Stagiaire administratif

Description du poste Nous recherchons un·e stagiaire administratif·ve pour soutenir les activités administratives de l’HEMU – Haute École de Musique et Conservatoire de Lausanne, sur le site de Fribourg. Il s’agit d’un poste à temps partiel, en mode hybride : la présence à Fribourg est requise pour certaines tâches, avec la possibilité d’effectuer une partie du travail à domicile. Au quotidien, la personne en stage assure le suivi des dossiers administratifs, la gestion et la mise à jour de bases de données, le traitement du courrier et des e-mails, ainsi que la préparation de documents et de rapports simples. Elle contribue à l’organisation de réunions et d’événements internes (convocations, réservations de salles, supports logistiques) et garantit un accueil de qualité pour les étudiant·e·s, le corps enseignant et les partenaires externes. Le·la stagiaire collabore étroitement avec l’équipe administrative pour améliorer les processus, tout en respectant les procédures internes et les délais.

Qualifications

• Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle, capacité à interagir de manière professionnelle avec des publics variés.
• Aptitudes analytiques pour traiter, vérifier et synthétiser des informations administratives et des données de base.
• Compétences en assistance administrative : gestion de documents, classement, suivi de dossiers, utilisation d’outils bureautiques (Microsoft Office, suites collaboratives en ligne).
• Notions de finance ou d’administration financière, telles que le suivi simple de budgets, notes de frais ou facturation basique.
• Formation en cours ou récente dans les domaines de l’administration, du secrétariat, de la gestion ou similaire ; rigueur, sens de l’organisation et discrétion indispensables.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe, gestion du temps en environnement hybride, intérêt pour le milieu académique et culturel.