TECHNICIEN/NE EN ADMINISTRATION-ADMINISTRATION TECHNICIAN

Job Description Les employés actuels du Réseau de la santé et services sociaux éligibles peuvent bénéficier d'un congé sans solde pour œuvrer dans un établissement nordique pouvant aller jusqu'à 60 mois. L'affichage en anglais suivra l'affichage en français. ******** Current eligible employees of the Health and Social Services system can take advantage of an unpaid leave to work in a Nordic establishment for up to 60 months. English follows french posting. Fonctions Spécifiques/Specific functions Relevant de la directrice adjointe des ressources humaines, la personne assiste l’équipe de ressources humaines dans l’ensemble des tâches administratives de la direction. Plus spécifiquement : • Produit les travaux requis en vue de favoriser un rendement optimal du service et assiste l’équipe ressources humaines dans toutes les tâches administratives telles que : embauche (conformité du dossier employé, rédaction de la lettre d’embauche, organisation de la logistique d’arrivée, etc.); • Organise des rencontres d’informations pour les nouveaux employés et les journées d’accueil; • Assure le suivi de la logistique des dossiers employés départ (mémo, déménagement, codification, etc.); participe à la gestion documentaire de la direction (contenu Intranet, réseau, etc.); • Effectue des commandes de matériel en conformité avec les règles de gestion contractuelle; • Procède à la création de rapports de données RH; • Assure la préparation, la mise en page et la traduction de divers documents; • Assure un soutien administratif à l’équipe des relations de travail (gestion des libérations syndicales et classement des griefs); • Assure la gestion des logements, assure le suivi de différentes demandes des employés telles que attestations diverses et transport maritime/aérien de véhicule; • Maintient à jour différentes listes et documents et effectue de la codification au dossier employé dans Logibec; • Remplace les vacances de ses collègues de travail et toutes autres tâches connexes. ****************** Reporting to the Assistant Director of Human Resources, the person assists the Human Resources team in all administrative tasks of the department. More specifically: • Produces the work required to promote optimal performance of the department and assists the human resources team in all administrative tasks such as: hiring (employee’s file compliance, drafting of the hiring letter, organization of arrival logistics, etc.); • Organizes information meetings for new employees and welcome days; • Follows up on the logistics of departing employee files (memo, moving, coding, etc.), • Orders materials in compliance with contract management rules; creates HR data reports; • Prepares, formats and translates various documents; • Provides administrative support to the labor relations team (management of union leaves and filing of grievances); • Ensures housing management, follows up on various employee requests such as various attestations and sea/air transportation of vehicles; • Keeps various lists and documents up to date and performs coding on the employee file in Logibec; • Replaces the vacations of his or her colleagues and any other related tasks. Exigences spécifiques/Specific Requirements • Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé; • Expérience pertinente dans le réseau de la santé et des services sociaux à un poste similaire ou dans un domaine connexe et connaissance des conventions collectives, rémunération et avantages sociaux; • Bilinguisme essentiel, français et anglais (parlé et écrit); l’Inuktitut est un atout; • Expérience en région éloignée et connaissance de la culture inuite serait un atout; • Sens des responsabilités et autonomie; sens de l’analyse, de la synthèse, minutie et confidentialité; • Grande capacité de travailler en équipe virtuelle, de favoriser l’approche service à la clientèle et d’établir des relations interpersonnelles harmonieuses; capacité de travailler sous la pression; • Habilités de communication et capacité élevée d’utilisation des outils informatiques; • Maitrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Teams; • Connaissance du système Espresso GRH-paie de Logibec est un atout." ***** • Must have a Diploma of Collegial Studies (DEC) in General Administration, Office Technology or other appropriate college discipline from a school recognized by the appropriate Ministry, or a Diploma of Collegial Studies (DEC) combined with a relevant undergraduate university certificate, or a relevant Attestation of Collegial Studies (ACS) of eight hundred hours or more combined with experience relevant to the field in question; • Relevant experience in the Health and social services network in a similar position or in a related field and knowledge of collective agreements, compensation and benefits; • Bilingualism essential, French and English (spoken and written); Inuktitut is an asset; • Experience in remote regions and knowledge of Inuit culture would be an asset; • Must have a highest level of discretion; • Sense of responsibility and autonomy; sense of analysis, synthesis, attention to detail and discretion; • Strong ability to work in a virtual team, to promote a customer service approach and to establish harmonious interpersonal relations; ability to work under pressure; • Communication skills and high capacity to use computer tools; • Proficiency in Word, Excel, Powerpoint, Outlook and Teams; • Knowledge of Logibec's Espresso GRH-payroll system is an asset. Notes Note 1 : Tous les postes peuvent être sujets à un processus de sélection, incluant tests et entrevue(s). Note 2 : Les candidat(e)s bénéficiaires de la Convention de la Baie James et du Nord québécois recevront la priorité à compétences égales. Note 3: Toute personne recrutée au Québec à plus de 50 kilomètres de la localité où elle est appelée à exercer ses fonctions aura droit aux sorties annuelles et au logement fourni selon son statut. Logement à partager ou transit si requis. * Les primes nordiques s'appliquent uniquement lorsque le port d'attache est dans un des villages nordiques, les montants de primes nordiques indiqués sont "sans dépendant". ***** Note 1 : All positions may be subject to a selection process, including tests and interviews. Note 2 : Candidates who are beneficiaries of the James Bay and Northern Quebec Agreement will be given priority when qualifications are equal. Note 3: Any person recruited in Quebec more than 50 kilometres from the locality in which she is called upon to perform her duties, will be granted annual trips and lodging unit as per status. Shared lodging or transit if necessary. *Nordic premiums apply only when the home port is in one of the northern villages; the amounts of Nordic premiums indicated are "without dependents".