Asistente de administración

Asistente de administración ⚠️ Antes de aplicar, revisa los requisitos y responsabilidades del rol (2 min) Enviar solicitud Estamos buscando una persona meticulosa, organizada y con criterio propio para incorporarse al equipo de English With Ainoa como Asistente Administrativo. Trabajarás en una empresa digital en crecimiento, con procesos ya documentados y uso intensivo de tecnología. Tu trabajo es que los procesos administrativos que hoy sostienen la operación se ejecuten cada día con rigor: sin casos olvidados, sin datos sin verificar y sin registros a medias. No es un puesto comercial ni de atención telefónica. Es un puesto de rigor documental y redacción escrita . Habilidades y experiencia requerida Mínimo 2 años de experiencia en administración, backoffice, atención al cliente por escrito o funciones similares. Español nativo y redacción impecable: escribirás mensajes que lee un cliente descontento, y a veces su abogado. Capacidad para seguir un procedimiento escrito al pie de la letra, incluso cuando tu instinto te diga otra cosa. Experiencia en herramientas de gestión y trabajo digital (Airtable, Notion, Slack o equivalentes). Soltura trabajando con inteligencia artificial (Claude/ChatGPT) como herramienta diaria, y criterio para no dar por buena una respuesta sin comprobarla. Capacidad para aprender y adaptarte rápidamente a nuevos softwares. Discreción: trabajarás con contratos, importes y datos personales de alumnos. Qué valoramos Experiencia previa con Stripe, financiación al consumo o gestión de cobros. Experiencia en recobro amistoso o gestión de incidencias con clientes. Nociones de WordPress o de edición de vídeo. Perfil que prefiere preguntar antes que suponer. Funciones del puesto Gestión de testimonios Llevar el pipeline de testimonios de alumnos desde que llega el vídeo hasta su publicación. Limpiar transcripciones, preparar las fichas y coordinar al editor de vídeo hasta la entrega. Publicar y verificar el resultado, y archivar la autorización del alumno. Gestión de impagos Revisión periódica de cuotas fallidas en las pasarelas de pago y registro de cada caso. Envío de la secuencia de avisos al alumno, en su plazo y con sus plantillas. Cierre del caso con su registro contable y su rastro documental. Gestión de devoluciones y garantía Reunir el expediente completo de cada petición: correos, conversaciones, contrato, avance del alumno y datos de pago. Aplicar el procedimiento documentado y preparar el borrador de respuesta para revisión. Dejar cada caso registrado con sus fechas, su resolución y sus acciones pendientes. Soporte administrativo general Soporte y resolución de dudas de alumnos a través de email y tickets. Revisión de facturación y organización de documentos en Zoho Books. Mantenimiento y mejora de los procesos internos en Notion y en Slack. Importante Es un puesto 100% remoto. Media jornada: 4 horas al día, de lunes a viernes. La mayoría de nuestros alumnos están en España, por lo que necesitamos disponibilidad estable dentro de la franja 9:00 – 20:00 hora España. Buscamos una persona capaz de trabajar con poca supervisión, pero que avise cuando algo no cuadra en lugar de resolverlo por su cuenta. KPI Toda petición de devolución con ficha abierta el mismo día que entra. Ningún caso cerrado sin registro completo. Cero fechas comunicadas a un alumno sin haberlas verificado antes. Revisión de impagos hecha cada semana, con cada gestión anotada. Ningún testimonio parado más de 10 días en la misma fase. Estado remoto Completamente remoto Herramientas de seguimiento de Teamtailor