Administrative Allrounder (m/w/d)

Administrative Allrounder (m/w/d)

Standort: Bad Wimpfen, Deutschland

Arbeitsmodell: Vollzeit

Homeoffice: 1 Tage pro Woche

Über Ambrosius Europe

Ambrosius Europe ist ein international tätiges Unternehmen, das Kunden bei der Konzeption und Umsetzung von Marken-, Messe-, Event- und Marketingprojekten unterstützt.

Wir arbeiten in einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und legen großen Wert auf Eigeninitiative, Flexibilität und eine pragmatische Zusammenarbeit. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine vielseitige Persönlichkeit, die Freude daran hat, unterschiedliche administrative Aufgaben zu übernehmen und den Büroalltag aktiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben

Als Administrative Allrounder unterstützt du die Geschäftsführung und das Team in vielfältigen organisatorischen und administrativen Bereichen:

• Büroorganisation: Organisation des Büroalltags, Verwaltung von Büromaterialien, Bearbeitung der Post sowie Koordination von Dienstleistern und Lieferanten.
• Allgemeine Administration: Bearbeitung der Korrespondenz, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Datenverwaltung und strukturierte Ablage.
• Reise- und Terminmanagement: Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Transportbuchungen, Meetings und internen Veranstaltungen.
• Rechnungs- und Belegmanagement: Prüfung und Zuordnung eingehender Rechnungen, Vorbereitung von Belegen und Reisekostenabrechnungen sowie Abstimmung mit dem Steuerberater bzw. externen Buchhaltungsdienstleistern.
• Personaladministration: Unterstützung bei Onboarding und Offboarding, Pflege von Mitarbeiterunterlagen und Koordination administrativer HR-Prozesse.
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams: Koordination von Terminen, Einholung von Angeboten, Bearbeitung von Bestellungen und Nachverfolgung offener Aufgaben.
• Projekt- und Lieferantenkoordination: Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben rund um Kundenprojekte, Veranstaltungen und externe Dienstleister.
• Internationale Kommunikation: Abstimmung mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern in einem internationalen, insbesondere deutsch-chinesischen Geschäftsumfeld.
• Allround-Unterstützung: Übernahme weiterer administrativer Aufgaben je nach Bedarf sowie gelegentliche Dienstreisen.

Dein Profil

• Abgeschlossene Bachelor oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste oder mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, Büroorganisation oder im Office Management.
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Freude an einem breiten Verantwortungsbereich.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationstalent.
• Flexibilität und die Bereitschaft, unterschiedliche Aufgaben pragmatisch und lösungsorientiert anzupacken.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Gute bis sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind von Vorteil. Chinesischkenntnisse sind ein Plus.
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Team.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen.

Das bieten wir dir

• Eine abwechslungsreiche Allrounder-Position mit einem breiten Aufgaben- und Verantwortungsbereich.
• Kurze Entscheidungswege und ein internationales Arbeitsumfeld.
• Eigenverantwortliches Arbeiten und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Flexible Arbeitszeiten und 1Tage Homeoffice pro Woche
• Ein kollegiales Team und eine offene, pragmatische Arbeitsatmosphäre.
• Die Möglichkeit, Aufgaben und Arbeitsschwerpunkte künftig entsprechend den eigenen Stärken und Interessen weiterzuentwickeln.

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung.