MS-Office-Anwendungen
• Allgemeine Unterstützung im laufenden operativen Geschäft

Das bringst du mit

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Büro, in der Administration oder in einer vergleichbaren Position
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Gute organisatorische Fähigkeiten und ein Gefühl für Prioritäten
• Sicherer Umgang mit Computer, Excel und digitalen Tools
• Flexibilität und Bereitschaft, neue Aufgaben und Programme zu lernen
• Professionelles und freundliches Auftreten

Von Vorteil ist:

• Erfahrung in der Elektrobranche, Baubranche oder einem technischen Umfeld
• Erfahrung mit Rechnungslegung, Angeboten oder vorbereitender Buchhaltung
• Erfahrung mit digitalen Verwaltungs- und Organisationstools

Was uns wichtig ist

Wir erwarten nicht, dass du bereits alles kannst oder jeden unserer internen Abläufe kennst. Viel wichtiger sind uns Eigenständigkeit, Lernbereitschaft, Verlässlichkeit und die Fähigkeit, sich in neue Aufgaben schnell einzuarbeiten.

Wenn du eine Aufgabe noch nicht kennst, solltest du keine Scheu haben, dich selbstständig einzuarbeiten, Fragen zu stellen und eine Lösung zu finden.

Arbeitsmodell & Rahmenbedingungen

• Teilzeit bis 20 Stunden pro Woche
• Homeoffice grundsätzlich möglich
• Die Arbeitszeiten werden im Voraus gemeinsam vereinbart und sind verbindlich einzuhalten
• Verlässliche Erreichbarkeit während der vereinbarten Arbeitszeit
• Wohnort Graz oder nähere Umgebung von Vorteil, da gelegentlich Arbeiten direkt im Büro erforderlich sein können
• 3 Monate Probezeit
• Einstiegsgehalt zunächst nach dem geltenden Kollektivvertrag
• Je nach Qualifikation, Erfahrung und Leistung besteht die Möglichkeit einer späteren Gehaltsanpassung

Wenn du gerne selbstständig arbeitest, Verantwortung übernimmst, unterschiedliche Aufgaben koordinierst und dich in neue Themen einarbeitest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

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