Assistant(e) Administration des Ventes

Excelia est un établissement d’enseignement supérieur pluridisciplinaire d’intérêt général, en contrat avec l’État français et tourné vers l’international. Le groupe réunit une Business School, une école d’ingénieurs, une école de tourisme et d’hôtellerie ainsi qu’une école de communication. Il accueille 7 800 étudiants et apprenants sur 6 campus (La Rochelle, Tours, Orléans, Angers, Aix-en-Provence et Paris) et s’appuie sur un réseau de 53 000 diplômés.

Rattaché(e) à la Responsable ADV au sein de la Direction financière, vous assurez le suivi administratif et financier des dossiers des apprenants. Vous contribuez à la fiabilité des données, au bon déroulement des inscriptions et de la facturation, ainsi qu’à la qualité du service apporté aux apprenants et aux équipes internes.

MISSIONS

Au sein de la Direction financière, vous participez aux missions du périmètre Formation initiale et de la Facturation Alternance lors des périodes de forte activité. Vous contribuez ainsi directement à la performance financière du Groupe en garantissant une facturation exhaustive, fiable et dans le respect des calendriers.

Vos principales responsabilités :

Gestion administrative des apprenants

• Assurer le traitement et le suivi des inscriptions et réinscriptions administratives dans les outils dédiés, notamment Aurion.

• Contrôler et suivre les documents administratifs liés aux inscriptions et à la facturation.

• Veiller à la complétude et à la fiabilité des dossiers et des informations enregistrées.

Facturation et suivi financier

• Paramétrer et mettre à jour les données financières des dossiers.

• Éditer les factures et assurer le suivi des échéanciers de paiement.

• Suivre les encaissements.

• Effectuer les relances nécessaires en cas d’impayés et assurer le suivi des situations jusqu’à leur résolution.

Relation clients et accompagnement des équipes

• Répondre aux demandes des apprenants et des interlocuteurs concernés, notamment sur les sujets liés aux inscriptions et à la facturation.

• Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur traitement.

• Travailler en coordination avec les équipes Admissions, Programmes et Comptabilité afin de vérifier la cohérence des données et de faciliter la résolution des dossiers.

• Appliquer les procédures en vigueur et contribuer à leur bonne mise en œuvre auprès des services concernés.

PROFIL

Vous appréciez les missions administratives et financières qui demandent de la méthode, de la précision et un bon sens du service. Vous savez organiser votre activité, gérer les priorités et vous adapter aux demandes du quotidien.

• Vous disposez idéalement d’une formation en administration, gestion ou comptabilité.

• Une première expérience en administration des ventes, gestion administrative ou facturation serait appréciée.

• Vous êtes à l’aise dans les échanges écrits et oraux et appréciez le travail en équipe.

• Vous faites preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité et d’adaptabilité.

• Vous maîtrisez les outils bureautiques, la connaissance d’Aurion serait un plus.

CONDITIONS

• Contrat : CDD de 6 mois

• Localisation : poste basé à Angers ou à La Rochelle, selon le lieu de domiciliation de la personne recrutée.

• Temps de travail : Temps plein

• Prise de poste : Dès que possible

• Déplacements : Déplacements nécessaires entre les campus d’Angers et de La Rochelle, à raison d’une fois par mois.

AVANTAGES

• Organisation du temps de travail sur une base de 35 heures annualisées,

• 30 jours ouvrés de congés payés par an, selon les dispositions applicables au sein de l’établissement,

• Titres restaurant d’une valeur de 7 € par jour travaillé, pris en charge à 50 % par l’employeur,

• Forfait mobilités durables pouvant aller jusqu’à 250 € par an, selon les conditions en vigueur mutuelle famille et régime de prévoyance,

• Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, selon les modalités applicables au poste.