ASSISTANT(E) DE DIRECTION – CDD 10 MOIS temps partiel (H/F)

Koelis® est une société MedTech grenobloise fondée en 2006 qui compte aujourd’hui une centaine de collaborateurs dans le monde. Nous sommes spécialisés dans le développement de dispositifs médicaux innovants d’imagerie médicale, permettant notamment le guidage précis d’interventions diagnostiques et thérapeutiques, sur le marché mondial de la chirurgie urologique, et la prise en charge du cancer de la prostate.

Portée par sa dynamique internationale et sa culture d’innovation, Koelis® est une entreprise de santé qui rassemble des personnes venues d’horizons différents et qui croisent leurs talents. Jeune et agile, elle fédère autour d’un projet ambitieux, une communauté engagée, constituée de collaborateurs et partenaires en France et dans le monde.

Forte d’un marché porteur et d’une technologie de pointe, l’entreprise connaît une forte croissance et entretient en continu la structuration de ses opérations et le développement des futures innovations, en même temps que la base de clients augmente dans le monde : un esprit start-up au sein d’une PME internationale, dont les projets rayonnent dans plus de 50 pays.

Vos missions

Rattaché(e) à la Direction, vous apportez un soutien administratif et opérationnel au Président et aux membres du Comité de direction. Autonome et force de proposition, vous anticipez leurs besoins et contribuez au bon fonctionnement quotidien de KOELIS.

QUELLES SERONT VOS ACTIVITÉS PRINCIPALES ?

Soutenir le Président et le Comité de direction dans leurs activités administratives et opérationnelles

– Assurer l’assistanat du Président et des directeurs : coordination administrative, préparation de documents, gestion des demandes et suivi des dossiers.

– Organiser les réunions du Président et du Comité exécutif : ordres du jour, invitations, réservation des salles, logistique, rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus.

– Gérer les documents et archives administratifs et juridiques, notamment pour le Président et le Conseil d’administration : courriers, contrats, accords de confidentialité, notes de direction.

– Assurer les relations avec les partenaires, filtrer et orienter les sollicitations et appels entrants.

– Être force de proposition pour simplifier les pratiques administratives en utilisant les outils numériques et d’IA autorisés par l’entreprise, dans le respect de la confidentialité.

Organiser les déplacements en France et à l’international

– Organiser les déplacements du Président et, selon les besoins, des autres membres de la Direction : trains, avions, taxis, hôtels et abonnements.

– Administrer la plateforme de réservation des voyages (profils et droits utilisateurs) et assurer le suivi des prestataires et contrats (agence de voyages, hôtels, leasing).

– Coordonner la gestion du véhicule de société : réservations et maintenance.

Apporter un support quotidien aux collaborateurs et aux services généraux

– Apporter un soutien à l’organisation d’événements et visites internes : séminaires, réunions, audits et accueil de partenaires ou investisseurs.

– Participer à la communication interne et à la mise à jour des informations sur l’intranet.

– Suivre les fournitures et commandes, coordonner les demandes courantes et accompagner le coordinateur des services généraux et les autres directions selon les besoins.

Votre profil

Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en assistanat de direction ou en coordination administrative, idéalement dans une PME. Vous maîtrisez parfaitement Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) et êtes à l’aise avec les nouvelles technologies, notamment les outils d’IA.

Un anglais de niveau C1 est indispensable, notamment pour comprendre les échanges en Comité exécutif. Autonome, organisé(e), proactif(ve), discret(ète) et diplomate, vous savez anticiper les besoins, faire preuve d’initiative et avez un réel sens du service.

Les plus du poste

-Contrat : CDD de 10 mois à temps partiel.

-Lieu : Meylan, à proximité de Grenoble.

- Prise de poste : dès que possible.

-Rémunération : à partir de 31 000 € bruts annuels en équivalent temps plein, proratisée selon le temps de travail, selon profil + variable.

-Avantages : titres-restaurant, mutuelle et télétravail selon la charte en vigueur.