Aide administrative à la comptabilité

Trois quarts temps répartis sur 4 ou 5 jours · Bruxelles / Télétravail

Qui sommes-nous ?

OSICS est une société de conseil qui met à la disposition de ses clients l’expertise de consultants spécialisés. Notre structure agile et entrepreneuriale s’appuie sur une gestion administrative et financière fiable, afin d’assurer un suivi professionnel de nos consultants, clients, fournisseurs et partenaires.

Nous recherchons une aide administrative à la comptabilité à 75% (3-4 jours semaine) au début pour prendre en charge le suivi administratif quotidien lié à la facturation et à la gestion financière. Le rôle peut evoluer vers un temps plein à terme.

Votre fonction

En collaboration directe avec les associés, vous assurez la gestion administrative et pré-comptable de la société. Vous coordonnez les échanges avec l’équipe interne, les consultants, l’expert-comptable, la banque, la société de factoring, les clients et les fournisseurs.

Vos principales responsabilités :

Facturation et suivi des consultants

• Collecter et contrôler les timesheets, notes et rapports de frais des consultants ;

• Préparer les éléments de facturation et établir les factures clients ;

• Vérifier la cohérence entre les prestations, les frais et la facturation.

Clients, paiements et factoring

• Suivre les échéances, les paiements et les factures ouvertes ;

• Identifier les retards et effectuer les relances nécessaires ;

• Assurer le suivi administratif des dossiers avec la société de factoring.

Fournisseurs, cartes de crédit et dépenses

• Réceptionner, contrôler et classer les factures fournisseurs ;

• Préparer et encoder les paiements, puis suivre leurs échéances ;

• Contrôler les relevés de cartes de crédit, rassembler les justificatifs et suivre les pièces manquantes ;

• Préparer les informations nécessaires au traitement comptable.

Administration générale et coordination comptable

• Suivre les contrats d’assurance, leurs échéances et leurs renouvellements ;

• Transmettre à l’expert-comptable des informations et documents complets, structurés et dans les délais ;

• Assurer le suivi administratif des opérations courantes avec la banque et les autres partenaires ;

• Tenir un classement administratif et électronique rigoureux ;

• Apporter un soutien administratif ponctuel aux associés et à l’équipe.

Votre profil

Vous êtes une personne fiable, structurée et attentive aux détails, à l’aise avec les chiffres et capable de travailler de façon autonome tout en collaborant avec des interlocuteurs variés. Une première expérience en administration, facturation, finance ou assistance comptable est souhaitée.

Compétences indispensables

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral ;

• Très bonne maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel et Word, ainsi que PowerPoint ;

• Aisance avec les nouveaux outils et systèmes informatiques ;

• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs échéances ;

• Autonomie, discrétion et fiabilité dans le traitement d’informations confidentielles ;

• Communication professionnelle et esprit d’amélioration continue.

Une connaissance de la comptabilité constitue un atout. La fonction reste principalement orientée vers le support administratif à la comptabilité et à la gestion financière.

Organisation du travail

Il s’agit d’une fonction à mi-temps, répartie sur 4 ou 5 jours et organisée principalement en télétravail mais avec des reunions d'équipes quelques fois par an sur Bruxelles.

Une réunion de coordination hebdomadaire permet de faire le point sur les dossiers, les paiements, la facturation et les priorités. Les échanges réguliers ont lieu par téléphone ou via Microsoft Teams. Selon les besoins, les réunions peuvent aussi se tenir au domicile des associés ou dans un espace de coworking à Jette (Bruxelles).

La fonction requiert une communication régulière et structurée, de la proactivité et la capacité à assurer le suivi de chaque dossier jusqu’à sa clôture.