Asistente de administración

Estamos buscando una persona meticulosa, organizada y con criterio propio para incorporarse al equipo de English With Ainoa como Asistente Administrativo.

Trabajarás en una empresa digital en crecimiento, con procesos ya documentados y uso intensivo de tecnología. Tu trabajo es que los procesos administrativos que hoy sostienen la operación se ejecuten cada día con rigor: sin casos olvidados, sin datos sin verificar y sin registros a medias.

No es un puesto comercial ni de atención telefónica. Es un puesto de rigor documental y redacción escrita.

Habilidades y experiencia requerida

• Mínimo 2 años de experiencia en administración, backoffice, atención al cliente por escrito o funciones similares.

• Español nativo y redacción impecable: escribirás mensajes que lee un cliente descontento, y a veces su abogado.

• Capacidad para seguir un procedimiento escrito al pie de la letra, incluso cuando tu instinto te diga otra cosa.

• Experiencia en herramientas de gestión y trabajo digital (Airtable, Notion, Slack o equivalentes).

• Soltura trabajando con inteligencia artificial (Claude/ChatGPT) como herramienta diaria, y criterio para no dar por buena una respuesta sin comprobarla.

• Capacidad para aprender y adaptarte rápidamente a nuevos softwares.

• Discreción: trabajarás con contratos, importes y datos personales de alumnos.

Qué valoramos

• Experiencia previa con Stripe, financiación al consumo o gestión de cobros.

• Experiencia en recobro amistoso o gestión de incidencias con clientes.

• Nociones de WordPress o de edición de vídeo.

• Perfil que prefiere preguntar antes que suponer.

Funciones del puesto

Gestión de testimonios

• Llevar el pipeline de testimonios de alumnos desde que llega el vídeo hasta su publicación.

• Limpiar transcripciones, preparar las fichas y coordinar al editor de vídeo hasta la entrega.

• Publicar y verificar el resultado, y archivar la autorización del alumno.

Gestión de impagos

• Revisión periódica de cuotas fallidas en las pasarelas de pago y registro de cada caso.

• Envío de la secuencia de avisos al alumno, en su plazo y con sus plantillas.

• Cierre del caso con su registro contable y su rastro documental.

Gestión de devoluciones y garantía

• Reunir el expediente completo de cada petición: correos, conversaciones, contrato, avance del alumno y datos de pago.

• Aplicar el procedimiento documentado y preparar el borrador de respuesta para revisión.

• Dejar cada caso registrado con sus fechas, su resolución y sus acciones pendientes.

Soporte administrativo general

• Soporte y resolución de dudas de alumnos a través de email y tickets.

• Revisión de facturación y organización de documentos en Zoho Books.

• Mantenimiento y mejora de los procesos internos en Notion y en Slack.

Importante

• Es un puesto 100% remoto.

• Media jornada: 4 horas al día, de lunes a viernes.

• La mayoría de nuestros alumnos están en España, por lo que necesitamos disponibilidad estable dentro de la franja 9:00 – 20:00 hora España.

• Buscamos una persona capaz de trabajar con poca supervisión, pero que avise cuando algo no cuadra en lugar de resolverlo por su cuenta.

KPI

• Toda petición de devolución con ficha abierta el mismo día que entra.

• Ningún caso cerrado sin registro completo.

• Cero fechas comunicadas a un alumno sin haberlas verificado antes.

• Revisión de impagos hecha cada semana, con cada gestión anotada.

• Ningún testimonio parado más de 10 días en la misma fase.