Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement, la Direction de l'immobilier recherche un/une:

Assistant/ Assistante Projets et Exploitation

(CDD à temps plein)

Ce que nous attendons de vous:

Appui aux projets immobiliers

• Assister les responsables de projets dans la préparation, la planification et le suivi des actions opérationnelles
• Mettre à jour les plannings, tableaux de bord, comptes rendus et plans d’action, puis relancer les contributeurs sur les échéances
• Assurer le suivi fiable des tâches, livrables, décisions et points de vigilance dans LOOP et Excel
• Centraliser, classer et archiver les documents et correspondances liés aux projets, prestataires et contrats

Appui à l’exploitation des bâtiments

• Enregistrer, qualifier et suivre les demandes de services des occupants jusqu’à leur résolution, en lien avec les interlocuteurs internes et les prestataires
• Contribuer au déploiement et au suivi des procédures d’exploitation, notamment lors des changements de prestataires, dont la restauration
• Préparer les éléments nécessaires au pilotage des prestataires : suivi des engagements, incidents, actions correctives et indicateurs de service
• Participer à la communication auprès des occupants et à la diffusion des informations utiles au fonctionnement des sites

Coordination et organisation de l’activité

• Organiser les réunions, préparer les supports, formaliser les décisions et assurer le suivi des actions
• Servir de point d’appui administratif et opérationnel à l’équipe, anticiper les besoins et signaler rapidement les risques, retards ou blocages

Ce que nous recherchons:

• Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, gestion de projet, immobilier, services généraux ou domaine équivalent
• Première expérience réussie dans une fonction de coordination, d’assistanat de projet ou de support à l’exploitation
• Rigueur, autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités
• Excellentes capacités d’organisation, de synthèse et de communication, à l’écrit comme à l’oral
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques ; la connaissance de LOOP ou d’un outil de gestion de projet constitue un atout
  

Ce que vous y gagnerez :

• Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies
• Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)
• Être en lien avec une population internationale et multiculturelle
• Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle
• Faire partie d’une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile – travail à vélo
• 7 semaines de congés payés et 11,5 jours de RTT par an
• Basé/Basée sur le campus siège à Lyon

emlyon business school

Founded in 1872 by the Lyon Chamber of Commerce, emlyon business school has an enrollment of over 9,000 students of 125 nationalities across five campuses worldwide (Lyon, Shanghai, Paris, Bhubaneswar, and Mumbai). The School relies on a Faculty of 166 internationally recognized professors and researchers, and a network of 200 global academic partners, to provide learning tracks of academic excellence open to the world. The school runs a community of 41,700 alumni spread over 130 countries.

As a “Société à Mission” since July 2021, emlyon’s raison d’être consists of “providing life-long training and support to informed individuals able to transform organizations, for a fairer society, with greater solidarity and respect for the planet.” The School’s “makers” pedagogy closely links action and reflection. Skill hybridization and social responsibility are also at the heart of its training programs, where the best of both socio-economic and academic worlds meet. The strategic plan, “Resonances 2028”, reaffirms the importance of the “maker spirit” that has been the DNA of emlyon since its creation. The plan is built around the five qualities expected of “makers”, emlyon students and alumni, to become entrepreneurs of change, namely: academic excellence; entrepreneurial spirit; engagement; hybrid knowledge; resonance with society.

www.em-lyon.com