Aprendiz Administrativo - Bogotá D.C

APRENDIZ ADMINISTRATIVO –BOGOTÁ D.C.

Descripción de la posición
Ubicación: Bogotá
Tipo de contrato: Termino fijo 6 meses.
Nivel salarial: $1.750.905 COP

Sobre Mercy Corps
Mercy Corps es un líder global en la organización impulsado por la convicción de que un mundo mejor es posible. Para hacer esto, sabemos que nuestros equipos hacen su mejor trabajo cuando son diversos y cada miembro del equipo siente que pertenece. Damos la bienvenida a la diversidad, perspectivas y habilidades para que podamos ser más fuertes y tener un impacto a largo plazo.
En Colombia hemos trabajado desde 2005 en 20 departamentos, creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e influencia a través de diferentes programas. Bajo diferentes líneas de acción y soluciones duraderas como la atención humanitaria integral a personas afectadas por el conflicto o los desastres naturales; la mediación de conflictos por la tierra, las mujeres rurales y las cadenas agrícolas productivas, la educación y protección de niños, niñas y jóvenes en riesgo; desarrollo económico inclusivo, atención humanitaria de emergencia, resiliencia y en función de la construcción de paz en Colombia.

Resumen del Programa/Departamento
El área administrativa es la encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos y procesos de la organización para alcanzar sus objetivos de manera eficiente y eficaz; sirve como eje coordinador entre las distintas áreas y asegura que las operaciones se realicen correctamente.

Resumen de Posición General
El aprendiz o practicante en el área administrativa apoya las actividades básicas de gestión y organización dentro de Mercy Corps, mientras adquiere experiencia práctica relacionada con su formación académica.

Responsabilidades Esenciales del Trabajo
El aprendiz o practicante será responsable de prestar soporte operativo y procedimental a la oficina de Bogotá, tendrá manejo de microsoft office (word, excel, power point).
De igual forma garantizará el cumplimiento de políticas y procedimientos de la organización, con enfoque en la política de administración, gestionará las solicitudes de pago (tiquetes aéreos, alojamiento, arriendos, servicios públicos), enviará los reportes de pago para el cruce de cartera y apoyo en registros de activos de la oficina de Bogotá.

ESTRATEGIA Y VISIÓN
• Reconocer las oportunidades para acciones innovadoras y crear un entorno en el que puntos de vista alternativos son bienvenidas.
• Establecer la dirección por priorizar y organizar acciones y recursos para lograr objetivos y contribuir a la estrategia nacional de desarrollo
• Desarrollar y organizar actividades que aseguren recursos para programas y convencer a accionistas para que brinden apoyo.

GESTIÓN DE PROGRAMAS/ÁREA
• Apoyo en la elaboración de registros de activos
• Elaboración de solicitudes de pago (hoteles, arriendos, servicios públicos y tiquetes aéreos)
• Seguimiento de cruce de cartera (hoteles y agencia de viajes)
• Envío de comprobantes de pago a proveedores
• Envío de correos a proveedores con información de fechas de cierre • Apoyo en el registro de información de pagos en matrices de seguimiento administrativo (hoteles, arriendos, servicios públicos y tiquetes aéreos)

GESTIÓN DE EQUIPO
• Desarrollar la capacidad del equipo, profundizar la comprensión de sus roles y ayudar en el desarrollo de la carrera.
• Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos.
• Promover la rendición de cuentas, comunicar las expectativas y proporcionar información constructiva de manera formal e informal con reuniones periódicas de uno a uno y revisiones de rendimiento.
• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo se esfuerzan por lograr la excelencia. Contratar, orientar y dirigir a los miembros del equipo según sea necesario.

ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y CUMPLIMIENTO DE NORMAS
• Asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes y Mercy Corps relacionadas con la programación de emergencia.
• Redactar y/o revisar el ámbito de trabajo para contratar y gestionar cualquier consultor técnico, incluyendo revisión de la eficacia técnica y el presupuesto del contrato.

INFLUENCIA Y REPRESENTACIÓN
• Identifique, construya y administre alianzas de colaboración con socios consorciados, participantes, donantes, gobiernos locales y otras partes interesadas.
• Comunicar con eficacia para asegurar que se cumplan los objetivos generales del proyecto y las obligaciones de los donantes.

LA SEGURIDAD
• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de seguridad según lo determinado por el liderazgo de los países.
• Asegurar proactivamente que los miembros del equipo operan en un entorno seguro y son conscientes de las políticas.
• Participar activamente en las actividades y cumplir con las responsabilidades como empleado con el SG-SST (Sistema de Gestión, Salud y Seguridad en el Trabajo)

Responsabilidad de supervisión: No

Responsabilidad
Informes directamente a: jefe administrativa
Trabaja directamente con: Técnica administrativa

Responsabilidad ante los participantes y las partes interesadas
Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos hacia la rendición de cuentas, específicamente a los participantes de nuestro programa, socios comunitarios, otras partes interesadas y a los estándares internacionales que guían el trabajo de ayuda y desarrollo internacional. Estamos comprometidos a involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos de campo.

Conocimiento y Experiencia
• Competencia en el uso de herramientas ofimáticas (Word, Excel y PowerPoint) aplicadas a la gestión administrativa.
• Manejo eficiente del correo electrónico a través de Outlook para comunicación interna y externa.
• Buena capacidad de comunicación escrita, con adecuada redacción y ortografía.
• Manejo adecuado de operaciones numéricas y comprensión de conceptos contables básicos aplicados a tareas administrativas.

Factores de éxito
Defina el comportamiento específico y actitudes críticas para el éxito en la posición al momento de la contratación y como será desarrollada a lo largo tiempo; en forma de párrafo (habilidades blandas).

Aprendizaje Continuo
Como parte de nuestro compromiso con el aprendizaje organizacional y en apoyo de nuestro entendimiento de que las organizaciones de aprendizaje son más efectivas, eficientes y relevantes para las comunidades a las que sirven, empoderamos a todos los miembros del equipo para que dediquen 5% de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y / o profesional.

Diversidad, equidad e inclusión
Lograr nuestra misión comienza con la forma en que construimos nuestro equipo y trabajamos juntos. A través de nuestro compromiso de enriquecer nuestra organización con personas de diferentes orígenes, creencias, antecedentes y formas de pensar, podemos aprovechar mejor el poder colectivo de nuestros equipos y resolver los desafíos más complejos del mundo. Nos esforzamos por una cultura de confianza y respeto, donde todos aporten sus perspectivas y su autenticidad, alcancen su potencial como individuos y equipos, y colaboren para hacer el mejor trabajo de sus vidas.

Reconocemos que la diversidad y la inclusión no se logran de la noche a la mañana, y estamos comprometidos con aprender, escuchar y evolucionar para ser más diversos, equitativos e inclusivos de lo que somos hoy.

Igualdad de Oportunidades en el Empleo
Mercy Corps ofrece igualdad de oportunidades y no tolera la discriminación por ningún motivo. Buscamos de forma activa a personas con diversidad de conocimientos, perspectivas y habilidades para poder ser colectivamente más fuertes y tener un impacto global sostenido.
Estamos comprometidos a proporcionar un entorno de respeto y seguridad psicológica en el que todas las oportunidades de empleo estén disponibles para todos. No participamos ni toleramos la discriminación por motivos de raza, color de piel, identidad de género, expresión de género, religión, edad, orientación sexual, origen nacional o étnico, discapacidad (incluido el estado de VIH /SIDA), estado civil, estado de veterano militar o cualquier otro grupo protegido en las ubicaciones donde trabajamos.

Salvaguardia y ética
Mercy Corps se compromete a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes en programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Estamos comprometidos con los principios básicos relativos a la prevención de la explotación y el abuso sexuales establecidos por el secretario general de las Naciones Unidas y el Comité Permanente entre Organismos (IASC). Además, hemos suscrito el Plan Interinstitucional de Divulgación de Conductas Indebidas. Al solicitar este puesto, el candidato confirma que no ha infringido anteriormente la política de la empresa en materia de conducta sexual indebida, explotación y abusos sexuales, protección de menores o trata de seres humanos. No toleraremos el abuso de menores, la explotación sexual, el abuso o el acoso ni por parte de los miembros de nuestro equipo ni hacia ellos. Como parte de nuestro compromiso con un entorno de trabajo seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y se adhieran a las políticas y valores del Código de Conducta de Mercy Corps en todo momento. Los miembros del equipo deben realizar los cursos de aprendizaje electrónico obligatorios sobre el Código de Conducta al ser contratados y anualmente.
Como candidato, si es testigo o experimenta cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de contratación, notifíquelo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org)