Archives & Records Managment Specialist

We are looking for passionate candidates ready to contribute to our humanitarian mission.

Below, you will find the job details and the qualifications we are looking for.

Inclusivity and Diversity at MSF

Do your qualifications and experience not exactly match all requirements of the job?

At MSF OCG, we are committed to an inclusive culture that supports and amplifies the diverse voices of our staff members. We strive to create workplaces where teams of people with diverse backgrounds, characteristics, perspectives, ideas and experiences work together to advance MSF's social mission and create better outcomes for our patients and the communities we work with.

We understand that some people may hesitate to apply for employment if they don't meet all listed job requirements. Research shows that this is especially true for women. If you believe your profile is a good match for this position, we invite you to apply even if you don’t fulfil every listed qualification.
We encourage applications from individuals of all genders, ages, sexual orientations, ethnicities, background, religions, beliefs, ability status, and all other diversity characteristics.
MSF does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of discrimination or harassment, including sexual harassment. All selected candidates will undergo reference checks.

Context & mission

Médecins Sans Frontières is an independent, international medical and humanitarian organization that provides care to people in need, people affected by natural or man-made disasters, and victims of armed conflict, without discrimination and without regard to race, religion, creed or political affiliation (MSF Charter).

The MSF movement is built around 5 operational centers supported by 24 sections and offices worldwide. MSF Operational Center Geneva (MSF OCG) is one of these centres.

La position a pour but de déployer et maintenir une architecture documentaire institutionnelle harmonisée, adaptée aux réalités opérationnelles de MSF-Suisse permettant :

• La continuité des activités malgré l’instabilité (sécurité, turnover, urgences)
• La réduction des risques de perte d’information critique
• La traçabilité, la redevabilité et la mémoire institutionnelle
• L’adaptabilité aux contextes terrain hétérogènes

Principales responsabilités

• Maintient et adapte le cycle de vie des documents, tant papier que digital, de MSF-Suisse, en tenant compte des contextes des missions

• Garantit l’application des obligations légales de conservation en lien avec le RGPD et les normes archivistiques

• Mitige les risques de perte d’information

• Assure la collecte, le traitement, la description, la conservation, la communication et la destruction sécurisée des documents

• Conçoit et met à jour des référentiels et outils pour favoriser la gestion des documents, tant au niveau des missions que du Siège

• Assure la continuité des activités de l’unité ADOC lors de l’absence de ses collègues (documentaliste-archives digitales)

Profil recherché

Education

• Degré tertiaire ou équivalent en Sciences de l’Information ou en Histoire

• Expérience forte en environnement complexe/ international un atout

Expérience

• Expérience avérée en gestion d’archives papier et en cycle de vie de documents

• Expérience dans l’humanitaire un plus

Compétences Techniques

• Maîtrise des normes et réglementations liées aux archives et à la protection des données
• Connaissance des outils de gestion d’archives et de gestion de l’information
• Compétence en modélisation du cycle de vie documentaire
• Intérêts pour les enjeux géopolitiques
• Connaissances en outils bureautique et de collaboration courants (Microsoft 365)
• Connaissance d’Atom est un atout

Langues

• Le Français et l’Anglais sont les langues de travail à MSF-Suisse et nécessaire pour la position

• Toute autre langue bienvenue

Qualités personnelles

• Capacités d’analyse, d’organisation et de structuration
• Aptitude à la pédagogie, au sens du service et au travail transversal
• Capacité à travailler dans un univers multiculturel
• Aptitude à la flexibilité et à la gestion du stress

Conditions de travail

• Poste à temps partiel 80% (32h/semaine)

• Contrat à durée indéterminée

• Lieu de travail : Genève

• Date de début idéale : Dès que possible

• Salaire annuel brut (à 80%) : de CHF 69’897.- à CHF 80’486.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).

• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.

• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.

• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats sont invités à soumettre leur candidature via uniquement notre plateforme de recrutement en respectant les conditions suivantes.

• CV (maximum 2 pages)
• Lettre de motivation (maximum 1 page)
• Les documents doivent être rédigés en français ou en anglais.

The application deadline is :

2026-10-18

We reserve the right to close this vacancy earlier if we receive a sufficient number of quality applications.

All applications will be treated confidentially.

Only shortlisted candidates will be contacted.

Please note that we do not wish to use the services of recruitment or placement agencies.

About Us

Médecins Sans Frontières Switzerland – is recruiting committed professionals for positions at our headquarters and in our field projects.

Joining MSF means putting your skills to work for a humanitarian, medical, and independent organization active in over 70 countries, responding to emergencies and delivering quality care to people in distress.

Here you will find all our career opportunities to contribute to humanitarian action, both in Switzerland and in our field projects.

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- Access to our career site: Working with MSF OCG – IMS

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